每個專業人士都需要知道的 25 條電子郵件禮儀規則和提示
已發表: 2022-03-22由於電子郵件平均佔用專業人員高達 28% 的時間，人們經常以生產力的名義忽視電子郵件禮儀。 但是，無論您有多忙，在商務電子郵件中都有一套規則和提示要遵循。 事實上，正確的電子郵件禮儀不僅可以讓您保持專業精神，還可以使您的溝通更加有效，並幫助企業避免代價高昂的錯誤。
當您閱讀這篇博文時，您將了解您需要了解的有關電子郵件禮儀的所有知識，這些都可以在您的同事身上學到。
什麼是電子郵件禮儀？
電子郵件禮儀是指在發送和接收電子郵件時指導我們行為的原則。 本行為準則包括有關適當語言、拼寫、語法和禮儀的指南。 適當的禮儀取決於您向誰發送電子郵件。 在工作場所，在這些約定的正式方面犯錯總是更安全。
為什麼電子郵件禮儀很重要？
遵守電子郵件禮儀將幫助您建立專業精神，在工作場所建立更牢固的關係並很好地代表您的雇主。 它還將使溝通更加高效，並防止您和企業陷入困境。 熟悉專業的電子郵件禮儀將幫助您以尊重的方式與他人溝通並在您的職業生涯中取得成功。
1.寫一個清晰的主題行
由於我們中的許多人經常被埋在收件箱中，因此主題行可能會對您的電子郵件是否被打開產生重大影響。
遵守電子郵件禮儀目標是一個清晰而簡短的主題行，用幾個詞或一個簡潔的句子描述您的電子郵件的內容。 使用諸如“提案”和“申請”之類的標識符，這些標識符會立即明確地告訴收件人可以從您的電子郵件中得到什麼。 提供實用性的主題行更容易被閱讀，因此請保持實用。
無論您做什麼，都不要發送沒有主題行的電子郵件。 這明顯違反了適當的電子郵件禮儀。 看到“無主題”幾乎可以保證收件人會將您的郵件直接移到垃圾箱，因為它看起來很可疑。
2.從專業的問候開始
在電子郵件中打招呼的最佳方式始終取決於您與他們的關係和主題。 以專業方式開始電子郵件的適當方式從正式到隨意不等，但你永遠不應該遇到非正式的。
一些最常見的問候包括：
- 親愛的女士/女士/先生。 <姓氏>,
- 你好<名字>，
- 嗨<名字>，
被視為不良電子郵件禮儀的非正式問候列表從“Heya”和“Yo”到收件人的姓名不等——相信我們，您不想犯這種電子郵件禮儀錯誤。
3.別忘了自我介紹
你永遠不應該假設收件人知道你是誰。 特別是如果您第一次聯繫您不認識的人，這是電子郵件禮儀的一部分，以簡短的介紹開始您的電子郵件正文 - 簡短的一兩行涵蓋相關信息就可以了。 如果您認識收件人，但不確定您的名字是否對他們敲響了警鐘，請想辦法提及您上次交談的時間或提醒他們您是如何認識對方的。
4. 保持簡短
由於普通上班族每天收到超過 100 封電子郵件，因此沒有人有時間閱讀冗長的郵件。
你能做的最糟糕的事情就是讓收件人瀏覽整封電子郵件，以找出你的信息是關於什麼的。 相反，您應該在一開始就說明您的電子郵件的目的。 快速表達你的觀點，不要冗長，使用易讀的短句。 理想情況下，您的電子郵件只有一個目標，但如果您需要涵蓋不同的主題，請考慮將它們濃縮為要點。
當你認為你已經完成了，花時間編輯你的信息，以確保它是清晰的，並刪除所有不必要的詞。 如果您仍然認為它太長，請考慮是否有比電子郵件更好的渠道來交流該主題。
5. 避免幽默
如果沒有合適的語氣和表達方式陪伴他們，即使是最搞笑的妙語也可能離目標幾英里遠。
這就是為什麼幽默經常在電子郵件的翻譯中丟失。 諷刺在書面形式中尤其危險，因為讀者可以從字面上解釋您的意思，而您剛才所說的意思恰恰相反。 除非您與收件人關係密切，否則您應該避免在專業電子郵件中開玩笑。
這甚至與被誤解的風險無關——你覺得有趣的東西對接收者來說不一定很有趣。
6.正確構建電子郵件
專業的電子郵件應包括主題行、問候語、正文、簽字和簽名。 遠離這種結構可以被視為違反電子郵件禮儀。 您應該始終用分段分隔這些部分，以使您的信息易於理解。
旨在傳遞您的信息，使電子郵件正文不超過三個段落。 由於人們傾向於“掃描”電子郵件以尋找有趣的內容而不是逐字閱讀，因此每個段落的開頭都應突出顯示最重要的內容。 還要記住在段落之間留一個空行以提高可讀性。
如果您感到信息過載的風險，請考慮使用項目符號或編號列表為您的寫作帶來更多結構，分解羅嗦的部分。 如果您使用粗體來突出最重要的內容，請不要在每封電子郵件中使用多個單詞或短語。
7.用句格
使用句子大小寫意味著將句子中第一個單詞的第一個字母和任何專有名詞大寫。
以傳統方式使用大寫字母是商務電子郵件禮儀的一部分，因此您不應該嘗試使用它。 請記住，在工作中全部大寫也被視為失禮。
8.注意你的語氣
這不僅僅是你說什麼，而是你怎麼說。
謹慎選擇單詞，並始終考慮收件人可能會如何解釋它們。 因為你不能依靠面部表情和語調來傳遞信息，所以要付出額外的努力來表現出積極的一面。
除了避免幽默之外，不要使用負面的詞和形容詞，這些詞和形容詞會讓你看起來比實際更情緒化。
9. 寫得好像沒有什麼是保密的
避免通過電子郵件討論敏感話題或機密信息，因為它們很容易落入壞人之手。 無論收件人是誰，您都不應該相信他們是唯一會看到您的電子郵件洩漏的人，這可能只是意外轉發或抄送的問題。 安全總比後悔好，所以商務電子郵件禮儀的一個很好的指導方針是不要寫一封你不希望全世界都閱讀的電子郵件。
10.不用感嘆號！！！
你肯定不會在工作中經常大喊大叫，對吧？ 這就是為什麼在商業電子郵件中使用感嘆號時應該注意的原因。 使用一個的唯一真正原因是表達興奮——而這永遠只需要一個感嘆號。 每封電子郵件使用多個可能會讓您顯得不專業，更不用說以多個電子郵件結束一個句子了。
11.注意文化差異
由於文化差異，很容易發生溝通錯誤。
書面文字的風險更大，因為沒有肢體語言伴隨信息。 這就是為什麼當您向國外的人發送電子郵件時，您應該嘗試熟悉收件人的文化。 適應他們的偏好將幫助您與他們建立更牢固的關係。
在某些國家/地區，最好直截了當。 相比之下，在其他情況下，習慣上首先了解新的業務夥伴。 通過閱讀 BBC 的這篇文章，您可以開始掌握這些商務電子郵件禮儀的細微差別。
12. 不要使用表情符號
儘管表情符號在即時通訊方面在我們的日常交流中發揮著重要作用，但它們並不屬於專業電子郵件。 你為什麼要問？ 研究發現，使用笑臉會讓你看起來不那麼有能力，更不用說每個人對它們的理解都不一樣。 除非收件人在之前給您發送電子郵件時使用過表情符號，否則您應該避開它們
13.縮短網址
將長 URL 粘貼到您的電子郵件中是一種讓它看起來凌亂的可靠方法。 除了使您的信息更難閱讀之外，它們還佔用了寶貴的空間。 您應該做的是使用 URL 縮短器，例如 bit.ly 或插入超鏈接。
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14. 堅持使用標準字體
您總是希望您的電子郵件易於閱讀，對嗎？ 這一切都始於一個乾淨的字體。 作為基本規則，請使用電子郵件客戶端的標準字體。
電子郵件的一些最佳字體包括：
- 宋體
- 黑爾維提卡
- 口徑
- 信使
- 英語字體格式一種
當談到字體的顏色時，黑色是唯一的選擇。 正確的大小是 10 磅或 12 磅，具體取決於電子郵件的長度。 如果您將文本複制並粘貼到電子郵件中，請記住清除格式，否則它可能看起來與郵件的其餘部分不同。
15.使用專業簽收
簽署電子郵件的最佳方式始終取決於您與收件人的關係以及電子郵件的目的。 您應該將簽字與問候語和其餘信息相匹配，以保持一致的語氣。 您想始終保持禮貌，但您想寫一封正式的電子郵件還是表現得友好？
一些最受歡迎的專業電子郵件關閉包括：
- 真摯地，
- 親切的問候，
- 問候，
- 最好的，
- 謝謝，
正確簽收很重要。 這是收件人閱讀的最後一件事，並且可以留下類似於會議結束或電話結束的持久印象。
16.包括簽名
在電子郵件簽名方面，少即是多。
專業簽名包括您的全名、職務、公司名稱、公司網站和聯繫您的電話號碼。 如果這些在您的業務中發揮作用，您可以考慮提供公司的 LinkedIn 和街道地址。 公司徽標或您的照片也通過了商務電子郵件禮儀。 但是，請確保設計是響應式的。
在每封電子郵件的末尾自動包含一個簽名——從郵件中刪除它比手動添加它更容易。
17.始終仔細檢查收件人的姓名
沒有什麼比拼錯一個人的名字更能給人留下第一印象的了——或者完全用錯誤的名字稱呼他們。
從字面上看，這將需要幾秒鐘的時間，而且您沒有任何藉口弄錯了。 除了避免這些粗心的錯誤之外，請確保不要縮短名稱，除非您確定來自法律部門的 Robert 真的更喜歡使用“Rob”。
如果對此主題有任何疑問，請查看他們如何簽署之前給您的電子郵件，查看他們的 LinkedIn 個人資料或內部溝通渠道。
沒有任何藉口——錯誤的電子郵件收件人姓名是最嚴重的電子郵件禮儀錯誤之一。
18. 千萬不要在沒有校對的情況下發送電子郵件
這個電子郵件禮儀提示不能像拼寫錯誤那樣強調，語法錯誤將不可避免地對您產生不良影響。 完成寫作後，至少檢查兩次電子郵件正文和主題行以發現任何錯誤。 您還可以嘗試大聲朗讀您的電子郵件，以發現您的眼睛沒有發現的錯誤。
19.注意附件
關於附件的最重要的電子郵件禮儀規則之一是您不應將大文件附加到您的電子郵件中。 例如，發送演示文稿或視頻的最佳方式是將文件上傳到 Google Drive 或 Dropbox 等雲服務，並為收件人提供允許他們訪問文件的鏈接。 如果這不可能，請確保在附加文件之前對其進行壓縮，以減少收件箱中的空間。 還要記住在您的電子郵件正文中提及附件，以確保收件人注意到它。
20. 適當地密件抄送
密件抄送代表密件抄送，它允許您向其他收件人隱藏在密件抄送字段中輸入的一個或多個人。
當您向幾個彼此不認識的人發送電子郵件時，使用密件抄送是一種很好的電子郵件禮儀，因為它可以保護他們的隱私。 它還用於禮貌地從線程中刪除某人，例如，在他們通過電子郵件將您介紹給其他人之後。 當您需要向某人確認您已經發送了一封重要的電子郵件時，它也可以派上用場，而無需將該人包括在以下線程中。
盲抄本也可能被濫用，出於錯誤的原因使用它被認為具有欺騙性和不禮貌。
21. 及時回复
對於任何專業人士來說，電子郵件可能會耗費大量時間，但及時回复您的電子郵件有助於讓每個人的工作都按計劃進行。
適當的響應窗口取決於發件人和主題。 根據經驗，您應該在同一天回复您的隊友，在 24 小時內回復其他同事，並在工作週結束前回复您組織之外的人，除非有緊急情況。
特別是如果您擔任面向客戶的角色，您應該知道您的較長響應時間可能會發送無意的消息，因為近三分之一的人希望企業在一小時或更短的時間內回復電子郵件。
22. 僅在必要時使用“全部回复”
由於普通上班族每天會收到大約 121 封電子郵件，因此您不想用任何不必要的東西來打擾人們。 因此，下次您要按下“全部回复”時，請停止考慮電子郵件鏈中的每個人是否都需要收到您的答复。 如果答案是否定的，請使用“回复”並從另一個分散注意力的通知中避免傷亡。
23.回复你所有的電子郵件
儘管有大量的收件箱和繁忙的日程安排，但回复每封發給您的電子郵件是一種很好的電子郵件禮儀。 忽略來自組織內某人或業務夥伴的電子郵件是不禮貌的，並且可能會產生後果。 如果有人冷淡地給你發郵件，即使是禮貌的“不”，也要花點時間給他們答复，因為這會給他們留下好印象。 如果您不這樣做，它可能會導致您收到一系列後續電子郵件。 如果他們沒有足夠體貼地做功課，不要覺得有義務回答。
24.轉發前三思
還記得我們之前寫的關於電子郵件禮儀的敏感話題和機密信息嗎？ 您應該始終考慮是否要轉發電子郵件並謹慎行事。 此外，請考慮消息是否真的為收件人創造了任何價值。 當您決定轉發電子郵件時，重要的是總結討論的內容並讓收件人知道他們需要什麼。 您還應該編輯電子郵件中不必要的任何內容，例如轉發標誌、其他電子郵件地址、主題行和以前的評論。
25.記得設置不在辦公室的回复
如果您長時間無法回复您的電子郵件，您應該設置一個自動外出消息，讓人們知道您無法回复他們。 典型情況包括假期和會議。 重要的是要包含一個您回來的具體日期，以便他們可以相應地進行。 您還應該提供發件人在緊急情況下可以聯繫到的人的聯繫信息。 最佳做法是在主題行中包含“外出”或“標識符”以及您返回的日期。
我們希望您發現這篇關於電子郵件禮儀的博客文章對您有所幫助。 我們真誠地相信，通過了解最重要的商務電子郵件禮儀規則，每位專業人士都能使工作場所的溝通更加有效。 如果您認為我們錯過了重要提示，請告訴我們！