19 條需要了解的電子郵件禮儀規則

電子郵件禮儀是一套管理禮貌、富有成效的電子郵件通訊的社會準則。與線下禮儀一樣，電子郵件禮儀可以使對話變得舒適、體貼且專業。

什麼是電子郵件禮儀？

工作場所的電子郵件禮儀規則可能因行業和文化的不同而有所不同，無論是專業的還是全球的。隨著電子郵件禮儀（就像其他形式的溝通規則一樣）隨著時間的推移而演變，它也可能因世代差異而變化。但是，某些一般準則適用於大多數電子郵件通信，例如使用專業語氣並在發送前校對每封電子郵件。

保持良好的電子郵件禮儀很重要，因為它傳達了對您發送電子郵件的人的尊重。從本質上講，禮儀代表著對他人的考慮。透過電子郵件禮儀，您可以傳達您的專業精神以及您公司的專業（如果適用）。在收件者的收件匣中，這可以讓您和您的公司脫穎而出。電子郵件禮儀還可以讓您更有效地發送和回覆電子郵件。以下是 19 個電子郵件禮儀指南，可以幫助您撰寫更清晰、更專業的電子郵件，從而帶來更有成效的結果。

19 個電子郵件禮儀提示

1校對，校對，校對

沒有什麼比語法錯誤或收件人姓名拼字錯誤更能削弱您的專業精神了。在發送電子郵件之前，請仔細校對或使用 Grammarly 以確保其沒有語法、拼字和標點符號錯誤。另外，請仔細檢查所有詳細資訊（包括收件人姓名的拼字）是否正確。

2寫出詳細的主題行

好的主旨行是電子郵件的預覽。不要使用諸如“您好”或“入住”之類模糊的主題行，而是直接發送您的訊息。這樣，收件人立即知道電子郵件的內容並且可以做出適當的回應。

3添加問候語

每封電子郵件都以適當的問候語開頭。適當的電子郵件問候語的範例包括：

• 親愛的[收件人姓名]
• 你好[收件者姓名]

4包括簽名

您的電子郵件應以適當的問候語開始，並以適當的結束語結束。專業的電子郵件簽核包括：

• 問候
• 最好的
• 真摯地
• 謝謝
• 乾杯

簽名後，請註明您的姓名。

5簡潔

簡潔是所有專業溝通的關鍵原則。不要在無關的細節上浪費收件者的時間，也不要將多個對話打包到一封電子郵件中。保持重點，以便他們可以快速閱讀並在必要時做出回應。

6全面

也就是說，不要吝惜必要的資訊來保持電子郵件的簡潔。簡潔的一個重要部分是在一封電子郵件中提及每個相關資訊。當您校對電子郵件時，請仔細閱讀以確保沒有遺漏任何重要資訊。必須發送第二封電子郵件來提及您忘記在第一封電子郵件中包含的詳細資訊可能會很尷尬。它也可能給人不專業的印象。

7等待24小時跟進

發送電子郵件後，請給收件人時間回覆。適當的等待時間通常取決於您與收件人的關係以及訊息的緊急程度等因素。但一般情況下，最好等待至少24小時後再進行跟進。

電子郵件禮儀中還有另一條 24 小時規則：在 24 小時內回覆您收到的每封電子郵件。此規則適用於電話和其他形式的通訊。透過及時回复，您可以向收件人表明您重視他們的時間。

8外出時使用自動回復

在您出發度假之前，請設定您的電子郵件自動回覆器。這是對您收到的每封電子郵件的自動回复，讓寄件者知道您不在並且無法閱讀電子郵件。在您的自動回覆中，提及您將不在辦公室的日期以及寄件者可以就緊急事務聯繫的同事。

9正確使用密件副本

Bcc 代表密件副本。透過密件副本，您可以向一大群人發送電子郵件，而無需顯示個別收件者的電子郵件地址。這樣，任何收件者都看不到其他人收到了該電子郵件。他們也無法透過全部回覆的方式互相發送電子郵件，這使得密件副本成為避免收件匣混亂的便捷工具。

10適當使用抄送

與密件副本不同，在電子郵件中抄送（抄送）的個人可以看到其他人收到了該電子郵件。抄送的目的是在一封電子郵件中包含多個收件人，同時傳達您不一定期望所有人都回覆的訊息。例如，您可以向不同部門的同事發送電子郵件並抄送您的經理，以便他們了解對話的進展。

11知道何時使用全部回复

當一封電子郵件被多個人抄送時，您可以點擊「全部回覆」將您的回覆發送給所有人。除非有理由這樣做，例如分享他們都需要知道的關鍵訊息，否則不要點擊全部回應。相反，請單獨回覆電子郵件的寄件人，這樣您就不會透過不直接涉及其他人的對話向其他人的收件匣發送垃圾郵件。

12注意你的語氣

在商務和學術電子郵件中使用專業的語氣。隨意的語氣可能會損害你的專業精神，而生硬的語氣可能會傳達錯誤的訊息。要有禮貌、熱情，但也要保持專業的氛圍，避免使用俚語、隨興的問候語和離題話。

13小心使用表情符號

同樣，通常最好在專業電子郵件中遠離表情符號。在某些情況下，表情符號可能是合適的，例如慶祝團隊成功的拍手錶情符號。當涉及到工作場所電子郵件中的表情符號時，請按照經理的指導確定表情符號是否合適，如果合適，則選擇哪些表情符號。

14描述任何電子郵件附件

如果您有要共享的附件，請向收件人解釋它是什麼以及您希望他們如何與之互動（透過閱讀、評論、簽名等）。甚至懷疑網路釣魚企圖。

15重申面對面和電話交談

在面對面會議或電話交談後，發送一封重申您討論的主題的後續電子郵件通常會很有幫助。這實現了幾個目標：

• 它讓所有相關人員都將您的討論放在首位。
• 它創建了一個“書面記錄”，您可以在以後的討論中參考。
• 它可以透過讓參與者有機會提出問題或澄清他們的陳述來防止誤解和溝通不良。

16寫給你的聽眾

儘管每個電子郵件收件人都應該受到尊重和考慮，但您可能需要根據您的電子郵件發送物件來調整您的語言和詳細程度。例如，在向同事發送電子郵件時，您可以使用在會議中使用的相同行話和內部行話。但是，組織外部的人可能不知道這個術語，因此最好堅持使用他們會理解的簡單語言。同樣，雖然你經常可以使用熟悉的語言與同學和同事交談，但與教授、管理人員和公司高層保持專業的語氣。

17正確、適當地使用標點符號

毫無疑問，您收到過包含太多感嘆號或省略號的電子郵件，這給訊息帶來了不祥的氛圍。他們的作者可能不想給人留下過度興奮或不祥預感的印象，但儘管如此，他們的標點符號還是傳達了這些情緒。

在電子郵件中，請遵循與任何其他專業寫作相同的標點符號規則。為罕見的情況保留感嘆號，用句號結束句子，然後在點擊發送之前，仔細檢查標點符號錯誤。

18不要發送任何您不想大聲朗讀的內容

當你心煩意亂時，你的情緒很容易影響你的寫作。與你的工作朋友分享有趣的辦公室八卦也很誘人。但請記住，電子郵件從來都不是私人的。您在電子郵件中發送的任何內容都可能被攔截、截圖、下載或列印，因此請確保您發送的每封電子郵件都適合共用。

19使用標準字體和格式

有很多好方法可以讓您的電子郵件令人難忘。 Comic Sans 不是其中之一。堅持使用標準字體，例如 Arial、Helvetica 或 Times New Roman。這些字體傳達了專業精神，您可以相信它們會在任何瀏覽器或任何設備上正確顯示。

大多數專業電子郵件都遵循相同的格式：

• 問候語
• 開場部分
• 身體的一個或兩個部分
• 結束部分
• 擱筆

當有人收到意外格式的電子郵件時，可能會感到困惑。寄件者的消息也可能在格式中遺失。堅持標準的、可預測的格式，以確保您的訊息被理解。

電子郵件禮儀常見問題解答

什麼是電子郵件禮儀？

電子郵件禮儀是一套管理禮貌、富有成效的電子郵件通訊的社會準則。

3 電子郵件禮儀規則是什麼？

• 等待 24 小時後再跟進。
• 發送前務必校對。
• 保持專業的語氣。

什麼是 3 個電子郵件禮儀錯誤？

• 當您只想回覆電子郵件的寄件者時，請點選全部回覆。
• 使用模糊的主題行。
• 寫一封冗長、曲折的電子郵件，而不是簡潔的電子郵件。