了解和實踐的 17 條電子郵件禮儀規則

自從 AOL 成立之初（“你收到了郵件！”）以來，我就已經在電子郵件的溝渠中度過了無數個小時，從事的工作範圍從客戶服務代表到在線社區經理，從總編輯到公關代表。 我算了一下，甚至估計在過去 20 年裡每天超保守的十封電子郵件，我已經發送了至少 73,000 封電子郵件。 這些經歷，無論好壞，教會了我什麼該做，什麼不該做。 這些天來，我是一名電子郵件專家，他以 55% 的回复率發送了批量電子郵件活動。 （如果您想知道，那真是太好了。）

以我的經驗，有五種電子郵件禮儀違規行為如此令人震驚，以至於它們屬於“糟糕的電子郵件恥辱大廳”類別。 讓我們從他們開始。

五個最糟糕的電子郵件禮儀失誤

電子郵件失禮——我們都做過。 有時我們會在點擊發送並大喊“不！”後的一瞬間意識到這一點。 希望我們能把它拿回來。

通過 GIPHY

這是電子郵件禮儀中最公然的犯規。

1使用 CC 發送群發電子郵件

當我擔任視頻遊戲記者時，有一位公關代表因使用 CC 向大量記者發送公關電子郵件而臭名昭著，其中透露了每個記者精心保護的電子郵件地址。 然後，記者們興高采烈地使用“全部回复”來主持一場無情地嘲弄他的線程對話。

不要將 CC 用於群發電子郵件。 相信我。 你真的不需要那種惡名。

2當你應該點擊回复時點擊全部回复

當有兩個以上的人需要參與對話時，“全部回复”是一個方便的功能，但要小心。 我參與了一封群組電子郵件，其中一個成員回復了，認為她只給我發電子郵件，承認她迷戀電子郵件群組的另一位成員。 她不小心使用了“全部回复”。 在這種情況下，暗戀的對象受寵若驚。 但 。 . . 您意外的全部回复可能不會導致童話般的結局。

3假設電子郵件是私人和機密的

您在電子郵件中寫的任何內容都可以共享，無論是有意還是無意。 （見上文。）不要在電子郵件中，尤其是在辦公室裡，說你不會公開說的話。 尤其是不要寫任何可能回來困擾你的東西。 電子郵件甚至可能在法庭上被接受。

4生氣時發郵件

有時你只是想告訴某人。 我們都去過那裡。 將這些感受寫下來比進行艱難的面對面交談要容易得多。 但抵制衝動。 憤怒的電子郵件提高了收件人的防禦能力，而這並不高效。

通過 GIPHY

如果您必須寫一封憤怒的電子郵件，請不要在“收件人：”字段中添加收件人，或者將其寫在您的文字處理器中，您不會想點擊發送。 然後讓草稿靜置二十四小時。 當你回來時，你很有可能會平靜下來，並且你將能夠提供頭腦清醒的反饋，而不是激烈的謾罵。

5沒說到點子上

我不知道有多少次我讀了一封漫無邊際的電子郵件，最後卻在想，“好吧，但是這個人想從我這裡得到什麼？” 對於所有電子事物的熱愛，不要使用電子郵件作為進行大腦轉儲的手段。 相反，請在寫電子郵件之前進行頭腦風暴。 然後，決定你的目標是什麼——你希望發送這封電子郵件的結果是什麼？ 記住這一點，寫一個簡短、清晰的信息。 如果您的電子郵件的目標是說服，請將其設計為電梯推銷。

十二個必須使用的電子郵件禮儀技巧

既然我們已經解決了電子郵件中最令人髮指的違規行為，讓我們來看看一些電子郵件禮儀指南，它們總是會讓你看起來像一個優雅的專業人士。

1使用描述性主題行

保存您培養的神秘氣氛，以便在 Facebook 上進行模糊預訂。 （好吧，你也不應該這樣做。）假設你寫信的每個人都有一個被淹沒的收件箱，並使用你的主題行來描述你的電子郵件內容，這樣收件人就會馬上知道為什麼你的電子郵件應該是優先。

2不要全部大寫

在互聯網術語中，全部大寫的輸入看起來像是在大喊大叫。 需要進一步的激勵來解除大寫鎖定？ 您可能會觸發垃圾郵件過濾器。

3去掉感嘆號

我知道你很興奮！ 嚴重地！！！ 但是你可以不用感嘆號來表達興奮。 （天哪！把它們留到你真正驚呼的時候。）感嘆號狂熱是另一個垃圾郵件過濾器觸發器，所以要謹慎使用它們，永遠不要在句末使用兩個或更多。 除非你是青春期前的。 然後就可以了。

4保持簡單

理想的電子郵件是簡短的，直截了當。 寫這樣的電子郵件，每個人都會愛你，你會非常受歡迎。 （好吧，也許不是。但至少沒有人會抱怨你討厭的電子郵件習慣。）如果你的信息很複雜，有很多活動的部分，考慮寫一份詳細的簡報並將其作為谷歌文檔或 pdf 附件。 但 。 . .

5發送附件前詢問

這些天來，我們都對打開電子郵件附件持謹慎態度，即使是來自已知來源的附件。 我們有充分的理由這樣做。 如果您必鬚髮送附件，請提醒收件人，讓他們知道附件即將發送。

6謹慎使用自動回复

假期自動回复很好。 （只是不要忘記讓它們“自動”關閉，或者當你回到辦公室時手動關閉它們。）但是自動回复器會說“嘿，我收到了你的電子郵件。 我會盡快回复你的！” 是沒有意義的。 他們還可能讓垃圾郵件發送者知道他們已經到達了一個有效的電子郵件地址——雙重麻煩！

7使用專業的問候語

除非你非常了解收件人，而且這是你們都習慣的風格，否則不要以“嘿”或“喲”之類的問候語開始專業電子郵件。 “你好”或“嗨”通常沒問題。 在正式的商務信函中使用“親愛的”。

8使用聽起來專業的簽收

保持優雅。 以下是一些最佳實踐。

9謹慎使用幽默

適時的幽默可以使電子郵件令人難忘。 它也可以像泰坦尼克號一樣沉沒。 您可能認為您提供了一個聰明的俏皮話，但您的機智可能會在翻譯中丟失。 把有趣的東西留給你熟悉的人——他們會得到你。

通過 GIPHY

10不要對後續行動感到厭煩

避免發送一連串的後續電子郵件。 如果聯繫人沒有回复而您確實需要回复，請考慮在可能的情況下撥打電話。 在所有其他問題上，如果您精心設計的後續行動在一兩次嘗試後沒有得到回應，則假設收件人不感興趣。

11小心你轉發的內容

在某些情況下，可以轉發電子郵件——例如，如果發件人找到了錯誤的聯繫人，或者您需要將某人添加到對話中。 但不要轉發敏感或機密的電子郵件。 如果您對發件人是否希望共享對話有任何疑問，請在將其他人帶入循環之前徵求許可。

12校對

在 Grammarly 的一項民意調查中，67% 的人表示工作電子郵件中的拼寫錯誤是禁忌。 為了避免看起來你缺乏對細節的關注，請在點擊發送之前徹底校對。 沒有人會後悔花一點額外的時間來完善他們的寫作。

你做過任何令人尷尬的電子郵件失禮嗎？ 你有任何電子郵件禮儀的抱怨嗎？ 在下面分享評論。