如何管理工作中的電子郵件過載

電子郵件過載是全球知識工作者面臨的一個日益嚴重的問題，尤其是隨著越來越多的公司轉向遠程工作。 當我們努力處理每天堆積如山的新消息時，數以百萬計的請求沒有得到答复。 幸運的是，您可以通過以下方式更有效地處理電子郵件。

在本指南中，我們將重點介紹如何管理電子郵件過載。 我們研究證據以提供十種在工作中採用的電子郵件管理最佳實踐，包括久經考驗的電子郵件策略，以幫助您停止發送過多的電子郵件並應對收到的大量郵件。

什麼是電子郵件過載？

電子郵件過載是由收件箱中未答复的電子郵件引起的壓力和焦慮感。

電子郵件超載現象並不新鮮。 事實上，早在 2011 年，研究人員就警告過多電子郵件的危險。 學者們發現，使我們收件箱變得混亂的大量通信並不是“關鍵業務”。 簡單來說，就是垃圾。

研究人員發現，在收件箱中掙扎會產生強烈的負面情緒。 在一項研究中，發現電子郵件過載會導致“更高程度的倦怠和低工作投入”。 工人們發現，電子郵件過載會影響他們在工作之外的工作，即使我們沒有得到報酬，也會產生壓力。

由於電子郵件在我們的收件箱中堆積如山，因此可能無法識別您必須立即回复的電子郵件和可以等待的電子郵件。 我們對什麼是必要的，什麼是可以忽略的失去了看法。

研究員 Amy Zadow 在 The Conversation 中寫道，隨著家庭和混合工作的增加，情況變得越來越糟。 在她對學術交流的研究中，55% 的學者在周末發送了信件。 更令人擔憂的是，30% 的人在周末發送了電子郵件，並希望在同一天得到回复。

她警告說，這種 24/7 全天候溝通的文化——在許多情況下是由電子郵件過載引起的——正在損害我們的身心健康。

如何發現電子郵件過載的跡象

您正在為電子郵件過載而苦苦掙扎的最明顯跡像是您的收件箱中有數百封未答复的電子郵件。 正如我們所見，這會對我們產生心理甚至生理上的影響。

《紐約時報》的 Cal Newport 說，電子郵件讓我們很痛苦。 根據紐波特的說法，未回复的電子郵件會導致一定程度的“背景焦慮”，這種焦慮會隨時隨地跟隨你。

在極端情況下，電子郵件過載會產生工作壓力的跡象，包括感覺自己無法應對。 工作場所壓力的其他症狀可能包括：

• 情緒波動
• 被撤回
• 失去動力、承諾和信心
• 情緒反應增加——變得更流淚、更敏感或更具攻擊性

您是否感到壓力，或者每封電子郵件都讓您感到更痛苦？ 以下是一些管理電子郵件過載的方法。

處理電子郵件超載的 10 種方法

以下是處理電子郵件過載的十種循證策略。 如果電子郵件過度影響您的表現，請查看我們關於 10 大電子郵件生產力技巧的文章。

如果您在工作中遇到嚴重的壓力或焦慮，與某人交談並尋求幫助至關重要。 這裡的提示和建議是提供幫助的策略，但不是長期解決方案。 如果您需要幫助，請尋求幫助。

1. 了解您如何使用電子郵件

在我們深入研究提示之前，請考慮一下您如何使用電子郵件。 Business Insider 中的 Shana Lebowitz 和 Allana Akhtar 說，你處理收件箱的方式反映了你的個性。

他們將世界上的工人分為三種類型：

1. 電子郵件歸檔者/刪除者（立即回复的人）
2. 電子郵件保護程序（快速響應，但從不刪除電子郵件）
3. 忽略者（那些從不閱讀或回復電子郵件的人）

你是一個必須回复每封電子郵件並且正在努力應對的人嗎？ 還是您忽略電子郵件並將其存儲起來？

通過了解您如何使用電子郵件，您可以確定成功機會最高的策略。

我們使用電子郵件的方式也可以解釋為什麼您當前處理電子郵件的策略不太可能奏效。 事實上，我們管理電子郵件的許多根深蒂固的習慣——比如關閉警報——會對我們產生負面影響，Emma Russell 博士警告說。

承認管理電子郵件存在問題是做出積極改變的第一步。

2. 留出時間回复郵件

回復電子郵件是您角色的核心部分，應該這樣對待。 定期留出一些時間來回復電子郵件。

這可以是早上、下午或任何適合您的時間。 將此添加到您的日曆中，並將其視為一項重要任務。 不要在晚上和周末留下回復電子郵件。 在你的空閒時間工作不僅是不可接受的，而且它也可能效率低下。 它可能會導致比它解決的更多的壓力。

為電子郵件留出時間可以讓您做好心理準備。 波特蘭州立大學的研究人員發現，我們能夠提前為他們的工作做好準備的經理和領導“體驗到了更高的積極情緒和工作重點，這反過來又讓他們在一天中更加成功”。

當您回復電子郵件時，不要這樣做。 科學家們發現，同時處理多項任務是不切實際的。 留出一些時間來回復電子郵件，並專注於任務以獲得最佳結果。

3. 分類電子郵件

電子郵件過載是未能有效歸檔和優先處理電子郵件的症狀。 對電子郵件進行分類是一種可以用來處理大量信件的策略。

雖然您每天可能會收到數百（甚至數千）封電子郵件，但哈佛商業評論中的 Amy Gallow 建議只有三種方法可以處理每封電子郵件：

1. 刪除：您可以快速查看那些不需要閱讀或回复的電子郵件。 這可能包括邀請、垃圾郵件和廣告。 盡快刪除它們以節省空間並減輕壓力。
2. 回复：緊急郵件會跳出來，你應該立即回复。 這包括關鍵業務通信，例如來自老闆的消息。
3. 文件： 如果您不能立即回复，請在時間允許的情況下（例如，在您的受保護時間內）安全地歸檔消息，以便可以處理這些消息。

Outlook 和 Gmail 等流行的電子郵件包使您能夠快速識別重要的電子郵件（例如紅色標記或加星標）。 這可以提供一種簡單的方法來識別緊急和重要的電子郵件。

我們建議您花一點時間來了解您的電子郵件程序的工作原理，看看是否有更有效的使用方法。

4.構建一些標準模板

事實上，我們大多數人每天都在處理相同或相似的任務和請求。 我們收到的電子郵件和我們創建的回復基本相同——自然遵循良好的電子郵件禮儀規則。 創建一系列經過專業編寫和預先格式化的標準請求和響應模板可以節省大量時間。

歸檔在可訪問的地方，我們可以在需要時調用這些模板，在必要時剪切和粘貼它們。

事實上，您仍然需要編輯、修改和個性化它們，這並不理想。

需要一些幫助？ 我們創建了一系列帶有模板的深入文章，重點關注專業商務溝通的各個方面，包括：

• 如何寫一封正式的電子郵件
• 如何寫一封跟進郵件
• 如何撰寫業務查詢電子郵件
  

更好的是，閱讀下一個技巧，看看我們 Flowrite 如何在人工智能的幫助下將電子郵件模板的概念不僅提前了一步，而且提前了一百步。

5. 使用人工智能和技術來轉換電子郵件

模板可以為您節省一些時間，但它們可能會讓人覺得不禮貌和沒有人情味。 複製粘貼和手動填寫模板中的空白仍然很耗時。 幸運的是，一項利用 AI 力量的激動人心的新技術正在改變我們編寫電子郵件的方式。 您可以在幾秒鐘內創建有針對性、專業且有效的電子郵件，從而獲得結果。

Flowrite 人工智能驅動的寫作效率工具可以幫助任何人節省時間，以令人難以置信的準確性製作個性化的電子郵件。 如果您陷入困境或時間緊迫，我們的產品可以幫助刷新和完善您的電子郵件，將您的想法和想法轉化為達到正確結果的專業信件。

這不僅僅是人工智能寫作； 有許多新技術解決方案和工具可以提高工作場所的生產力並幫助您減輕電子郵件負擔。

6.刪除、屏蔽、退訂

垃圾郵件、不請自來的郵件、垃圾郵件。 無論您想怎麼稱呼它，我們都會收到大量我們不想要或不需要的電子郵件。 每天，都會發送令人難以置信（或可怕）的 3200 億封垃圾郵件。 這是每天發送的所有電子郵件的 80% 以上。

如果您有一個電子郵件帳戶，您將收到至少一條未經請求的消息。 但是您每個月最多可以收到數千封郵件，尤其是當您的電子郵件地址在互聯網上公開時。

回收收件箱的第一階段是系統地檢查、丟棄和刪除任何垃圾郵件。 但是，您還必須取消訂閱以避免收到以後的電子郵件。

在每封電子郵件的底部，您都應該找到一個鏈接，您可以通過該鏈接取消訂閱郵件列表。 這是美國和歐洲的法律要求，儘管一些不道德的電子郵件發送者可以找到隱藏它的方法。 如果郵件繼續來，則阻止發件人。

將來，永遠不要註冊您不想要或不需要的東西。 例如，如果您收到來自郵件列表的不請自來的電子郵件，請始終單擊立即取消訂閱。

7.考慮打電話

Message ping-pong 可以迅速增加收件箱中的電子郵件數量，但它是最好的交流方式嗎？

根據心理學家的說法，有時通話在建立聯繫和溝通方面可能更有效（或“最佳”）。 當我們可以通過電話或面對面更有效地進行面對面交流時，我們傾向於寫電子郵件，以避免尷尬。

他們得出的結論是，“與包括文字（電子郵件、文字聊天）在內的互動相比，包括語音（電話、視頻聊天和語音聊天）在內的互動創造了更強的社會紐帶，並且不會增加尷尬。”

雖然並不總是可以面對面見面，但請考慮在發送電子郵件之前給某人打電話是否會更快。 與處理處理細節時經常出現的大量電子郵件相比，簡短的電話交談可能會花費更少的時間。

8. 投資內部溝通工具

Slack 等即時消息服務促進了同事、客戶和客戶之間更快速的交流。 假設您可以克服實施障礙； 在這種情況下，即時消息可以成為消除工作中電子郵件過載的絕佳策略。

在實施即時通訊的實用指南中，哈佛商業評論建議使用員工的技術並製定基本規則。 他們指出，IM 已經是技術團隊的核心部分。 例如，Slack 支持團隊需要協作並成長為各種規模企業的關鍵工具所需的快速信息交換。

當然，簡單地用 IM 代替電子郵件可能會導致消息過載的全新問題。 但是，上述策略仍然適用。 HBR 表示，尊重工作/生活平衡的需求同樣重要。

9. 將文檔存儲在雲端

有多少電子郵件是文檔請求，有多少缺少附件？

文檔共享和存儲正在發生變化，越來越多的企業轉向雲。 通過採用雲解決方案並提供足夠的訪問權限，您可以消除大量電子郵件流量。

任何人、任何地點、任何時間都可以存儲和訪問所有文檔。 技術雜誌的威廉史密斯認為，在後疫情時代的工作世界中，雲服務可以提供我們需要的生產力提升。

您不再需要發送電子郵件並等待回复（或者如果您在另一方，則發出回复。您可以假設每個人都可以在需要時訪問他們需要的文檔。

10. 休息一下

研究人員發現，這似乎適得其反，但從電子郵件中休息（電子郵件假期）可以減輕壓力並提高注意力。

在測試中，科學家發現那些立即閱讀電子郵件的人處於穩定的“高度警戒”狀態，心率更加穩定。 相比之下，五天不回復電子郵件的員工“體驗到更自然、多變的心率”。

現在，在工作週關閉電子郵件是不切實際的。 但是將回復電子郵件限制在工作日並在晚上和周末關閉可以減輕壓力和電子郵件過載的感覺。

你認為這會影響你的工作前景嗎？ 設定界限是領導者的一項關鍵技能，福布斯的 Jenn Lofgren 說。 清楚地確定什麼是可以的，什麼是不可以的——包括在周末回復電子郵件——會發出強烈的信息。

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這裡的提示應該提供一些關於如何管理電子郵件過載的方法。 不幸的是，電子郵件過多的問題不會消失。 事實是，隨著我們更遠程地工作並且在我們的空閒時間也花費更多時間在線上，電子郵件過載可能會成為更大的風險。

如果您正在為過多的電子郵件而苦苦掙扎，那麼制定適合您的電子郵件管理策略至關重要。 考慮使用 AI 電子郵件助手、即時消息等新技術，並在工作中實施電子郵件管理最佳實踐。