每天完成更多工作的 10 個電子郵件生產力技巧

我們大多數人都不會再考慮如何使用電子郵件。 消息每天都在不斷湧入，我們一直在回复，但白天卻沒有太多收穫。 感覺就像一個永無止境的循環。 幾乎就像你會成為收件箱的奴隸一樣。

但不一定是這樣。

事實上，如果您下定決心，就很容易合理化您管理電子郵件的方式。 一些簡單的指導方針、一些基本規則和一兩個生產力技巧可以減少您每週電子郵件管理制度的時間。 ‍

不相信我們？ 通讀這些電子郵件生產力提示，以便有機會被證明是錯誤的。

1.每天只檢查兩次電子郵件

每天查看 50 次電子郵件？ 你可能不應該。

在您開始任何需要深入關注的任務之前，在早上管理和回复您的電子郵件一次。 然後在下午你需要從其他任務中休息時再一次。

這將使剩下的時間用於更有成效的工作。 確保關閉來自傳入電子郵件的通知，這樣您就不會感到兩個人更頻繁地檢查它們。

2.使用一鍵三句規則

根據您的工作流程，這些生產力技巧可能會或可能不會起作用，但它們絕對值得一試。

• 一鍵式規則：承諾只接觸一次電子郵件。 您可以在打開電子郵件時執行多項操作，但規則規定您必須在打開電子郵件後執行某些操作。 您可以將其存檔、回复或將其添加到您的任務列表中。
• 三句規則：所有回答應為三句話或更少。 就是這麼簡單。 更短的回復等於更少的電子郵件時間。 您可以將其修改為 2 到 5 句話，但要點保持不變：不要浪費數小時的時間來製作精美的回复。

如果 3 個句子仍然覺得太長，你為什麼不試著用 Flowrite 只寫 3 個要點呢？ 免責聲明：我們的人工智能寫作工具將把這些變成一個成熟的電子郵件。

3.不斷退訂

這是不可避免的。 在某些時候，這些海量電子郵件和時事通訊加起來並開始使您的收件箱變得混亂。 解決方案：每次收到不需要的電子郵件時，點擊郵件底部的取消訂閱按鈕。

一致性付費：一兩週後，您將取消訂閱 80-90% 的不必要電子郵件。

或者，如果您不想浪費時間手動執行此操作，可以使用 Unroll.me 等服務為您執行取消訂閱過程。

4.學習鍵盤快捷鍵

PSA：您不必使用 Superhuman 即可從鍵盤快捷鍵中受益。 我們以 Gmail 為例。

首先，從 Gmail 設置中檢查鍵盤快捷鍵是否已實際打開：設置 → 常規 → 鍵盤快捷鍵打開 → 保存更改。

然後只需記住最有價值的快捷方式（以下是針對 macOS 的）：

• 上下 = 在您的收件箱中移動。 按 Enter 鍵打開對話。 按 X 選擇對話。
• P/N = 在對話中選擇上一條或下一條消息。 按回車鍵打開一條消息。
• Shift + C = 在新窗口中撰寫
• Shift + 3 = 選擇對話時，會將其移至垃圾箱。
• S = 開始對話
  

有關更多信息，請查看有關 Gmail 鍵盤快捷鍵的文章。

5. 嘗試 2 分鐘規則

為快速處理的消息設置規則。 如果反應時間不到 2 分鐘，請立即進行。

當然，這個電子郵件生產力提示並不意味著您應該整天打開收件箱並在收到新郵件時做出反應！

相反，當您確實為處理電子郵件預留時間時，請先處理快速的事情。

它對你有用嗎？ 我們很想知道。

6.設置過濾器和別名

過濾器是自動化規則，可在您的電子郵件到達收件箱時將它們重定向到正確的文件夾。 它們為您節省了手動整理消息的工作。

例如，您可以根據發件人地址、主題行、正文中包含的單詞、大小、日期等創建規則。 要了解更多信息，請查看本指南以在 Gmail 中設置過濾器。

別名是一項有用的功能，可以輕鬆過濾電子郵件。 Gmail 允許您使用電子郵件地址中的加號和點來設置別名。

例如，假設您有一個名為 [email protected] 的電子郵件地址。 您想訂閱 Flowrite 的時事通訊並將收到的時事通訊過濾到專用文件夾。 然後，您可以使用地址 [email protected] 進行訂閱，並且時事通訊問題仍會進入您的收件箱。 然後，您可以創建一個過濾規則，將所有發往該地址的電子郵件指向“Newsletters”文件夾。

7.使用全屏

這個電子郵件生產力提示之一非常簡單，但有效。

如果您同時打開了 50 個標籤，則幾乎可以肯定會有通知會打斷您的注意力。 或者您只是決定現在是檢查您的 Twitter 提要和昨天的加密模因的最佳時機。

消除分心的可能性。 將瀏覽器窗口設置為全屏並使其他選項卡不可見。

• 窗戶：按 F11
• macOS：按 CMD + Shift + F

您可以稍後感謝我們。

8. 安排稍後發送的電子郵件

有時在預定時間而不是現在發送電子郵件是實際和禮貌的。 發送時間也會影響打開率。

Gmail 讓這一切變得簡單。 撰寫電子郵件時，只需單擊“發送”按鈕旁邊的箭頭，然後選擇日期和時間。 就這麼簡單！ 大多數電子郵件客戶端都具有類似的功能，如果您運氣不好，有很多方便的擴展可以為您完成。

9. 使用電子郵件做會議記錄

這是一個令人興奮的生產力黑客（但又如此簡單）。 無論何時在 Zoom 或 Teams 會議中，打開一個空的電子郵件模板並開始做筆記。

在會議中快速寫出要點。

提前 5-10 分鐘完成會議并快速潤色筆記以提高可讀性。

然後，將它們發送給任何相關人員。

到此為止：您無需花費 30 分鐘的時間編寫備忘錄，即可為下一個任務或會議做好準備。

10. 刪除您的電子郵件

當然不是全部！ 使用艾森豪威爾矩陣將您的電子郵件分為四類。 您可以為每個類別創建一個文件夾以便於處理。

• 緊急且重要 = 立即處理這些電子郵件。 但不是在您對其餘的電子郵件進行排序之前。
• 緊急且不重要=如果可能，請在處理完第 1 類的消息後立即處理這些消息。如果不是，請在當天結束後預留一些時間。
• 非緊急且重要 = 你可以稍後處理，但記得為他們預留時間，所以他們不可避免地會被處理。
• 非緊急和非重要 =刪除或忽略這些消息。
  

就是這樣，伙計們！ 剩下要做的就是將這些電子郵件生產力提示中的一些應用到您的工作流程中，看看下週您可以節省多少小時。