電子郵件主題行：18 個專業範例

您是否知道很大一部分電子郵件收件者僅根據主旨行決定是否開啟電子郵件？如果您希望收件者閱讀您的電子郵件，您必須先將其開啟。

對於與工作相關的電子郵件，您需要編寫專業的主題行，但您如何知道什麼電子郵件主旨行會成功？在本指南中，我們將回答這個問題並告訴您更多信息，包括編寫專業電子郵件主題行的技巧、專業電子郵件主題行的示例以及主題行基礎知識。

什麼是專業的電子郵件主旨？

專業的電子郵件主題行是電子郵件內容的清晰簡潔的預覽。它應包括主題和截止日期等關鍵訊息，以幫助收件人快速了解電子郵件的重要性和意圖。

何時使用專業主題行

一般來說，專業的電子郵件主題行可以使任何涉及正式或業務相關溝通的情況受益。在各種情況下，使用專業的主題行至關重要，包括：

• 專業和商務溝通
• 截止日期和其他緊急情況
• 職位申請
• 客戶建議
• 會議邀請函
• 官方公告
• 網路和介紹
• 政策更新
• 冷冰冰的電子郵件推介

撰寫專業電子郵件主題行的提示

保持專業的語氣、避免引發垃圾郵件的語言以及保持主題簡短對於有效的專業溝通至關重要。這裡有一些提示，可幫助您開啟專業電子郵件，同時遵守適當的專業禮儀。

個性化主題行

適當時，在主旨欄中使用收件人的姓名。具有個人化主題行的電子郵件更有可能被開啟。但是，如果您在電子郵件中包含抄送，則不要個性化主題行。

考慮你的語氣

在主題行中保持專業和尊重的語氣。避免使用隨意的語言，因為這會破壞專業溝通的正式性。即使您發送提醒電子郵件，您也可以保持專業。

清晰簡潔

使用清晰、直接的語言來傳達電子郵件的目的。主旨行應與電子郵件的內容直接相關。請記住，大多數桌面電子郵件用戶端僅顯示約60 個字符（字母和空格），而在移動設備上僅顯示約30 個字符，因此簡短而切中要點的主題行更有可能完全可見且易於理解。

不要“大喊大叫”

過度使用感嘆號或全部大寫可能會被認為是不專業甚至大喊大叫。然而，適當的感嘆號可以在需要時傳達緊迫性。

使用表情符號前請三思

讀房間。雖然某些公司文化可能接受表情符號等隨意的做法，但通常建議在主題行中限製或避免使用表情符號。表情符號在專業環境中可能無法被普遍理解，並且可能有損訊息的正式性。

僅使用強烈的語言來表達緊迫性

如果您的電子郵件需要緊急關注，請在主題行中傳達這種緊迫感。例如，使用「需要採取行動」等術語或指示截止日期可以促使更快的回應。但這不是您應該經常使用的策略 - 它可能會導致您的電子郵件因缺乏信任而被忽略。

考慮觀眾

如果您需要在電子郵件中密件副本或抄送任何人，您的主旨行應該反映這一點。不要在有額外收件者的電子郵件中包含個人化內容，並在發送群組電子郵件時考慮您組織的文化。

避免垃圾郵件觸發詞

避開可能觸發垃圾郵件過濾器的單字和短語。其中包括通常與未經請求的電子郵件或促銷電子郵件相關的術語。透過省略這些字詞來避免垃圾郵件資料夾：

• 現金
• 信用
• 比較費率
• 計費
• 投資
• 自己當老闆
• 收入
• 自由的
• 十億
• 立即行動
• 賺
• 錢
• 避免破產
• 全額退款
• 稱呼
• 債務

18 個專業主題行範例

以下是後續電子郵件、確認、社交、會議邀請、截止日期請求和公告的 18 個專業主題行範例。請記住根據電子郵件的內容和上下文自訂主題行，以實現最大效果。

後續行動

寫出尊重的後續行動可能會讓人覺得很有挑戰性。這些選項可以輕鬆保持專業。

1我們最近討論的後續行動

2簽到：需要更新進度

3後續行動：[會議/活動]的行動項目

回應或確認

回應邀請並不是你需要考慮太多的事情。使用這些專業的電子郵件主題行範例保持簡單明了。

4確認：您[日期]的會議請求

5感謝您的及時回覆

6 [文件/報告]收據確認

聯網

網路可能會讓人感到傷腦筋。這些專業的電子郵件主題行範例使其變得簡單。

7介紹及合作機會

8社交要求：探索共同興趣

9出於[特定目的]而連接

會議邀請函

使用這些簡單的專業電子郵件主題行範本可以輕鬆發送會議邀請。下次會議時嘗試。

10邀請：[日期][會議主題]

11保存日期：[日期]的[活動/研討會]

12請您出席 [日期] 的 [會議]

截止日期

當您需要收件者在截止日期前採取行動時，請使用這些主題行之一來表達緊迫性並提示回覆。

13需要採取的行動：在[截止日期]之前審查並批准[任務]

14截止日期臨近：在[日期]之前提交[文件/報告]

15需要採取緊急行動：[具體任務] [截止日期]

專業公告

當您在沒有電子郵件行銷軟體的情況下發送專業公告時，請使用密件副本功能來維護隱私並避免「全部回覆」意外。以下是一些公告電子郵件主題行，您可以使用它們來傳達緊急更新和簡單公告。

16重要公告：[政策/程序]變更

17公司更新：[關鍵資訊]

18宣布[新進員工/員工晉升]

電子郵件主旨行常見問題解答

什麼是電子郵件主旨？

電子郵件主旨行是電子郵件內容的簡短預覽或標題。這是收件者看到的第一件事，對於吸引註意力、傳達電子郵件的目的以及鼓勵收件者開啟並閱讀郵件至關重要。

專業的電子郵件主旨行應該有什麼？

專業的電子郵件主旨行應包含幾個關鍵要素，以便有效地與收件者溝通和互動。

• 專業的語氣
• 語言清晰簡潔
• 正確的標點符號
• 尊重的語言
• 緊急情況並在必要時採取行動

專業的電子郵件主題行應避免以下內容。

• 歧義
• 過多使用感嘆號
• 全部大寫
• 表情符號