給老師發電子郵件時要考慮的 5 件事
已發表: 2021-03-31雖然有時需要向老師發送電子郵件來澄清您的問題，但有一些最佳實踐需要遵守。一方面，尊重老師的時間很重要。沒有人願意收到一封包含九個完整正文段落的電子郵件。給你的老師寫一篇長篇的電子郵件小說可能不是拖延他們交給你的作業的最好方法。
透過保持簡短、切中要點，你的訊息將變得清晰和周到，這將使你的老師更有可能回應並回答你所有的擔憂。
如何給老師發電子郵件
事實上，任何時候你給老師或教授發電子郵件時，都有一些事情需要記住，例如禮儀、使用的語言和長度。
與其用一封電子郵件轟炸你的老師，讓他們花上整個下午的時間來完整地解決問題，一個好的經驗法則是堅持將總字數控制在 150 個字（或更少）。關鍵是提供盡可能多的背景信息，例如課程編號或部分。請記住：您不是他們唯一的學生！
給老師發電子郵件的另一種方法是遵循這個原則：如果我不清晰和直接，我的老師也不會。沒錯——你寫第一封電子郵件的方式將直接影響老師的回應方式。
繼續閱讀以了解發送寫得好的、有禮貌的電子郵件的技巧，這將提高您收到有用回覆的機會。
從詳細的主題行開始
除了你的名字之外，你的老師首先看到的就是你電子郵件的主旨。不要用「你好」或「問題」這樣的主題行讓你的老師一無所知，而是用具體的術語告訴他們你的電子郵件的要點。現在不是含糊其辭的時候。
準確地概述你給老師發電子郵件的內容不僅會吸引他們的注意，還能讓他們快速、充分地回應。
以下是一些向教師提供的強而有力、詳細的主題行的範例：
- 生物學101：關於週三實驗室解剖的問題
- 論文引文頁：MLA 還是 APA？
- 週五會議：上午 11:30
- 確認下一篇論文作業的論文
所有這些主題行都用十個或更少的單字向老師傳達了電子郵件的要點。透過包含識別資訊（例如您所在的課程單元，如生物學 101，或即將舉行的課程或會議的日期），您的老師可以在他們的宇宙中無數其他學生、同事和管理員中準確定位您。
使用正式的問候語和結束語
透過正式且尊重的問候語，為老師定下認真對待你的基調。以「嘿」開頭的電子郵件則相反。諸如“親愛的李先生”或“嗨邦內爾教授”之類的正式問候語不僅有禮貌而且友好。你的老師可能會因為過於隨意的問候而感到厭煩——或者根本沒有問候！
除非您的老師另有指示，否則您應該始終使用他們的正式姓名來稱呼他們。有時，大學教師更願意與學生直呼其名。您通常可以透過他們在課堂上交流或簽署電子郵件的方式來衡量這一點。如果您給未曾見過的老師發電子郵件（如果您希望轉班或註冊他們的班級），那麼您肯定需要保持正式的問候語。
同樣，您的簽字或簽名也應該在正式方面犯錯。除了你的名字之外，這裡還有幾句適合教師的結束語：
- 親切的問候，
- 謝謝您的寶貴時間，
- 真摯地，
- 祝您一天/一週好好休息。
- 我很感激你的建議。
- 一切順利，
儘管這一點甚至不需要說，但給老師的電子郵件不是表情符號、迷因、縮寫或文字語言的地方。
格式化電子郵件的“內容”
郵件的「內容」（或正文段落）的格式應易於快速閱讀並切中要點。將其控制在五句話或更少將產生清晰而直接的訊息。
如果您有多個問題需要解決，並且知道您的字數會超過 150 個，請使用重點。每個問題使用一個要點；這樣，您的老師就可以輕鬆回應每個問題。 （Grammarly 也可以透過提出建議將您的電子郵件轉換為更易讀的格式來幫助解決此問題，例如將列出資訊的段落重寫為要點以及將截止日期等關鍵資訊加粗。）
您還想確保您的段落不會太長或笨重。將文字分成易於理解的區塊，以便您的教師可以輕鬆閱讀。您不希望他們有任何困惑，因為這可能會延遲他們的回應。
除了考慮正文段落的可讀性之外，您還可以考慮從重申主題的句子開始。提供一個切中電子郵件要點的「概述」句子可以為您的老師提供有用的指南。一些例子：
- 我給你發電子郵件是因為。 。 。
- 我想跟進我們關於 的談話。 。 。
- 我今天伸出援手是因為。 。 。
- 我寫信是想詢問有關 . 。 。
總結並表達感激之情
寫完電子郵件正文後，用最後一句話總結內容，其中包含老師的行動項目。就像電子郵件開頭的「概述」句子一樣，這個摘要句子應該直接而簡潔，概述您對他們的回應的期望。
例如：
- 我期待您對我的參考書目結構的回應。
- 我將等待您的確認後再安排會議。
- 預先感謝您對我的論文主題的回饋。
有時，這句話可能不是完全必要的，但它可能有助於激發更快的回應。確保當你結束事情時你感謝你的老師。 （是的，甚至在他們回復之前！）通過說“謝謝您的時間”或“非常感謝您的幫助”來表達對他們的感激之情，將大大影響他們如何消化您的信息，並將您視為學生。
留下深刻印象的另一種明智方法是，如果您最近在辦公時間拜訪過他們或進行過一對一會議，請隨後發送一封「謝謝」電子郵件。每個人都喜歡被感謝，這只是表達感激之情的最簡單方式。
別忘了校對！
最後但同樣重要的是：校對，校對，校對！透過語法編輯器執行您的電子郵件或安裝語法瀏覽器擴充程序，以確保您的電子郵件不存在任何語法、標點符號或拼字錯誤。或者只是複製並貼上您的寫作來檢查您的語法並獲得有關您可能錯過的其他錯誤的即時回饋。
即使您沒有給英語老師發送電子郵件，這些類型的錯誤也可能向您的老師暗示您不太關心課程。大聲朗讀電子郵件是識別冗餘以及任何聽起來生硬或不清楚的部分的好方法。
為了格外小心，請在發送之前在不同的程式（例如 Microsoft Word 或 Google Docs）中輸入電子郵件，這樣您就可以多次查看它，而不會有過早點擊發送的風險。 （Grammarly 在這兩個程式中都適用，讓您更加放心，任何錯誤都會被捕獲。）
知道如何給老師寫一封好的電子郵件不僅僅是您在學校時需要的技能。當您與經理、同事和其他專業人士溝通時，這種技能將伴隨您一生和職業生涯。
以這些提示為指導，您將準備好向像您的老師這樣的上級發送一封有效的電子郵件，他們一定會對您的尊重、中肯的信息做出積極的反應。