給老師發郵件時要考慮的 5 件事

雖然有時有必要通過電子郵件向您的老師澄清您的問題，但有一些最佳實踐需要遵守。 一方面，尊重老師的時間很重要。 沒有人願意收到包含九個完整正文段落的電子郵件。 給你的老師寫一封長長的電子郵件小說可能不是拖延他們給你的作業的最好方法。

通過保持簡短和重點，您的信息將清晰而周到，這將使您的老師更有可能回應並回答您的所有疑慮。

事實上，任何時候您向老師或教授發送電子郵件時，都需要牢記一些事項，例如形式、使用的語言和長度。

與其用一封需要整個下午才能完整解決的電子郵件轟炸你的老師，一個好的經驗法則是堅持總字數不超過 150 個字（或更少）。 關鍵是提供盡可能多的上下文，例如您的課程編號或部分。 記住：你不是他們唯一的學生！

給老師發電子郵件的另一種方法是堅持這一原則：如果我不明確和直接，我的老師也不會。 沒錯——你如何寫你的第一封電子郵件將直接影響你的老師如何回應。

繼續閱讀以了解發送寫得好、有禮貌的電子郵件的技巧，這將提高您收到有用回复的機會。

從詳細的主題行開始

您的電子郵件的主題行是您的老師除了您的姓名之外首先會看到的內容。 與其用“你好”或“問題”這樣的主題行讓你的老師一頭霧水，不如用具體的術語告訴他們你的電子郵件的重點。 現在不是含糊其辭的時候。

準確概述您通過電子郵件向老師發送的內容不僅會引起他們的注意，而且可以讓他們快速而充分地做出回應。

以下是給教師的幾個強有力的、詳細的主題行示例：

• 生物學 101：關於週三實驗室解剖的問題

• 論文的引文頁面：芝加哥還是 APA？

• 週五會議：上午 11:30

• 確認下一篇論文作業的論文

所有這些主題行都用十個字或更少的字將您的電子郵件的要點傳達給您的老師。 通過包含識別信息（例如您所在的班級單元，例如生物學 101，或即將舉行的班級或會議的日期），您的老師可以在他們的世界中無數其他學生、同事和管理員中確定您的身份。

使用正式的問候和簽字

用正式和尊重的問候語，讓你的老師認真對待你。 以“嘿”開頭的電子郵件正好相反。 像“親愛的李先生”或“你好 Bonnell 教授”這樣的正式問候不僅禮貌而且友好。 你的老師可能會因為過於隨意的問候而被推遲——或者根本沒有問候！

除非您的老師另有指示，否則您應該始終以他們的正式名稱稱呼他們。 有時，大學教師更願意與學生同名。 您通常可以通過他們在課堂上交流或簽署電子郵件的方式來衡量這一點。 如果你正在給一個你沒見過的老師發郵件（如果你希望轉課或註冊他們的），你肯定會希望你的問候保持正式。

同樣，您的簽字或簽名也應該在正式方面犯錯。 除了你的名字，這裡有幾條適合教師的結束語：

• 親切的問候，

• 感謝您的時間，

• 真摯地，

• 好好休息一天/一周。

• 我很感激你的建議。

• 一切順利，

儘管這甚至不需要說，但給老師的電子郵件不是表情符號、模因、縮寫或文本語言的地方。

格式化電子郵件的“肉”

您的信息（或正文段落）的“內容”應該以一種快速閱讀且直截了當的方式進行格式化。 將其保持在五個或更少的句子將產生清晰而直接的信息。

如果你有很多事情要解決並且知道你會超過 150 個單詞，請使用要點。 每個問題使用一個要點； 這樣，您的老師就可以輕鬆回應每個問題。 （Grammarly 也可以通過提出將您的電子郵件轉換為更易讀的格式的建議來幫助解決這個問題，例如將列出信息的段落重寫為項目符號，並將關鍵信息（如截止日期）加粗。）

您還想確保您的段落不會太長或太笨重。 將文本分成可消化的塊，以便您的教師可以輕而易舉地通過它。 您不希望他們有任何混淆，因為這可能會延遲他們的回复。

除了考慮正文段落的可讀性之外，您還可以考慮從重申主題行的句子開始。 提供一個符合電子郵件要點的“概述”句子可以為您的老師提供有用的指導。 一些例子：

• 我給你發電子郵件是因為 . . .

• 我想跟進我們關於 . . .

• 我今天伸出手是因為。 . .

• 我寫信問一下。 . .

總結並表示感謝

寫完電子郵件的正文後，用最後一句話總結所有內容，其中包含給老師的行動項目。 就像電子郵件開頭的“概述”句子一樣，這個摘要句子應該直接而簡潔，概述您對他們的回复的期望。

例如：

• 我期待您對我的參考書目結構的回复。

• 在安排會議之前，我將等待您的確認。

• 提前感謝您對我的論文主題的反饋。

有時，這句話可能不是完全必要的，但它可能有助於激發更快的回复。 確保在總結時感謝老師。 （是的，甚至在他們回應之前！）通過說“感謝您的寶貴時間”或“非常感謝您的幫助”來表達對他們的感激之情將大大影響他們如何消化您的信息，並將您視為學生。

另一個給人留下深刻印象的聰明方法是，如果您最近在辦公時間訪問過他們或進行了一對一的會議，那麼您可以通過電子郵件跟進“謝謝”。 每個人都感謝被感謝，這只是表達感激之情的最簡單方式。

別忘了校對！

最後但同樣重要的是：校對，校對，校對！ 通過語法編輯器運行您的電子郵件或安裝語法瀏覽器擴展程序，以確保您的電子郵件沒有任何語法、標點符號或拼寫錯誤。

即使你沒有給你的英語老師發郵件，這些類型的錯誤也可能暗示你的老師你不太關心這門課。 大聲朗讀電子郵件是識別冗餘和任何聽起來生硬或不清楚的部分的好方法。

需要特別注意的是，在發送之前，請在不同的程序（如 Microsoft Word 或 Google Docs）中輸入您的電子郵件，這樣您就可以多次查看它，而不會過早點擊發送。 （Grammarly 在這兩個程序中都有效，讓您更加放心，任何錯誤都會被捕獲。）

知道如何給老師寫一封好的電子郵件不僅僅是你在學校需要的技能。 當您與經理、同事和其他專業人士交流時，您將在整個生活和職業生涯中都擁有這項技能。

以這些技巧為指導，您將準備好向像您的老師這樣的上級發送一封有效的電子郵件，他們一定會對您的尊重、中肯的信息做出積極的反應。