電子郵件主題：定義和管理它們的 4 種方法
已發表: 2023-11-01在專業領域，電子郵件線程是生活中的事實。 這通常是一件好事：當您與同事正在進行對話、正在製定計劃或想要將重複出現的對話主題分開時，電子郵件線程就是實現這一目標的方法。
什麼是電子郵件執行緒？
電子郵件線程是記錄對原始電子郵件的所有回复的一系列電子郵件。 將電子郵件線程想像成群聊：多個人都會收到每條訊息，無論他們參與對話的頻率如何，並且每個人都可以輕鬆地按時間順序查看線程的進度。
通常，電子郵件線程以“嵌套”格式顯示在收件人的收件匣中，當收件人打開線程時首先顯示最近的回复，並按從最新到最舊的順序顯示每個先前的回复，最後顯示原始郵件。
並非所有電子郵件用戶端都支援電子郵件線程，並且在支援電子郵件線程的用戶端中，並非所有用戶端都預設啟用它們。 他們也不總是將該功能稱為“線程” ——一個值得注意的例子是 Gmail，它將電子郵件線程稱為“對話視圖” 。
您可能熟悉“電子郵件鏈”一詞，並發現自己想知道“它是電子郵件線程還是電子郵件鏈？” 電子郵件鏈與電子郵件線程不同。 電子郵件鍊是轉發或以其他方式連結的電子郵件的集合，這些電子郵件不一定按主題連結。
主題行、副本和密件副本在電子郵件線程中如何運作？
主題行
在電子郵件執行緒中，每個回覆都具有與原始電子郵件相同的主旨行，以RE:開頭。RE：是關於或參考的縮寫，它表示該電子郵件是對上一封電子郵件的回應。 以下是線程內電子郵件回覆的主題行範例：
RE: 12 月 14 日星期四假期派對
為您的電子郵件主題選擇主旨行時，請遵循與任何其他主旨行相同的準則。 它應該簡潔並清楚地傳達電子郵件的目的。
抄送和密件抄送
許多人對電子郵件中的副本和密件副本功能感到困惑，因此區別如下：副本或副本將收件者新增至電子郵件中，而不將其設為電子郵件的主要收件者。 換句話說，當您將電子郵件地址新增至副本欄位時，您將該人包含在執行緒中，而不期望他們會回覆您的電子郵件。 抄送通常用於確保個人（例如收件人的主管）擁有可以在必要時參考的郵件記錄。 當您在電子郵件中抄送某人時，無需在電子郵件的問候語中稱呼他們。
電子郵件的所有收件者都可以看到電子郵件中副本的位址。 當收件者需要能夠看到此資訊時，例如在他們可能必須相互討論電子郵件主題的情況下，請選擇cc而不是bcc。
密件副本（或密件副本）的功能與副本類似，但有一個關鍵區別：電子郵件的收件者無法看到電子郵件中密件副本的地址。 此外，任何副本或密送的電子郵件地址都無法看到電子郵件中密送的地址。 當您發送需要發送給多個收件者但又不想讓他們知道還有誰收到了該郵件的電子郵件時，這使得密件副本成為一個不錯的選擇。 例如，當與您的主管澄清工作場所政策時，您可能會在電子郵件中密件副本HR。
電子郵件線程的優點
電子郵件線程在很多方面都有幫助。 透過將對話中的所有電子郵件分組在一起，電子郵件線程：
- 減少收件匣中的混亂。
- 輕鬆追蹤對話進度，這對於後續電子郵件很有幫助。
- 讓所有參與者了解主題，而無需發送多封電子郵件。
電子郵件線程的缺點
儘管電子郵件線程有很多好處，但也有一些缺點。 這些包括：
- 接收不相關的電子郵件：如果您處於電子郵件執行緒對話的外圍，則您有可能會收到不需要您注意的電子郵件。
- 它們可以很長。 線程收到的回應越多，它的時間就越長，這使得您在需要時很難在線程中找到特定的訊息。
有效使用電子郵件線程的 4 個技巧
電子郵件執行緒可能是一個有用的工具，但也可能會犯錯。 了解如何有效地使用它們是專業溝通的關鍵部分。 以下是正確有效地使用電子郵件線程的一些技巧：
1推遲簡短的回應
為簡訊和 Slack 等聊天應用程式保存簡短的單字回覆（以及他們可以充分回答的問題）。 這些簡短的互動，尤其是當它們與電子郵件線程中除了您詢問或回覆的人之外的任何人都無關時，並不保證電子郵件的存在。 事實上，在電子郵件線程中發送它們會不必要地佔用收件人收件匣中的空間並發送通知，這可能會很煩人和糟糕的電子郵件禮儀。
2知道何時使用回覆與全部回复
當您點擊回覆電子郵件時，您的回覆只會發送給寄件者。 無論寄件者是發起電子郵件的人還是回覆者之一，回覆都是對個人的直接回覆。 另一方面，回覆全部，回覆電子郵件線程中的每個人，包括透過副本和密件副本包含的人。 如果您在某個主題中被密件抄送，點擊全部回覆將會向每位參與者顯示您的電子郵件地址。
3確定是否需要您的回复
如果您不是討論或專案的積極參與者，您可能不必回應或權衡您的想法。 不必要地添加您的聲音會增加線程的長度，因此在回復之前請確保您要說的內容是值得的。
4緊扣主題
您可能會想在主題中包含與主題無關但不直接涉及主題的問題、評論或見解。 提出無關的問題可能會使電子郵件線程變得笨拙並掩蓋其他人需要查找的關鍵資訊。 如果您想提出另一個主題，即使它很相似，也請發送一封帶有新主題行的新電子郵件。
電子郵件線程範例
主題： GrammarCon 的旅遊計劃，10/20–10/22
大家好，
請使用以下連結預訂飛往 GrammarCon 的航班：www.exampletravel.link。
如果您有任何疑問，請盡快與我聯繫，因為我明天和週三不在辦公室。
最好的，米里亞姆
主題: RE: GrammarCon 旅行計劃，10/20–10/22
嗨米里亞姆，
我以為 GrammarCon 直到 12 月才舉行？ 請指教。
謝謝，
馬可
主題：回覆：GrammarCon 旅遊計劃，10/20–10/22
嘿，馬可，
那是去年12月的事。 但今年他們把它提高了。
希望有幫助！
最好的，伊坦
電子郵件主題常見問題解答
什麼是電子郵件執行緒？
電子郵件線程是嵌套的電子郵件群組，是對單一原始訊息的回應。
它們如何運作？
電子郵件執行緒將收件者收件匣中的電子郵件分組在一起，將執行緒顯示為一封電子郵件。 當您開啟執行緒時，您通常會看到最新的訊息以及先前回應的壓縮版本。
有效使用電子郵件線程的三個技巧是什麼？
有效使用電子郵件線程的三個技巧包括：
- 避免將電子郵件線程視為簡訊。 為其他平台保存簡短的一對一互動。
- 選擇一個簡潔的主題行來傳達電子郵件的目的
- 只有當您確實需要將訊息發送給線程中的每個人時，才使用全部回應。 若要僅回覆一位參與者，請使用回覆。