給年輕專業人士的 8 個電子郵件提示

如果您是新員工，電子郵件可能會很困難。 一方面，有必要與同事保持聯繫並完成工作。 另一方面，有很多不成文的規則會絆倒你，讓你慢下來。

您的行業、公司文化和在家工作等因素會影響您使用電子郵件的方式。 做對很重要。

“這是基本的商務溝通。 這是人們第一次見面的方式。 . . 這絕對是至關重要的，它是你可以培養的最重要的技能之一，”Emily Post Institute 的禮儀專家 Dan Post-Senning 說。

電子郵件可能感覺只是事實和數據，但實際上，它是關於建立關係的。 但作為一名新員工，談到電子郵件禮儀，你不知道你不知道什麼。 為了幫助您提高新員工的身份（並與您的經理一起得分），這裡有八個電子郵件提示供您參考：

1知道你想要什麼並提出要求。

您發送的每封電子郵件都應該有明確的目的。 冗長的電子郵件鏈、未答复的問題和不明確的請求可能會將電子郵件從有用的工作工具變成生產力障礙。 新員工可以通過以行動號召和截止日期結束電子郵件來脫穎而出，並保持任務進展。 你可以越具體越好。 例如，在 EOD Friday 報告的第 16 頁至第 20 頁上說“我希望你能提供反饋”比“讓我知道你的想法”要好得多。

2閱讀房間。

在保持專業的同時打出隨意的語氣可能會很棘手。 解決這個問題的最好方法是從你周圍的人那裡得到線索。 例如，如果與你交談的人是同事，你可能不想過於正式——尤其是如果你在一個更有創意或更輕鬆的行業工作。 正如 Post-Senning 所指出的，這可能會引入距離，這可能會對您在現實生活中的工作關係產生負面影響。

遵守公司特定的最佳實踐也很重要。 例如，如果在長電子郵件的頂部包含一個 TL;DR（太長，沒有閱讀）句子是標準的，那麼忘記寫一個可能會導致混亂或更長的響應時間。 向更有經驗的專業人士或在公司工作了幾年的人尋求建議，他們可以幫助你適應工作空間。

“我們都以不同的方式交流，如果你只考慮你喜歡如何交流而不是你的接收者喜歡如何交流，那麼你可能會進行一場非常片面的對話，”威斯康星州的 Kat Boogaard 說。基於自由作家。

3獲得第二意見。

您永遠不希望您的電子郵件有拼寫錯誤或尷尬的措辭。 這些不僅會阻礙溝通，還會讓你看起來不那麼專業。 但是，當您編輯自己的作品時，可能很難發現小錯誤。 這就是為什麼讓其他人閱讀您的草稿非常有用，特別是對於重要的電子郵件，以便在您點擊發送之前標記任何問題。 或者，如果您願意，可以參考 Google 本地嚮導的社交媒體經理 Kiera Wright-Ruiz 的頁面，並使用文本轉語音閱讀器輕鬆聽到錯誤。

4檢查門口的消極情緒。

書面交流可能會比你預期的更消極。 如果你確實對這封電子郵件有負面情緒，或者你正在處理一個棘手的話題，那麼取得適當的平衡可能會很困難，尤其是作為一名新員工。

“當你心煩意亂時，你可能更傾向於在情緒上回應某人，或者你甚至不知道你在電子郵件中聽起來是被動的攻擊性，”賴特-魯伊斯說。 “[問問你自己]如果這是與你的經理分享的，你覺得這很酷嗎？ 如果答案是肯定的，那麼你做得很好。”

5及時。

在定向、熟悉辦公室和加快新工作的速度之間，讓電子郵件滑動可能很誘人。 對於大多數電子郵件，盡量保持 24 小時響應時間。 如果您需要更多時間，請發送一封簡短的感謝信，並讓他們知道您何時能夠提供他們需要的任何東西。 也就是說，您不必回复每封電子郵件，特別是如果它們是不請自來的。

6記住視覺效果。

“沒有人希望遇到一堵巨大的、戰爭與和平風格的文字牆，”自由作家布加德說。 但有時較長的電子郵件是不可避免的。 如果您專注於編寫簡短的段落、使用項目符號和粗體顯示關鍵信息，您將更有可能獲得所需的響應。 電子郵件越長，使其可瀏覽就越重要。

7明智地跟進。

當您需要某人回复時，發送快速提醒是完全可以接受的。 但是上下文決定了您應該等待多長時間才能發送後續電子郵件。 如果您正在等待同事的某事，那麼有一個 24 到 48 小時的跟進窗口是合理的。 相反，如果您要向冷漠的人發送電子郵件，最好等一兩個星期後再轉回來，以免惹惱收件人。 有些人根本不回復電子郵件。 如果可能，請詢問他們首選的溝通方式並預先設定期望。

8讓自己休息一下。

電子郵件是一種很好的交流工具，但完美不是目標。 這是關於建立關係和完成工作。 培養您的電子郵件技能需要時間。 正如自由作家 Boogaard 所說，“電子郵件可能不會殺死你，所以深吸一口氣。 一切都會好起來的。”