內向者的 8 個電子郵件提示

根據 Myers-Briggs 基金會的說法，如果你覺得專注於“你自己的內心世界”最自在，那麼你就是一個內向的人。 外部世界活動，例如直接與人交談或通過電話交談，被證明具有挑戰性。 雖然電子郵件可能看起來不那麼激烈，但它也有其挑戰。 這八個技巧專門設計用於使內向者盡可能輕鬆地發送電子郵件。

1通過徹底減少後續行動。

如果您發送電子郵件，您最不想做的就是留下未回答的問題。 人們會回復以獲得澄清，或者更糟糕的是，他們會想親自交談。 避免這種尷尬情況的最好方法是在一份公報中涵蓋所有細節。 讓我們看一個好的和壞的例子。

第二個示例回答（並避免）可能的後續對話。 它鼓勵人們通過電子郵件回复，而不是把材料丟到你的辦公室。 以下是它回答的幾個問題： 為什麼需要照片？ 什麼尺寸？ 一定要專業嗎？ 您甚至可以通過附上您希望同事發送的示例來加倍努力。

2保持簡短和甜蜜。

徹底是必要的； 羅嗦不是。 您的電子郵件越長，讀者就越難理解這一點。 如果您的電子郵件是五段式的文章，忙碌的同事可能會錯過最重要的要點。 相反，請使用項目符號或在消息的開頭包含摘要。 您還可以添加指向相關信息的鏈接，而無需在正文中拼寫出來。

3讓你的個性閃耀。

電子郵件是展示您隱藏的才能和個性特徵的完美媒介。 例如，您可能不會被抓到在飲水機旁閒聊。 然而，你可能對你的親密朋友很有趣。 來吧，在您的電子郵件和群聊中保持滑稽。 如果連一個虛擬的笑話都顯得太嚇人，那就使用表情符號吧！ 這些可愛的小角色可以在地板上大笑或給你一個厚臉皮的眨眼。 （考慮你工作場所的文化。如果很正式，表情符號可能不合適。）你也可以使用電子郵件來表揚他人，與一大群人分享信息，或者帶頭。 如果你有電腦和鍵盤，你就不必受害羞的限制。

4練習人群控制。

虛擬團體幾乎與現實生活中的團體一樣糟糕。 為避免它們，請限制使用 CC 和 BCC。 （CC 的意思是“抄送”。BCC 是密件抄送。您可以使用這些功能向多個收件人發送電子郵件。）在大多數情況下，最好為每個人發送一封個性化的電子郵件。 如果您需要啟動一個線程，請僅包括手頭任務必不可少的人員。 否則，您可能會開始一場“全部回复”的噩夢。 在這篇關於電子郵件習慣的文章中了解有關如何明智地抄送的更多信息。

5馬上回答。

你有拖延症嗎？ 許多內向的人害怕互動，所以他們推遲了讓他們與他人接觸的情況。 不要讓這種趨勢潛入您的電子郵件習慣。 使用 2-2-2 規則處理您的大部分電子郵件。 每天至少檢查兩次電子郵件，在工作日的開始和結束時。 立即回复所有需要不到兩分鐘處理時間的電子郵件。 為剩餘的郵件加註星標或將其標記為未讀。 每週留出兩個小時來處理這些更冗長的後續工作。

6有些電子郵件是修辭性的。

就像問題一樣，並非每封電子郵件都需要答案。 與其強調回复每封電子郵件，不如問問自己發件人是否期望得到回复。 例如，您可以放心地忽略轉發、新聞通訊和自願調查。 考慮在收件箱中設置一條規則，自動將此類郵件轉發到單獨的文件夾。 另一方面，確保及時回复邀請和直接發送電子郵件。 如果您是發件人，那麼除非他們有問題，否則不需要回復是沒有錯的。

7跳過電子郵件。

有些情況，例如要求升職或表示同情，最好親自處理。 電子郵件通常不足以傳達複雜的情緒或處理嚴重的問題。 儘管面對面交談可能看起來很困難，但最好不要無意中使用措辭不佳的電子郵件引起混亂或冒犯。 此外，切勿在電子郵件中討論私人事務。 如果您對轉發或共享的信息感到不舒服，則它不屬於消息。 如果電子郵件是不可避免的，請慢慢來。 在發送之前，請從收件人的角度閱讀它。 你聽起來像人嗎？ 你傳達了正確的語氣嗎？

8扣緊關閉。

在現實生活中，您可能會發現自己慢慢地從對方身邊溜走，試圖結束討論。 為什麼結束一段對話這麼難？ 首先，您可能希望省略電子郵件簽名。 畢竟，您不希望他們通過電子郵件回复嗎？ 如果您包含您的電話號碼或地址，則您正在發送歡迎電話和訪問的信號。 你知道你不想那樣做！ 相反，只需通過簡單的電子郵件關閉來結束消息。 他們不應該奢侈。 如果有疑問，“謝謝”幾乎總是合適的。

你會先嘗試這八個指針中的哪一個？ 如果您能夠掌握有效電子郵件的藝術，您就可以與他人建立更好的關係，同時減少與他們的身體互動量。 什麼內向的人可以要求更多？