如何寫一封正確的電子郵件

無論您是嶄露頭角的年輕專業人士還是經驗豐富的經理，電子郵件寫作都是商務溝通的重要方面。 由於通常被視為英語語法的奧秘和書面文字的微妙之處，這可能是每天的鬥爭。 如果你必須激勵忙碌的人回應或解決一個潛在的敏感話題，那就更是如此。 要寫一封出色的電子郵件，您需要知道兩件事：要避免的常見錯誤，以及獲得成功的下一級策略。

但首先要做的是——如果你要寫一封好郵件，你必須知道一封好郵件是什麼樣子的。

一封好郵件的剖析

你寫的每封電子郵件都有相同的基本結構：主題行、問候語、電子郵件正文和結尾。 但與每一種書面形式的專業交流一樣，都有正確的方法和應該遵循的標準。 以下是如何寫一封正確的電子郵件：

1主題行

主題行可能是電子郵件中最重要的部分，儘管它經常被忽略而有利於電子郵件正文。 但是，如果您正在向某人發送冷電子郵件，或者只是建立專業關係，您的主題行可以吸引人們打開郵件並設定對所附內容的期望。 另一方面，設計不當或通用的主題行（如“嗨”或“您不想錯過這些”）可能會阻止讀者並導致您的電子郵件進入垃圾郵件文件夾。

Honey Copy 的創始人兼文案主管 Cole Schafer 說：“花兩倍的時間來製作正確的主題行，就像在 [body] 上所做的那樣，因為如果他們不打開電子郵件，那也沒關係。”

2個開瓶器

在大多數電子郵件寫作情況下，您需要在深入了解您的主要信息或請求之前添加一個快速問候語以向讀者致謝。

例外情況：當您與親密同事在電子郵件鏈上時，通常會更自然地放棄開場白（以及收場白）。 儘管最初可能感覺像是失禮，但它標誌著更好的專業關係。

3身體

電子郵件的正文是您信息的核心，它必須有明確而具體的目的，例如獲得有關演示文稿的反饋或安排與新客戶的會面。 它也應該簡潔。 這樣，人們將更傾向於閱讀它，而不是略讀它並冒著錯過關鍵信息的風險。 如果可以的話，把它歸結為幾個選擇句。

對於需要更多長度和細節的電子郵件，請盡可能保持重點。 “沒有人想收到一本小說。 您希望將其保持在三、四或五行文本之間，”Schafer 說。

4結束

就像你想用你的問候從右腳開始事情一樣，你也想好好分手。 這意味著要寫一個友好的簽字。 並且有很多選擇可供選擇。

例如，以下是 Grammarly 用戶在特定日期選擇的 12 個常見且專業的結束語：

你會想要選擇一個對你的個性感覺真實的結束，並根據關係進行調整，以確保適當的專業水平。 另一方面，“love”、“sent from iphone”或“thx”等常見的結束語最好不要在專業電子郵件中使用。

您可以將任何單詞添加到您的個人詞典。

你會添加哪些詞？ #cleanwritinghttps://t.co/itTRLCarol

- 語法（@Grammarly）2018 年 9 月 18 日

常見的電子郵件寫作錯誤（以及該怎麼做）

正如每封電子郵件都是職業發展的機會一樣，也有可能養成常見的電子郵件寫作壞習慣。 以下是要避免的八個錯誤：

1省略必要的牛津逗號

在考慮如何寫一封正確的電子郵件時，牛津逗號可能會有些兩極分化，這取決於您所在行業的專業交流使用哪種風格指南——它通常被迴避或被譽為澄清工具。 無論哪種方式，很多人對此都有強烈的看法。 但是將它們排除在外可能會導致混淆，具體取決於句子。

就像健康的婚姻一樣，AP 風格需要清晰的溝通。 我們也相信妥協的價值。 所以提醒一下，樣式手冊並不禁止所有牛津逗號。 如果省略逗號可能導致混淆或誤解，請使用逗號。 https://t.co/vGsuRrwpQW

— 美聯社樣式書 (@APStylebook) 2018 年 8 月 15 日

該怎麼做：雖然牛津逗號在某些情況下可能不適合，但在電子郵件中使用它們通常是個好主意。 那是因為它可以幫助您節省時間並避免溝通不暢、混亂甚至法律問題。

2對沖

Grammarly 用戶知道，當涉及到對沖時，最好省略它而不是保留它，尤其是在電子郵件中。 如果您擔心會顯得不禮貌，請不要這樣做：與流行的看法相反，對沖語言會讓您聽起來不那麼自信，這最終會破壞您的寫作。

該怎麼做：陳述你的想法或意見，然後解釋你的推理背後的“原因”。 這樣，你會被更好地理解，你的才華就會閃耀。

3非常長和/或不清晰的副本

你會閱讀一封 1000 字長的電子郵件嗎？ 可能不會——大多數人都會瀏覽長篇大論的電子郵件。 而且，如果您在草稿中添加難以理解的句子或混合信息，您獲得滿意回复的可能性就更小了。 （或任何回應。）

“我收到了大量的 [電子郵件]，它們只是這些巨大的文本塊。 我理解他們為什麼這樣做——所以你有足夠的細節。 但它真的很難閱讀，我不會通讀整本書，”威斯康星州的自由撰稿人 Kat Boogaard 說。

該怎麼做：保持簡潔並專注於手頭的事情。 然後以號召性用語、要求的回复日期結束，並明確表示您願意接受問題和跟進（如果是這樣的話）。

4過於隨意（或正式）

根據您的情況，在寫作的隨意或正式方面搖擺不定可能是一個失誤。 過於隨意通常被視為新手錯誤，但僵硬、正式的語言也可能對您的信息有害。

該怎麼做：要在正式和休閒之間取得完美平衡，關鍵是要考慮自己與接受者之間的關係，並在交流過程中採取社交線索。

Emily Post Institute 的禮儀專家 Dan Post Senning 說：“你有點想看看別人在做什麼，參與其中，一起玩，有點承認溝通的發展方式以及關係中期望的發展方式。”

5陳詞濫調

並非所有的電子郵件陳詞濫調都是大罪。 您的電子郵件的某些方面必然會有些公式化。 畢竟，大多數電子郵件具有相同的基本結構，並且您可以使用一些短語來確保清晰或涵蓋您的基礎。 但是，如果您要重複短語，請確保它們有明確的目的。

正如 Google 本地嚮導的社交媒體經理 Kiera Wright-Ruiz 所說，“儘管我總是重複，‘如果您有任何問題，請告訴我，’但我實際上確實想知道他們是否有問題。”

但是，大多數情況下，您會希望盡可能地編輯陳詞濫調，因為它們會使人們調出聲音。 以下是要避免的前七項：

方法：我們根據我們最受歡迎的博客文章搜索 Grammarly 用戶使用的術語。

該怎麼做：嘗試閱讀草稿中的陳詞濫調、語氣和聲音，以更有效地傳達您的信息，同時保持讀者的參與。 問問自己：如果你的老闆（或媽媽）看到這封郵件，你會滿意嗎？ 如果答案是肯定的，那麼你就在正確的軌道上。

6重複

人們經常在同一段落中重複單詞，在兩個句子中重複兩次，或者因為靠得太近而被忽視。 雖然這不是最嚴重的冒犯，但它是另一件可以讓讀者不感興趣的事情。

以下是要避免的最常見的重複詞：

該怎麼做：嘗試大聲朗讀你的草稿，使用手機上的文字轉語音功能，或者在發送之前由同事運行它。 Grammarly 還可以幫助您捕捉這些重複或過度使用的單詞。

7機器人語言

電子郵件可能是蝸牛郵件的後代，但這並不意味著您的消息聽起來應該像您自己的舊版本。 事實上，電子郵件應該聽起來像寫它的人。 因此，如果您想與讀者建立聯繫，使用聽起來像維多利亞時代小說中的短語並不是最好的選擇。

“讓我們面對現實吧：沒有人願意閱讀大學教科書。 您想閱讀博客、文章或真實對話。 他們是人，他們不是機器人。 因此，請使用聽起來像是你坐在咖啡店裡會說的話的語言，”文案主管 Schafer 說。

怎麼做：假裝你正在給朋友寫信或與友好的熟人交談，你可以獲得更自然的效果。 例如，如果你和某人一起喝咖啡，你可能不會說“問候”和“我希望你所在的地方天氣晴朗”之類的話。 你會說“嗨”和“再次感謝您的時間”。

8過度使用感嘆號！

熱情是偉大的。 但在某些情況下，過度使用感嘆號弊大於利。 如果您正在建立新的關係或聯繫公司以外的人，則尤其如此。 畢竟，當您使用公司電子郵件地址時，您就是您工作的代表。 但是人們喜歡感嘆號，並且仍然是許多人用來傳達積極語氣的東西。

例如，以下是人們在電子郵件中最常使用感嘆號的句子和單詞：

該怎麼做：寫完草稿後，快速搜索感嘆號，並根據您與收件人的關係，根據您的判斷確定保留哪個（如果有）。 作為一般規則，請盡量將與同事的每封電子郵件保持在一到兩封。

今天我們心存感激。

感謝像 @MarketingProfs 這樣的內容超級明星使用 Grammarly。 #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

- 語法（@Grammarly）2018 年 9 月 28 日

下一級電子郵件寫作動作

一旦您掌握了正確的電子郵件格式並且知道要避免哪些錯誤，就該專注於讓您的草稿從大多數人每天收到的無數電子郵件中脫穎而出。 這裡有四種策略可以讓你更上一層樓：

往正面想

發送遠程負面甚至中立的電子郵件可能會使您陷入困境。 與任何書面交流一樣，可能存在誤解的餘地。

“在沒有其他信息的情況下，我們的解釋通常會默認為否定，”溝通禮儀專家 Post Senning 解釋道。 “當你談論負面溝通時，你[缺少]語氣、你眼中閃爍的光芒、你打算做某事的幽默感，甚至是你真正關心或關心的信息。提供批評。 所以要非常小心。 當某件事對你來說是負面的，它可能會給其他人帶來更負面的印象。”

敲出正確的音調

您不希望收到一封寫著“親愛的 [客戶]”的電子郵件，或者在您實際從事銷售工作時提及您在公共關係方面的工作，因為它會立即表明發件人正在向您發送大量電子郵件，或者他們沒有進行適當的研究並找到合適的聯繫人。 同樣，您需要確保您發送的每封電子郵件都具有專門為收件人設計的語氣，並且您將其發送給正確的人。

因此，即使使用模板可能很誘人，但在點擊發送之前對其進行個性化並記住收件人的溝通方式也很重要。 要做到這一點，快速的谷歌搜索或查看收件人的 LinkedIn 或 Twitter 提要可以創造奇蹟。

在發送之前，試著設身處地為收件人著想，對語氣和內容進行直覺檢查。 如果您很難在電子郵件中閱讀自己的語氣，Grammarly 的語氣檢測器可以幫助您確定您對收件人的聲音。

跟進——及時

如果您要發送電子郵件，您可能希望得到及時的回复。 但是，由於大多數人每天都會整理大量電子郵件，事情最終可能會丟失。 作為一般規則，後續消息不應在發送初始電子郵件後的 24 小時內收到。

換句話說：不要成為發送後兩小時發送後續請求的人。 在極端情況下，這種行為甚至會讓你被屏蔽。 “當您花更多時間並真正關心電子郵件另一端的人時，您會立即看到更高的回复率。 我必須以艱難的方式學習這一點，”複製主管 Schafer 說。

讓眼睛輕鬆

您發送的大多數消息可能都比較短，這對於快速響應和完成任務非常有用。 但是對於更長的電子郵件，可掃描性是遊戲的名稱。 這時，像粗體字、項目符號點、帶下劃線的句子和 TL;DR（太長，沒看懂）部分就派上用場了。

撰寫電子郵件時需要牢記許多因素，並且存在很大的誤差。 但歸根結底，這與完美無關。 這是關於有效的溝通。

“我認為人們會感到壓力，你需要成為一個完美的溝通者，擁有如此龐大的詞彙量和這些結構完美的句子。 我不知道情況總是如此，因為你只是兩個人，在交流，”自由作家布加德說。

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