Grammarly 幫助您消除電子郵件過載的 5 種方法

在整個工作日中，您很容易會因源源不絕的電子郵件和訊息而感到不知所措。隨著分散的團隊和更多的遠距工作，快速的桌邊對話會減少，而來回的聊天訊息和電子郵件會增加。哈里斯民意調查的研究表明，專業人士每周有近 25% 的工作時間用於回覆電子郵件和聊天訊息。這種資訊超載使他們無法找到完成實際工作所需的時間，因此專業人士比以往任何時候都承受更大的壓力也就不足為奇了。

電子郵件不應該讓人覺得是生產力殺手，而應該是幫助專業人員推動工作的工具。這就是為什麼 Grammarly 專注於創建多項功能，幫助專業人士快速、自信地處理日常電子郵件和訊息。請繼續閱讀，了解 Grammarly 如何協助製作能夠在第一時間表達您的觀點的電子郵件。

確保您的電子郵件第一次就易於理解

電子郵件超載通常是溝通不良的症狀。哈里斯民調也顯示，100% 的知識工作者每周至少經歷一次溝通不良，四分之一的人表示每天多次遇到溝通不良。想想看：如果您發送一封令人困惑的電子郵件，那麼您很快就會收到另外五封電子郵件，您必須在其中澄清您的訊息。

Grammarly 可以透過快速重寫電子郵件的整個段落來減少這種不必要的來回。當 Grammarly 發現改進段落的機會時，您的寫作左側會出現一個紅色側邊欄。您可以將滑鼠懸停在側邊欄上以接受經過精心設計且清晰的段落的新版本。

瞬間潤飾您的訊息

重新閱讀和編輯每個訊息需要時間。當你停下來清理拼字錯誤或糾正文法錯誤時，你的注意力就會分散。相反，想像一下如果您能夠在打字時潤飾您的文字。透過快速修復，您可以透過一次按鍵來銳化句子。您的手指永遠不會離開鍵盤，您的錯誤會在您書寫時立即得到糾正。

回覆電子郵件比以往更快

處理收件匣過載的最簡單方法之一是立即回覆電子郵件。如果您可以在短短幾分鐘內完成此操作，則可以防止電子郵件變成更大的待辦事項清單項目。然而，快速回复可能很困難，因為您需要時間閱讀電子郵件，考慮如何最好地回复，然後實際撰寫。

Grammarly 透過快速回覆來幫助加速這個過程。 Grammarly 透過總結寄件者的訊息和語氣，為您提供電子郵件的概述，讓您能夠快速決定如何回覆。 Grammarly 也會根據電子郵件線程的上下文立即建議深思熟慮的回覆選項。

透過包含正確的資訊來減少後續行動

包含所有關鍵資訊有助於避免不必要的來回溝通。這不僅可以幫助您接近收件匣為零，還意味著您的團隊可以更快地協調一致。但弄清楚什麼是引人注目的或有影響力的可能是一個挑戰。

Grammarly 的策略建議可以透過預測讀者的問題和疑慮來提供協助。現在，您可以預先識別並填補這些空白，無論是提供足夠的背景和數據、添加缺少的截止日期、共享“那又怎樣”，還是提供問題的解決方案。

保持正軌，無需在選項卡之間切換

雖然發送會議後續電子郵件聽起來很簡單，但它很快就會變成一個多步驟和多應用程式的流程。您可以在 Outlook 中撰寫電子郵件，同時切換到 Microsoft 365 以連結到正確的文檔，導航到 Calendly 以提供後續會議的鏈接，或前往專案管理工具以連結到任務。在所有這些不同的工具之間切換可能會導致一封快速發送的電子郵件變成一項 30 分鐘的任務。

透過應用程式操作，您可以在編寫電子郵件或聊天訊息時存取關鍵應用程式。您不必透過切換到Calendy、Asana 或Google Drive 來分散您的注意力，而是可以從您正在寫作的任何位置打開Grammarly，並選擇您在已寫作的工作流程中執行下一步所需的整合應用程序操作。

使用 Grammarly 消除電子郵件過載

電子郵件和聊天訊息始終是工作中溝通和取得進展的重要管道。但這並不意味著電子郵件應該佔據您的一天。有了 Grammarly 的幫助，您可以輕鬆瀏覽訊息，以便回到最重要的工作。