關於商務寫作你需要知道的一切

已發表: 2022-12-04

如果你在一家企業工作，並且給同事和客戶寫信，那麼你就是一名商業作家。 在這篇文章中，我們會告訴您關於商務寫作您需要知道的一切。

商業寫作描述了進入（或退出）企業的任何書面文字。

所有作家都應該知道商業寫作的來龍去脈，即使他們不認為自己是傳統的商業或企業作家。 許多作家已經在使用“商業寫作”——每次他們聯繫客戶或推銷他們的寫作時。

將寫作作為一項業務進行管理時，您將需要商業寫作。 在撰寫有關業務、業務內部或業務的文章時，您將使用的是業務寫作。

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關於商業寫作你需要知道的一切

這是一份清晰而全面的指南，涵蓋了作家應了解的有關商務寫作的所有知識以及更多內容。

什麼是商業寫作？

商業寫作使用正式的語氣和嚴格的結構。 這是官方的。 它簡短而切題。 它遍及商業出版物、官方電子郵件、網站內容和其他旨在供擁有、經營或管理企業的人閱讀的書面文字。

“商務寫作”的定義很廣泛，但當你看到它時你就會知道。

它的存在是為了在開展業務時將事物從一端傳遞到另一端，但它也存在於為業務或企業運行過程中發生的事情創建正式的書面記錄。

（某些）商業寫作類型

這可以包括（儘管不限於）：

  1. 廣告
  2. 議程
  3. 博文
  4. 商業計劃書
  5. 商業信函
  6. 商業故事
  7. 實例探究
  8. 公司簡介
  9. 合約
  10. 求職信
  11. 簡歷
  12. 電子郵件
  13. 備忘錄
  14. 分鐘
  15. 注意事項
  16. 新聞稿
  17. 報告
  18. 社交媒體帖子
  19. 網站內容

為什麼要學習它？

被出售、推銷或付費的作品意味著你已經不僅僅是一個作家。 現在，您是一名企業主 - 從現在開始，您所寫的一切就是企業。

即使你寫的是純粹的短篇小說或新聞，你仍然需要出售這篇文章。 那是商業寫作，這就是為什麼所有作家都熟悉它可能有益的原因。

它還可以包括合同和其他形式的合法公司書面文件。

誰閱讀商業寫作？

這種寫法是：

  1. 對於企業；
  2. 或關於企業。

它傳達統計數據、傳遞事實、傳達觀點、通知“公司階梯”或與客戶和其他企業聯繫。

通常，它適用於時間不多但可能需要吸收大量重要信息的讀者。

它不應該包含錯誤。 它應該迴避口語或非正式語言，始終避免花哨的字體，並說出該說的話。

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關於如何為商業寫作的簡要指南

無論您是在撰寫新聞稿、博客文章還是公司通知，總體基調都是相同的（而且作者必須牢記許多相同的事情）。 以下是商業作家在準備動筆寫作時應始終記住的一些事項的快速指南。

1. 英國、美國、南非或澳大利亞

將您的文字處理器設置為標準語言，並確保在整個文檔中都設置為這種方式。 （全選 > 工具 > 語言）您可以選擇英國英語或美國英語。 只要在選擇上保持一致。 您的公司可能有一個需要特定設置的風格指南。 在開始寫作之前檢查一下。

2. 拼寫檢查（並檢查，再檢查）

拼寫和語法錯誤可能會讓人覺得粗心或不專業。 徹底檢查拼寫和語法，然後仔細檢查任何專有名詞（如人名和企業名稱）。 閱讀：提高寫作水平的必備清單

3.正式地址

商業寫作最好用正式的語氣來寫。 如果您要與任何直接收件人（例如電子郵件）通話，則應在開始時使用正式地址。 “親愛的”比“嘿那裡”好。 閱讀：25 個電子郵件禮儀提示

4. 商業流行語和行話

企業使用特定的流行語，有時甚至使用與企業類型相關的更具體的術語。 例如，如果行業是汽車，我們會使用“股息”、“中斷”、“協同”等詞，以及“售後市場”或“防抱死制動系統”等詞。 只有在為該市場的內部人士寫作時才使用這些。 否則，堅持使用通俗易懂的語言。

5. 一般公司語言

直接和正式的語氣最適合商務。 （對此幾乎沒有例外。）使用官方、正式的語言。 它應該是你在與權威人士交談時使用的語言，而不是你與朋友或家人交談時使用的語言類型。

6. 保持簡短

寫作長度取決於你在寫什麼。 例如，信件比新聞稿短。 但總的來說，企業寫作應該始終簡明扼要。 使用電梯推銷和倒金字塔來幫助您做到這一點。 總是問，“我能用更少的話說嗎？” 商業讀者沒有太多時間可以浪費。 提示：避免冗餘並縮短句子。

7. 假定保密協議

在為業務撰寫內部文件或信件時，請始終假設您是根據保密協議這樣做的，這通常是暗示的。 專業人士不會在會議室之外發言。

8.保留資源

將所有與業務相關的資源（如訪談和原始資源文件）與寫作作品一起保存。 有時，您可能需要參考以前的採訪或聯繫人，並且您以後會想知道在哪裡可以找到這些資源。

9. 做草稿

一旦你完成了一篇文章，這就是初稿。 很可能（讀作：非常有可能）第一稿會變成第二稿，而第二稿會變成第三稿。 當您認為自己快完成時，請始終進行編輯、潤色和完善。

10. 學習格式化

格式化也很重要。 閱讀這些帖子以獲取提示：

  1. 專業作家的格式提示
  2. 使您的在線文本更加用戶友好的 10 個格式提示
  3. 為什麼寫作時需要留白（以及創建留白的 5 種方法）

11. 學習基本語法

我們關於標點符號和詞性的帖子非常適合所有商業作家：

  1. 初學者標點符號
  2. 關於詞性的一切

12.包括號召性用語

我們使用號召性用語來引起回應或鼓勵銷售。 閱讀：如何編寫可轉換的號召性用語

13.使用有說服力的寫作

有說服力的寫作說服您的聽眾傾聽或採取行動。 偉大的商業作家每天都在使用有說服力的寫作。

  1. 有說服力的寫作的 3 大支柱——精神、標誌、悲情
  2. 有說服力的寫作頭腦風暴模板
  3. 寫一篇精彩觀點文章的 7 個技巧
  4. 有說服力的寫作——情感與理智的話語
  5. 有說服力的寫作清單

大企業寫作錯誤

好的，現在你對這種類型的寫作以及如何去做有了更多的了解。

不做怎麼辦？

以下是現代商務寫作中的一些最大錯誤。

1. 匆匆寫一份文件

在開始編寫文檔之前，您需要考慮要說什麼以及如何說。 閱讀：編寫業務文檔之前需要做的 9 件事

2. 沒有花哨的字體

如果他們只使用大小交替變化的彩虹色 Comic Sans 來編寫所有電子郵件，您會相信您的銀行嗎？ 不要在商業寫作中使用花哨的字體。 沒有專業的。 （邊框、顏色和花哨的、不必要的圖形也是如此。）

3. 沒有八卦、謠言或個人幽默

嘿，這不是很有趣嗎……？ 不。 始終遠離八卦、謠言和幽默。 （留下它通常會導致尷尬、訴訟和紀律聽證會。）

4. 無粗口

如果你研究商業相關寫作的例子，你會發現完全沒有 f-bombs 和其他四個字母的單詞。 粗話（和脾氣暴躁的語氣）最好不要出現在與業務相關的寫作或信件中。

5. 沒有不必要的花哨語言

我們需要直接的事實。避免使用不必要的複雜語言、明喻、比較或分散文章要點的色彩繽紛的語言。 一封電子郵件可以用 200 個字來表示，為什麼還要用 2, 000 個字呢？ 簡化你的寫作。

6.（所有）小事

最嚴重的商業寫作錯誤之一也是最小的錯誤之一。 在您點擊發送或發布之前，眼睛（和一些拼寫檢查器）可能會錯過所有這些微小的東西。 通常，這些元素包括遺漏的逗號、拼錯的名字以及以“kind retards”結尾的字母。 總是尋找小東西。 [如果你想提高你的商務寫作，請購買The Complete Grammar Workbook 。]

7. 禁止轉發失禮

回復電子郵件（或發送有多個收件人的電子郵件）時，請檢查“收件人”和“抄送”行以確保您回复的是正確的人——而不是回復到線程中的所有人。 這是最常見的商業寫作錯誤之一，最好通過檢查來避免。

8. 使用過多的名詞化

名詞也稱為“nouning”，當我們將動詞或詞的另一部分更改為名詞時，就會發生名詞化。 當我們寫清楚時，我們會盡量避免名詞化，因為它們會弄亂我們的句子並使它們不清楚。 閱讀：為什麼寫作時應避免名詞化

9.使用過多的被動語態

在之前的一篇文章中，我們解釋說：“在 Writers Write，我們更喜歡閱讀被動內容低於 5% 的小說和非小說類作品，包括商業寫作，被動內容低於 10%。 如果我們過度使用被動語態，我們的寫作就會變得不那麼用戶友好，我們的可讀性統計數據也會下降。 這違背了我們的目的，即溝通。 閱讀：從被動語態到主動語態——如何發現它以及如何改變它

10. 可讀性差的統計數據

如果我們要交流，我們必須使用讀者友好的風格。 運行可讀性統計是測試您是否清晰書寫的絕佳方法。

商業作家分步指南

在成為更好的商業作家方面需要幫助嗎？ Writers Write 將您的整個工具包集中在一個地方，從為什麼以書面形式寫東西很重要到以下指南：

  1. 幫助您格式化電子郵件的分步指南
  2. 幫助您撰寫簡歷的分步指南
  3. 幫助您編寫議程的分步指南
  4. 幫助您編寫備忘錄的分步指南
  5. 幫助您編寫會議記錄的分步指南
  6. 幫助您撰寫通知的分步指南
  7. 幫助您撰寫商業信函的分步指南

我們還有一個帖子：

  1. 如何撰寫有效的業務簡介
  2. 如何通過 3 個簡單步驟編寫案例研究
  3. 做筆記的 10 步指南
  4. 完整的演講寫作系列

風格指南

大多數公司都有供作家遵循的風格指南。 這定義了管理層希望員工如何寫作。

  1. 什麼是風格指南，為什麼我需要一個？
  2. 風格指南將徹底改變您組織的寫作的 4 種方式
  3. 您不應從公司風格指南中排除的 10 件事
  4. 通過 10 個步驟為您的公司創建風格指南

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亞歷克斯·科尼 (Alex J. Coyne)。 亞歷克斯是一名作家、校對員和常客。 他關於紙牌、橋牌和紙牌遊戲的特寫出現在 Great Bridge Links、Gifts for Card Players、Bridge Canada Magazine 和 Caribbean Compass 中。 聯繫 ale​​xcoyneofficial.com。

如果您喜歡這篇文章，請閱讀他的其他帖子：

  1. 關於論文（以及如何寫一篇偉大的論文）
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