如何撰寫獲得回复的後續電子郵件：7 個操作提示

如果只有您發送電子郵件的人每次都會回复。 不幸的是，您的許多電子郵件注定無法得到答复。 電子郵件用戶平均每天收到 92 封電子郵件（其中 17 封很可能是垃圾郵件），並且只打開大約三分之一。 如果您想讓自己在嘈雜的數字世界中被聽到，能夠撰寫引人注目的後續電子郵件是一項必不可少的技能。

儘管關於工作申請的後續跟進看起來與要求慈善捐款的跟進完全不同，但無論您正在製作哪種類型的電子郵件，這裡都有七個適用的提示。

1花時間創建一個引人注目的主題行

在獲得回複方面，成功的一半是首先打開您的電子郵件。 電子郵件的平均打開率為 34%。 儘管您的低數字郵件的機率很高，但您可以通過投入額外的時間來創建一個難以忽視的主題標題來改進它們。 雖然每條規則都有例外，但眾所周知，這些策略會產生結果：

• 保持簡短。 40% 的電子郵件是在移動設備上打開的。 簡短的主題行不太可能被切斷。
• 使用簡潔的語言。 激發你內心的海明威，不要浪費言語。 削減黃鼠狼的話和填充物。
• 問一個問題。 主題行中帶有問題的電子郵件可以促使讀者打開郵件，搜索答案或提供答案。
• 不要賣弄。 創造興趣而不訴諸誇張。 您想打開一封您懷疑只是推銷的電子郵件嗎？
• 試試標題分析器。 雖然 CoSchedule 的 Headline Analyzer 等工具適用於文章標題，但它們也適用於檢查電子郵件主題行。

順便說一句，您的主題行反映您的電子郵件的目標很重要，這為我們帶來了下一個技巧。

2知道你的目標，然後堅持主題

你想用你的後續電子郵件來完成什麼？ 記住想要的結果很重要，這樣您就可以讓您的電子郵件專注於實現它。 你寫信是為了要求開會嗎？ 請求狀態更新？ 求個忙？ 說謝謝？ 無論您的目標是什麼，從您的主題行到您的消息正文再到您的簽字，一切都應該可以幫助您實現該目標。

在您收到電子郵件回复並進行對話之前，不要偏離正題，即使您的請求最終會有很多變動的部分。

例如，假設您正在跟進一份工作申請。 您的大腦可能正在處理各種大問題，例如您的薪水要求或可用性。 但在你談論這些事情之前，你只需要完成一個事情——接受面試。 這意味著您的後續電子郵件應該專注於僅提供能夠說服潛在雇主為您提供面試的信息。 不要加入會攪渾水的旁注。

3使用正確的稱呼

當您撰寫潛在雇主以跟進您的申請時，請始終使用：

事實上，在任何形式的正式電子郵件中，以“Dear”而不是“Hi”開頭都是合適的。 “嘿”可以說是所有稱呼中最不正式的稱呼，所以當您與您認識並與之保持友好關係的人通信時，請保留它。

4打開一些上下文

即使您的後續電子郵件是線程化的並且包含您的原始電子郵件，包含一兩個上下文的句子仍然是一個好習慣。

沒有必要重申一切； 只是強調什麼是至關重要的。 問問自己，“我的收件人必須理解的最低限度是什麼，才能使我的電子郵件的其餘部分有意義？”

5個性化

盡可能為您的電子郵件添加個人風格。 如果您在會議上遇到收件人，請說出來。 如果您閱讀他們撰寫的文章，請提及您最喜歡的外賣。 如果您已經與他們進行過面試，請參考面試中的一個亮點。

關鍵是要聽起來友好但不狡猾。 個性化不應涉及隨機刪除姓名。 它應該有助於您與收件人建立聯繫。 不要強迫它。

6不要含糊其辭

您的第一封電子郵件可能沒有得到回复，因為您沒有明確說明其目的。 您的後續電子郵件為您提供了糾正該問題的機會。

記者每天都會收到大量來自公關代表的宣傳電子郵件，他們希望他們報導一個故事。 他們最討厭的一個問題，也是最有可能導致他們刪除一封電子郵件的事情，就是不知道這封電子郵件實際上是關於什麼的。 正如 Matthew Hughes 為 The Next Web 所寫：

我得到的最好的推銷是那些我只閱讀一段就可以理解產品或故事的推銷。 放棄行話和吹噓——只要保持簡短和簡單。

無論您是跟進推銷還是會議請求，都要具體並清楚地說明您想要發生的事情。

你現在想要什麼？ “合作觀點”到底是什麼意思？

哦！ 現在我們明白了。

7包括號召性用語

如果您希望收件人回复您的電子郵件，在大多數情況下，您將不得不提出要求。 該請求稱為行動號召。

CTA 是一種營銷工具，但它們在電子郵件跟進中也很重要。 他們將您的收件人指向下一步，這反過來又會提示您做出回應。 這裡有一些例子。

要求開會

我想和你共進午餐，問你幾個關於 Mega Corp 電子郵件策略的問題。 星期二中午上班嗎？

尋求反饋

我知道您對 [主題] 有很好的見解。您願意花點時間分享您的反饋嗎？

徵求銷售、捐贈或訂閱

揭開你的神秘優惠券

在 [日期] 之前捐款，[公司] 將與您的捐款相匹配！

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工作面試後

我想我會傳遞我昨天提到的剪輯的鏈接。 你還有什麼要我寄的嗎？

保持簡單並不總是簡單的

既然您已經學會了編寫出色的後續電子郵件的一些技巧，那麼您將面臨另一個挑戰——保持簡短而溫馨。 （電子郵件應用程序 Boomerang 的一項研究表明，75 到 100 個單詞之間的電子郵件的回复率最高。）

您的後續電子郵件越簡潔，您編寫它可能需要的時間就越長。 製作緊貼主題、明確說明目的並包含令人信服的號召性用語的電子郵件比看起來要復雜得多。 熟能生巧！ 花時間微調您的後續電子郵件，您一定會收到更多回复。