撰寫成功後續電子郵件的 6 個技巧
已發表: 2023-05-02在專業領域，對話經常涉及後續電子郵件。您可能需要重新審視會議主題，提醒同事您正在進行的項目，或透過與潛在客戶多次接觸來聯繫他們。
什麼是後續電子郵件？
後續電子郵件是為了讓收件者保持參與而發送的電子郵件。幾乎在任何需要引起收件者註意對話的情況下，您都可以撰寫後續電子郵件。以下是一些範例：
- 面試後跟進工作
- 跟進您提交的申請
- 跟進您提出的請求或問題
- 檢查項目的狀態
在大多數情況下，後續電子郵件應該直接、簡潔並使用專業的語氣。
還可以在電話、訊息或面對面交談後發送後續電子郵件以重新吸引人。在口頭對話後發送後續電子郵件以書面形式記錄其主題的情況並不罕見。
後續電子郵件的目的是什麼？
有時，電子郵件會從縫隙中溜走而無人回覆。在其他情況下，您需要透過電子郵件繼續進行口頭對話。在這兩種情況下，一封寫得好的、自信的後續電子郵件都能讓主題成為人們的首要考量。
後續電子郵件有多種目的，包括：
- 提高轉換率
- 與潛在客戶互動
- 安排通話和會議
- 管理專案
後續電子郵件格式
主題行
電子郵件的主題行是收件者開啟電子郵件之前在收件匣中看到的簡短文字行。這就是為什麼它需要簡潔且吸引人。
開幕
電子郵件的開頭是其第一部分。它有兩個組成部分：
- 問候語
- 第一段
電子郵件的問候語是對收件人稱呼的部分。將他們的名字與稱呼配對：
- 你好[姓名]
- 親愛的[姓名]
- 你好[姓名]
一般來說，僅以個人姓名開頭的電子郵件被認為是隨意的，或者在某些情況下被認為是粗魯的。當您不確定要使用什麼稱呼時，最好的選擇是堅持使用「親愛的」或「您好」。
接下來是一個簡短的介紹段落，可以是一兩句話。快速提醒收件者當前的主題，並讓他們有足夠的興趣閱讀接下來的文字。
身體
您可以在此提供有關後續行動的更多資訊。例如，您可以提醒潛在客戶為什麼您的報價很划算，或快速回顧一下您正在跟進的會議。
電腦輔助科技協會
號召性用語 (CTA) 是後續電子郵件的一部分，用於告訴收件人下一步該做什麼。以下是號召性用語的範例：
- 回我電話
- 如果您有興趣請告訴我
- 安排會議
- 確認任務已完成
閉幕式
您的電子郵件的結尾部分重申了您跟進的原因，並包含您的號召性用語。
請務必註明您的姓名以及收件人可能需要的任何聯絡資訊，例如您的電話號碼。
撰寫後續電子郵件：6 個提示和技巧
1確定目標（有明確的意圖）
後續電子郵件的作用是引起回覆。在寫電子郵件之前，請確定您希望得到的回覆是什麼。以下是一些範例：
- 安排通話或會議
- 購買產品或服務
- 回答問題
牢記目標後，您可以更輕鬆地撰寫後續電子郵件，清楚地傳達您的需求。
2撰寫引人注目的主題行
雖然主旨行不應該成為點擊誘餌，但它們需要吸引收件人的注意力並促使他們點擊。人們每天都會收到大量電子郵件，因此您的主題行需要足夠大聲，以避免迷失在噪音中。
一般來說，主題行應控制在 60 個字元或更少。
3在開場白中提供上下文
在後續電子郵件中，開頭行應快速告訴收件者您跟進的原因。請記住，人們每天都會收到大量電子郵件，因此您的收件者可以使用提醒。
4為資訊增加價值－這對他們有什麼好處？
您的後續電子郵件應提供收件者應回覆您的原因。例如，在潛在銷售線索的後續追蹤中，您可能會提到如果他們不在特定時間範圍內購買，他們就會錯過限時優惠。
5以號召性用語結束
號召性用語要明確而直接。避免迴避語言和不必要的細節或選項。例如，不要“有機會時隨時給我打電話或發電子郵件”，而是寫“請在您方便的時候儘早給我打電話”。使用清晰、直接的語言，收件者不太可能誤解您的訊息。
6在點擊發送之前校對
寫完後續電子郵件後，請仔細閱讀以確保其中不包含任何錯誤，例如拼字錯誤或不清楚的單字選擇。
後續電子郵件範例
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後續電子郵件常見問題解答
什麼是後續電子郵件？
後續電子郵件是在上次對話後發送的用於重新吸引某人的電子郵件。
後續電子郵件的目的是什麼？
後續電子郵件的目的是讓收件者重新註意到某個主題。這可能是繼續您之前開始的對話，提醒他們某個問題或請求，或詢問他們對您之前提交的內容（例如申請或面試）的答复。
我如何獲得後續電子郵件的回應？
以下是增加後續電子郵件得到回覆的可能性的兩種方法：
- 明確您的要求
- 告訴收件人為什麼回覆最符合他們的利益