關於如何給客戶寫一封跟進郵件的 10 個例子

寫給客戶的後續電子郵件可能具有挑戰性。 了解如何在發送提案後、報價後、未收到回復後或會議後向客戶撰寫後續電子郵件。

電子郵件是與客戶合作必不可少的溝通工具，但如果您沒有收到回复，會發生什麼？ 向客戶發送及時且禮貌的後續電子郵件可以重新建立聯繫，讓您的關係重回正軌。

在本關於如何向客戶撰寫後續電子郵件的指南中，我們提供了 10 個示例來向您展示如何做到這一點。 我們還提供了一些基於證據的提示，用於創建最有效的後續電子郵件，這些電子郵件（幾乎）可以保證得到您的回复。

為什麼要向客戶發送後續電子郵件？

給客戶的專業後續電子郵件可以作為溫和的提醒，讓您與現有或潛在客戶重新建立聯繫。

您可能希望向客戶發送後續電子郵件的原因有多種，包括：

• 報價後向客戶發送後續電子郵件
• 發送提案後給客戶的後續電子郵件
• 跟進郵件給客戶付款
• 跟進潛在客戶的電子郵件
• 會議後的電子郵件跟進
  

在理想情況下，不需要後續電子郵件。 然而，工作人員正沉浸在數字通信中，這意味著每天有數百萬封電子郵件被忽略。 YouGov 2015 年在美國進行的一項研究發現，普通成年人的收件箱中有 500 條未讀消息。

有些人在回復電子郵件方面比其他人做得更好。 研究發現，雖然 70% 的電子郵件會立即收到回复，但多達 30% 的電子郵件可能會在收件箱中無人回复。

紐約時報專欄作家和組織心理學家亞當格蘭特說，忽略工作電子郵件是不可接受的，但他說，這是可以理解的。 問題是我們大多數人沒有時間回复我們每天收到的數百封電子郵件。

解決方案？ 向客戶發送後續電子郵件。 它是讓事情重回正軌並推動業務向前發展的重要工具。

您應該何時跟進潛在客戶？

有兩種類型的後續電子郵件：有時間限制的和沒有時間限制的。

例如，如果您需要特定日期的示例，那麼您應該在需要時發送後續電子郵件。

如果沒有回复，您將無法計劃或取得進展，因此可以理解後續電子郵件。 在緊急情況下，您可能需要在同一天發送一封電子郵件——這很好。

如果您的電子郵件沒有時間限制，我們建議您在發送後續郵件之前等待兩到三個工作日。 我們在關於如何撰寫銷售跟進電子郵件的博文中更廣泛地介紹了這種方法。 我們中的許多人都有處理收件箱中未讀電子郵件的策略——例如在特定時間回复它們——而這種差距讓他們有時間回复。

在第一次接觸後三天的跟進確保你在他們的腦海中是新鮮的。 再早一點，你可能會顯得絕望。

您如何在不絕望的情況下跟進客戶？

《職業健康心理學雜誌》的研究人員說，如果您的電子郵件被忽略，它會產生焦慮感。 我們中的許多人可以個人認為缺乏回應，但我們不應該這樣做。

有人可能沒有回复您的電子郵件的原因有很多。 他們可能已經休假、生病，或者只是太忙了。 如果您有興趣了解更多信息，福布斯記者艾米·莫林 (Amy Morin) 對您的電子郵件為何總是得不到回復有一個有趣的見解。

你必須對你的信息的重要性有信心。 為確保您的電子郵件不會顯得絕望，您需要使用正確的語氣。 我們在下面的示例中對此進行了說明。 當然，您還需要在正確的時間發送。

Hubspot 說，在上午 10 點和下午 1 點發送的電子郵件的打開率最高，因此智能地處理電子郵件可以獲得最佳結果。 研究人員說，永遠不要在工作日之外發送電子郵件。

我們已經在上面解釋了為什麼您的電子郵件可能被遺漏了，但是您應該發送第二封後續電子郵件嗎？ 是的你應該。

但是怎麼做？ 讓我們仔細看看。

為客戶撰寫有效的後續電子郵件的 5 個技巧

1. 保持簡短：估計有 81% 的電子郵件是在移動設備上閱讀的，因此請保持簡短并快速切入主題。
2. 時機很重要： 在白天的正確時間發送，切勿在周末或下班後發送。 在發送後續電子郵件之前等待兩到三天（除非您需要盡快回复）。
3. 個性化：雖然電子郵件後續模板（例如下面提供的模板）是一個很好的起點，但您應該個性化您的電子郵件以建立更牢固的聯繫。
4. 包括時間安排：如果您需要回复，請明確說明日期和時間。 如果您向客戶索取信息，請準確告訴他們您需要什麼以及何時需要。 不要忘記告訴他們您將如何處理這些數據。
5. 著眼於未來：不回复無需解釋； 關注未來的關係。
   

這些提示為創建更好的後續電子郵件提供了一些常識性提示。 我們不會深入探討編寫專業電子郵件或特定方面的基礎知識，例如如何開始電子郵件或結束電子郵件的最佳方式，因為我們在之前的帖子中已經介紹過它們。

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給客戶的後續電子郵件樣本

在下一節中，我們向客戶提供了 10 個後續電子郵件示例，您可以在其中看到我們將其付諸實踐。

發送提案後給客戶的後續電子郵件示例

發送提案後，向客戶發送後續電子郵件是一種常見的禮貌，您應該始終保持這種禮貌。 建議在發送提案後兩三天左右向客戶發送關於提案的後續電子郵件。 但是，如果您的提交是有時間限制的，您可以在盡快發送提案後向客戶發送後續電子郵件）。

這是提案後發送給客戶的示例後續電子郵件。

報價後給客戶的後續電子郵件

報價後給客戶的後續電子郵件類似於上面的電子郵件示例。 儘管如此，它可能更多地關注工作成本，而不是內容或背景。 在某些情況下，您可能希望在發送報價後在發送給客戶的後續電子郵件中提供折扣或靈活的付款條件。

這是報價樣本後給客戶的後續電子郵件。

給客戶的付款跟進電子郵件

如果客戶或客戶未能結算發票，那麼您的首選應該是向客戶發送禮貌的後續電子郵件以進行付款。 某人未支付發票的原因可能有很多，因此我們建議您讓任何後續電子郵件保持清晰和直截了當。 您無需詳述，只需陳述您的要求，無需道歉。

沒有回復後給客戶的後續電子郵件

有時客戶可能會變得冷漠，無法回復電子郵件。 如何讓無響應的客戶做出響應的問題是具有挑戰性的。 每個客戶、個人和組織都是不同的，因此請在發送之前花時間將這封後續電子郵件個性化給沒有響應的客戶。

給潛在客戶的後續電子郵件示例

向潛在客戶發送後續電子郵件需要謹慎和敏感。 您希望客戶知道您是認真的，但您不想顯得絕望。 一切都是為了找到正確的語氣，這是我們之前寫過的。

這封發送給潛在客戶模板的後續電子郵件向尚未回复的人提供了一個簡單的提醒。

查看潛在客戶樣本的後續電子郵件。

會後給客戶的後續電子郵件

會後向客戶發送友好的後續電子郵件是標準的商業慣例。 會議後向客戶發送電子郵件的規則並不像這裡的其他一些示例那樣成熟。 如果您想建立在會議中建立的聯繫，您可以帶來一些個性。

這是您可以使用的會議後發送給客戶的後續電子郵件示例。

電話後給客戶的後續電子郵件

電話後給客戶的後續電子郵件類似於上面的電子郵件示例。 你已經和那個人談過了，所以這是關於提醒他們這種聯繫並推動進一步的聯繫。 在打電話後不久向客戶發送後續電子郵件至關重要。 在某些情況下，如果您認為有必要，在放下電話幾分鐘後發送電子郵件可能是合適的。

向客戶發送後續電子郵件以獲取文件

如果客戶已承諾向您發送一些信息但他們沒有，那麼向客戶發送一封有針對性的後續電子郵件以獲取文件應該可以為您提供所需的信息。 不要讓接受者感到尷尬或不安，所以要堅持事實並著眼於未來。

給老客戶的後續郵件

寫給老客戶的精心編寫和有針對性的後續電子郵件可以幫助重新建立與前客戶的關係。 與老客戶重新建立聯繫通常比找到新客戶更容易。

發送電子郵件不會有任何損失。 這是給老客戶的後續電子郵件示例。

給客戶的第二封後續電子郵件

如果您沒有收到對第一次跟進的回复，請考慮向客戶發送第二封跟進電子郵件。 此示例與上一個示例類似。 儘管如此，它仍然承認您已經與他們聯繫並等待回复。

給客戶的後續電子郵件模板

如果您遵循我們的最佳實踐和示例，向客戶寫一封後續電子郵件並不難。 本博文中介紹的 X 示例為您提供了一個框架，該框架應始終進行個性化以反映客戶和場合。 但是，還有一種更簡單的方法。 Flowrite 是一款由人工智能驅動的書寫工具，可將您的指令轉換為可隨時發送的個性化電子郵件和消息。 請參閱下面的示例，了解我們如何為通信的未來提供動力。

還在猶豫如何給客戶寫一封跟進郵件？ 我們希望不會。 下次您需要在報價後向客戶發送後續電子郵件、發送提案、會議、電話、未收到回复或付款、提案、文件時，請記住我們的示例或拿起 Flowrite 和使用我們的電子郵件模板為客戶撰寫後續郵件。