如何撰寫後續電子郵件 - 帶有示例和模板
已發表: 2022-03-22如果您的電子郵件被忽略，後續電子郵件可以幫助您重回正軌。 但是，在沒有收到回復後如何撰寫後續電子郵件可能會很棘手，因為您需要決定在後續電子郵件中說什麼以及如何措辭。
如果您正在努力尋找一種專業且禮貌的方式來提醒某人做出回應，請不要擔心。 在這個詳細的指南中，我們描述瞭如何在沒有回復後編寫後續電子郵件，並提供一些您可以使用的實際示例。 最後，我們將向您介紹我們的跟進電子郵件模板，該模板可讓您在保持禮貌的同時比以往更快地跟進電子郵件。
什麼是跟進電子郵件？
後續電子郵件是發送給您之前已經聯繫過一次的收件人的電子郵件。
您可能想要發送後續電子郵件的原因有很多，包括：
- 提醒收件人注意以前發送的電子郵件
- 請求信息、回复或響應
- 提醒某人重要的時間或日期（例如，對於事件）
後續電子郵件的目的是提醒或提示您之前發送的電子郵件。 這不是發起對話，而是重振對話並產生回應。
最有效的後續郵件是簡短、溫馨、專業且（最重要的是）中肯的郵件。
不要浪費時間或言語； 專家建議：美國研究團隊分析了超過 20 億封電子郵件，發現讀者傾向於瀏覽過長的電子郵件。
雖然他們發現一半 (50%) 的電子郵件會在一小時內收到回复，但其他電子郵件可能會被留下很長時間。 最嚴重的罪犯？ 老年人需要最長的時間來回復和寫最長的電子郵件。
研究人員還發現，在工作日上午發送的電子郵件最有可能收到回复。 然而，那些在下午和周末發送的郵件不太可能收到回复。 為什麼？ 研究人員可能已經找到了答案……
為什麼人們不回復電子郵件？
有沒有想過為什麼人們不立即回复您的電子郵件？
研究人員說，我們收到了很多電子郵件，以至於我們對它們進行“分類”。 這包括快速檢查它們，然後將它們推遲到可以適當處理的時間。
收件人可以標記或標記電子郵件，將它們歸檔或簡單地將它們留在收件箱中未打開。 員工將多達 28% 的時間用於閱讀和回復電子郵件，因此我們制定了加快流程的策略是可以理解的。 學者們發現，我們中有 16% 的人每天至少推遲一次回復電子郵件。
我們忽略了哪些類型的電子郵件？ “在處理涉及回复、仔細閱讀或點擊鏈接和附件的電子郵件時，用戶更有可能推遲發送電子郵件，”作者說。
關鍵的學習點是：如果您的電子郵件已送達，則它已被看到。
該研究的研究人員確定了電子郵件被忽略的五個核心原因：
- 處理電子郵件所涉及的時間或精力
- 發件人的身份；
- 線程上的收件人數量
- 用戶的工作量和上下文
- 電子郵件的緊迫性
在草擬回復之前，請嘗試了解收件人面臨的這些壓力。 例如，發送後續電子郵件（無論多麼禮貌）會給收件人帶來額外的壓力，Adaira Landry 和 Resa E. Lewiss 在哈佛商業評論中寫道。
完美的跟進電子郵件格式
因此，我們探討了您可能需要發送後續電子郵件的原因（以及您可能尚未收到回复的原因）。 是時候詳細了解如何起草後續電子郵件了。
- 電子郵件主題
- 問候
- 身體
- 結束
- 簽字/簽字
我們已經在之前的博客文章中介紹瞭如何創建專業的業務查詢電子郵件，因此我們將遵循我們的建議並保持本節的重點。
主題行
哈佛商業評論中的麗貝卡·扎克建議，保持主題行簡短、甜美和簡單是必不可少的。 她建議 47% 的電子郵件會因為糟糕的主題行而被丟棄。 不要犯那個錯誤！
您應該轉發原始電子郵件嗎？ 我們建議你不要。
問候
在專業領域，注重形式。 這意味著始終使用專業的問候語，除非您與收件人有名字關係。 想學習如何專業而充分地開始電子郵件嗎？ 查看我們關於如何開始發送電子郵件的功能。
身體
提醒電子郵件是提高對您之前發送的電子郵件的認識的一種快速而正式的方式。
您需要在電子郵件的開頭提供一些背景信息，我們將在我們的部分中介紹如何啟動後續電子郵件。
我們假設上一封電子郵件包含您希望收件人看到的重要信息。
有幾種方法可以解決這個問題：
- 轉發原始電子郵件（請參閱上面為什麼這不是一個好主意的原因）
- 提供初始電子郵件（作為附件，或粘貼在您的後續電子郵件下方）
- 提供關鍵點的提醒（例如會議細節）
- 提供指向基本信息的外部鏈接（活動網站或邀請）
如何中繼電子郵件或信息的選擇取決於您。 你如何選擇這樣做將影響你的電子郵件的結構、重點和長度。
結束
您已經禮貌地請求回复，但您也應該讓對方知道您將如何使用這些信息以及如果沒有回复，您將如何處理。
例如，如果您要求他們參加會議，您會通過電話與他們聯繫，還是這是您將收到的最後一封信？
在另一個示例中，例如，如果您要求某人回復發票請求，如果您沒有收到回复，您會採取進一步的行動嗎？
讓您的讀者對您的下一步沒有困惑。
簽字/簽字
禮貌和專業的簽字是必不可少的。 不知道如何正確結束電子郵件？ 請閱讀我們關於如何結束電子郵件的指南。
如何開始跟進電子郵件
開頭的短語可以說是電子郵件中最重要的部分之一。 那麼讓我們看看一些最常見的電子郵件打開器，看看它們是否合適：
正式的電子郵件介紹行：
- 我想跟進我之前的電子郵件。
- 我想跟進我的會議請求。
這些是聽起來很正式的方法。 我們在這裡假設您不認識此人並且正在專業背景下寫作。 這些是適用於所有上下文的標準行（電子郵件回复提醒、會議提醒等）。
非正式電子郵件介紹行：
- 我想追...
- 我只是追...
這些是不太正式的方法，建議您認識要寫信的人。 在聯繫您從未見過或交談過的人時，我們會告誡不要使用這些。
包含電子郵件時合適的介紹性行：
- 我正在跟進下面的電子郵件。
- 我正在跟進我之前的電子郵件。
這些示例適用於在您提供原始通信後請求回复，方法是轉發回复、將其粘貼到新電子郵件下方或作為附件。 為您的後續郵件尋找更有創意的電子郵件開頭句子？ 您會在我們的 100 條最佳電子郵件開場行中找到另外 10 個示例。
如何撰寫後續電子郵件主題行
如何編寫能夠獲得結果的後續電子郵件主題行具有挑戰性。 如果我們遵循之前的建議，我們應該（在可能的情況下）將其包含在五個字以下。 原因是 56% 的電子郵件是在手機上閱讀的，字數越少越好。
您可以明確說明您的請求，也可以不明確說明。 以下是一些後續電子郵件主題行示例：
- 跟進：在 XXX 上發送的電子郵件——這是一封嚴肅電子郵件的超級正式主題行。
- 需要回复：電子郵件已發送 XXX
再次，嚴肅電子郵件的嚴肅主題行。
- 提醒註冊XXX – 這是針對活動的禮貌電子郵件提醒。
- 很高興收到您的來信——這是一種輕鬆且非正式的方法，您只能與您認識的人一起使用。
- 網絡事件提醒... 關於事件的另一個禮貌的後續行動。
- 感謝我們的會面——這是跟進您已經認識的人的另一種方式。 你不是要求回應，而是建立聯繫。
在決定後續電子郵件的主題標題時，不要使用您之前使用的標題。 收件人錯過（或忽略）您之前的電子郵件可能是有原因的。 再次發送相同的主題行可能會導致它再次被忽略。
發送後續電子郵件可能會很尷尬，但要避免在後續電子郵件的主題標題中搞笑。 有些人可能不會分享你的幽默感，甚至覺得它令人反感。
一些糟糕的跟進電子郵件主題示例包括：
- 你為什麼不回應？
- 你收到我最後一封郵件了嗎？
- 我在等待你的答复…
- 我知道你很忙，但是……
- 只需檢查...
何時發送後續電子郵件？
在我們描述如何撰寫後續電子郵件之前，您應該多久發送一封後續電子郵件？
一個重要的考慮因素是電子郵件響應是否具有時間敏感性。 舉個例子； 您正在邀請某人參加活動。 您可能有一個答复的最後期限。 在這種情況下，您可能需要快速發送一封禮貌的後續電子郵件，這是可以接受的。
如果您在專業上認識此人，那麼在跟進電子郵件時您將擁有更大的自由。 您可以選擇快速發送專業請求，但要知道這不會損害您的聲譽或關係。
假設您要向從未見過或沒有專業關係的人發送後續郵件。 在這種情況下，我們建議等待大約五天（一個工作週）。
雖然等待回复可能會令人沮喪，但請考慮一下我們對電子郵件分類的了解並耐心等待。
跟進電子郵件樣本
我們提供瞭如何跟進電子郵件的框架； 現在，是時候將其付諸實踐了。 在這裡，我們將舉例說明如何創建禮貌的跟進電子郵件、溫和的跟進電子郵件以及更正式的回復請求。
這些示例說明了最佳實踐，但應作為您溝通的基礎。 如果您難以找到合適的詞語，Flowrite 可以幫助您創建禮貌和專業的電子郵件，確保每次都能得到及時回复。
禮貌的跟進電子郵件樣本
這是一個禮貌的後續電子郵件示例，您可以在未收到回復後發送。 在決定如何礼貌地跟進電子郵件時，請考慮該人並了解他們可能沒有閱讀您的電子郵件的原因。 在這個禮貌的後續電子郵件示例中，我們已經承認了為什麼有人可能沒有回復電子郵件——“我知道你很忙”。
無回復後跟進電子郵件樣本
以下是未收到回復後發送的後續電子郵件示例。 它不會拐彎抹角，而是直截了當。 這封電子郵件不是發給您認識的人，而是一個通用的電子郵件地址或未命名的收件人。
溫和的跟進電子郵件樣本
如果您正在尋找一個溫和的後續電子郵件樣本，這裡有一個。 這比以前的正式得多。
後續電子郵件模板 – Flowrite 方式
Flowrite 是一種人工智能寫作工具，可以將簡短的指令轉化為可以發送的電子郵件和信息。 但是，對於沒有回復後的後續郵件等電子郵件，它可以為您編寫整封電子郵件。 請查看下面的示例，了解如何通過單擊按鈕來跟進電子郵件，感謝我們的跟進電子郵件模板。
閱讀博客文章後，您是否對如何跟進電子郵件更有信心？ 我們希望如此。 下次您需要在未收到回復後編寫後續電子郵件時，只需記住我們在本指南中介紹的最佳實踐或轉到我們的後續電子郵件示例。 更好的是，試試 Flowrite 和我們的後續電子郵件模板。