從問候到結束：如何撰寫有效的正式電子郵件

在大多數情況下，專業電子郵件是正式電子郵件。正式電子郵件是專業人士或學者之間的電子郵件，其中包含與其工作相關的資訊。正式電子郵件使用專業語言並遵循特定的正式電子郵件格式。

什麼是正式電子郵件？

正式電子郵件是使用專業語言並傳達專業或學術訊息的電子郵件。

隨著時間的推移，您可能會與同事或同學相處得更加融洽，可以發送更多隨意的電子郵件。這取決於您與他們的關係以及您的行業、領域或公司的文化。在大多數情況下，發送給新聯絡人、高層和組織外部個人的電子郵件都是正式電子郵件。

何時寫正式電子郵件

正式電子郵件用於以下情況：

• 業務查詢
• 辭職
• 工作機會
• 推銷宣傳
• 終止
• 道歉
• 專業介紹
• 專業和學術討論
• 後續行動

正式電子郵件的架構如何？

正式電子郵件格式是您在發送和接收的幾乎所有正式電子郵件中都會遇到的一致結構。儘管不同的電子郵件可能存在細微差別，但標準的正式電子郵件格式包括以下元素：

• 主題行
• 稱呼
• 身體
• 閉幕式
• 簽名

撰寫正式電子郵件的 6 個步驟

1寫一個直接的主題行

強而有力的主題行可以吸引收件者的注意力，讓他們想閱讀更多內容。對於正式電子郵件，主題行準確說明電子郵件的主題以及任何相關詳細信息，例如日期、時間或需求。例如，要求安排通話的電子郵件的主題行可能如下所示：

• 這個星期四你有十五分鐘的時間打電話嗎？

2向收件人致意並致辭

透過正確稱呼收件者來開始您的電子郵件。如果您只稱呼一個人，請使用他們的全名或帶有適當敬語的姓氏。如果您要向一群人發送電子郵件，請使用「親愛的團隊」等問候語。

由於專業的語氣是任何正式電子郵件的關鍵，因此請堅持使用專業的問候語。適當的正式電子郵件問候語包括以下內容：

• 親愛的
• 你好
• 你好

3明確你的觀點

在電子郵件的開頭段落中，明確說明您的目的。例如，如果您要查詢職位列表，請在前幾行中提及該職位以及您找到職位列表的位置。如果是辭職電子郵件，請在第一段中明確說明。

4保持簡潔

注意每封電子郵件中的一個主題。透過這樣做，您可以減少收件者產生任何誤解的可能性。

5保持專業的語氣

在正式電子郵件中，始終使用專業的語氣。避免隨意的語言、連續的句子和不標準的語法。

6以專業的結束語結束

就像您以專業的問候開始正式的電子郵件一樣，也以專業的結束語結束您的電子郵件。其中包括以下簽名：

• 真摯地
• 此致
• 最好的
• 謝謝

結束語後附上您的專業簽名：這可以是您的姓名、職位和聯絡訊息，也可以是包含您的社群媒體連結、公司商標和勵志名言的簽名區塊。大多數電子郵件簽名介於兩者之間；重點是向收件人提供他們制定回覆所需的所有資訊。

正式電子郵件不應包含哪些內容

當您撰寫正式電子郵件時，請避免使用任何可能令人困惑的語言或術語，例如行業術語（如果收件人不在您的工作領域）。

其他需要避免的事情包括：

• 暱稱
• 非正式的問候（「嘿」、「怎麼樣」等）
• 表情符號
• 間接措辭
• 俚語
• 密碼和帳號等敏感資訊（電子郵件不是安全的通訊方式）

當然，也要避免拼字和文法錯誤。這就是為什麼在發送之前校對每封電子郵件如此重要的原因——一個簡單的拼字錯誤可能會破壞您的訊息。

正式電子郵件範例

親愛的漢德勒先生，

非常感謝您昨天接受我們的訪問。感謝您抽出時間與我會面，讓我清楚了解 Keyloxxi 的日常運作。

我希望您能考慮我擔任這個職位。憑藉我在網路安全方面的背景，我知道我非常適合 Keyloxxi。如果您對我有任何後續問題，請隨時與我聯繫。

最佳，納塔利婭·科多內 (555) 555-5555

你好團隊，

我決定辭去財務長的職務。這不是一個容易做出的選擇，但在這個時候，我需要優先考慮我的健康和福祉。

我們尚未確定我的繼任者，但請放心，搜尋工作正在進行中。一旦候選人被選中，您將是第一個知道的人。

感謝你們成為一個如此優秀的團隊。過去的十年非常棒，我期待看到公司的下一步發展。

此致， 法蘭西斯‧塞德霍姆

需要協助開始您的正式電子郵件嗎？您可以使用語法提示產生任何類型的電子郵件。試著使用「寫一封引人入勝的介紹電子郵件」或「分享公司動態」等提示。 Grammarly 可以幫助您編寫可自訂的電子郵件，以便您發送完美的訊息。

正式電子郵件常見問題解答

什麼是正式電子郵件？

正式電子郵件是專業人士或學者之間的電子郵件，其中包含與其工作相關的資訊。正式電子郵件應直接、簡潔並使用正式語言。他們應該避免使用非正式語言、俚語和行話。

正式電子郵件應該要多長？

一般來說，正式的電子郵件不應超過 200 字。

正式電子郵件應該包含哪些內容？

• 直接的主題行
• 適當的稱呼
• 一兩個簡潔、重點突出的正文段落
• 禮貌的結束語
• 簽名