關於如何發送正式電子郵件的 6 個示例

正式電子郵件在我們的業務、職業和個人生活中清晰無誤地傳達信息方面發揮著至關重要的作用。 因此，無論您是在詢問機會、邀請某人參加活動還是辭職，知道如何寫一封正式的電子郵件都是您需要了解的基本技能。

在本關於如何編寫正式電子郵件的指南中，我們將過程分解為簡單的步驟。 然後，我們描述了理想的正式電子郵件格式，並提供了一系列正式電子郵件示例，您可以將其用作通信的基礎。

什麼是正式電子郵件？

正式電子郵件是您發送給您不認識的人（或一群人）的電子郵件，或者是您發送給處於權威地位的人（例如您的老闆）的重要電子郵件。

寫一封正式的電子郵件類似於寫一封正式的信函，具有相同的結構、稱呼和簽字。 它們沒有拼寫和語法錯誤，有明確的目的計劃和編寫。

正式的電子郵件禮貌、專業並且直截了當。 他們 100% 專注於結果，不留任何錯誤或誤解的餘地。

正式電子郵件的一些示例包括：

• 向不認識的專業人士介紹自己
• 投訴
• 辭職
• 道歉

您可能會問，為什麼在數字世界中，我們仍然需要正式的電子郵件？

許多組織和個人確實已經轉向不太正式的溝通方式。 然而，美國研究人員發現這可能會導致工作場所出現問題，從而導致他們所說的“不文明行為”的風險越來越大。 他們說，個人進行正式、禮貌和尊重交流的組織不太可能發生衝突。

正式的電子郵件有一些有影響力的朋友。 簡明英語運動自 1979 年以來一直呼籲明確溝通。“請記住，如果你過於正式，人們不太可能被冒犯，但如果你過於非正式，有些人可能會認為你是無禮的，”他們建議。

解決方案？ “永遠為讀者著想。”

我們同意。 如果你認識你要寫信的人，那麼你就可以更隨意地寫信。 如果您不知道您發送的人或信息很重要，請保持正式。

我們之前寫過關於專業溝通的重要性。 要了解更多信息，請查看我們關於如何撰寫專業電子郵件的指南。

為什麼要寫一封正式的電子郵件？

美國心理學會的研究人員發現：“人們傾向於相信他們通過電子郵件進行交流的效率比實際要高。” 在 2005 年的一項研究中，他們進行了一系列實驗並得出結論，很難通過電子郵件傳達情感和語氣。

原因？ 由於我們自己的“自我中心主義”，我們無法將自己從自己的觀點中分離出來並看到別人的觀點。

簡而言之，如果我們在電子郵件中過於友好或非正式，很容易產生誤解。 語氣也可能不適合傳達重要信息。

正式的電子郵件消除了誤解和虛假陳述的可能性。 這一切都是為了遵守正確的商務電子郵件禮儀。

正式的電子郵件有明確的目的，並尊重讀者。 它以跨越國界和文化的標準方式編寫。

有影響力的福布斯專欄作家本傑明·萊克說，撰寫正式的電子郵件可以使企業中的任何人受益，包括領導者。 電子郵件應該尊重情感並以同理心傳遞。 最重要的是，您的電子郵件中說了很多關於您的“個人品牌”的信息。 你想被怎樣看待？

一封寫得很好的正式電子郵件是禮貌和專業的，這兩個強大的品牌屬性將改善您的品牌並增加業務成功。

正式的電子郵件格式

創建出色的正式電子郵件非常簡單。 完美的正式商務電子郵件格式只有五個部分：

1. 主題
2. 問候
3. 開場線和身體
4. 結束
5. 登出

每封信函都遵循相同的正式電子郵件結構，這意味著一旦您掌握了它，就永遠不需要更改。

正式的電子郵件主題行

在商業中，時間就是金錢，所以要簡短。

您的主題行應該簡短易懂。 準確地告訴你的讀者信息中的內容。 理想的正式電子郵件主題行是幾個詞：例如“請假請求”、“會議請求”或“客戶投訴”。

正式的電子郵件主題行也不應該試圖過於友好或有趣。

如何開始一封正式的電子郵件

開始一封電子郵件的正式方式是使用“親愛的”。

如果你認識這個人，這可能會顯得過時或奇怪，但它是關於遵循我們幾代人用來正式交流的一些既定規則。 Dear 是一種正式的電子郵件稱呼，至今仍在使用。

如果您知道對方的性別，您可以使用所謂的尊稱——先生、夫人等——但如果您有全名，我們建議您直接使用全名。 這個建議似乎與一些較早的正式寫作指南相矛盾，但它反映了社會更廣泛的變化。

如果您想知道如何不打開正式電子郵件，請避免使用“尊敬的先生/女士”或聽起來很悶的集體術語，例如“可能涉及的對象”。

沒有名字的正式電子郵件問候

假設您擔心如何在不知道姓名的情況下寫一封正式的電子郵件。 在這種情況下，您可以使用“Dear Sir/Madam”作為合適的替代品。 如果您不知道如何向公司發送正式電子郵件，這種方法也很實用。

在決定如何向多個收件人發送正式電子郵件時，您有多種選擇。 例如，您可以向團隊（“Dear team”）、集體（“Dear all”、“Dear Colleagues”）或活動（“Greetings”）致辭。

您可以查看我們的指南，了解如何開始發送電子郵件。

正式的電子郵件開場白

沒有標準的正式電子郵件打開方式。 相反，您必須決定適合溝通和上下文的內容。

如果您不認識要寫信的人（或組織），請先自我介紹一下。 但是，如果您認識此人，則無需執行此操作，可以直接進入您的信息內容。

我們在下面提供了幾個正式的電子郵件開頭句子的示例。 如果您需要更多電子郵件介紹靈感，請閱讀我們關於最佳電子郵件開頭行的文章。

我們建議不要在正式電子郵件中使用諸如“我希望你做得很好”之類的空話。 這樣的短語是陳詞濫調，不會給消息添加任何內容，您應該避免使用它們。

正式的電子郵件正文

因此，您已經聘請了收件人並介紹了自己（如果需要），現在是時候進入正題了。

我們在下面提供了一些示例，但正式的電子郵件通信應遵循金字塔原則。 由麥肯錫的一位高管開發的金字塔原則指出，您應該首先從答案開始，並構建其下方的信息以支持您的論點。

在正式的電子郵件中，收件人會想知道郵件是關於什麼的，以及他們為什麼要關心它。 所以，告訴他們！

您可以在下面看到我們如何處理幾個示例的一些示例。 我們還說明瞭如何結束正式電子郵件，包括常見的正式電子郵件結束語。

正式的電子郵件簽字

正式的電子郵件結尾使用特定的結尾（或告別詞來為其提供正式名稱）。 讀者將熟悉（並期望）結束電子郵件的正式方式。

在大多數情況下，如果您知道要寫信的人的姓名，您將使用以“Yours sincerely”結尾的正式電子郵件。

如果您不這樣做（例如，或者正在給一群人寫信），您通常會在一封正式的電子郵件中以“您的忠實”結尾。

但是，正式結束電子郵件的方式有所變化。 可接受的正式結尾的示例包括“真誠”、“問候”和“懷著最美好的祝愿”。

結束正式電子郵件的最佳方式取決於個人、上下文以及您所交流的內容。 在大多數情況下，我們建議堅持使用“Yours sincerely”或“yours sincerely”。

你還在為尋找合適的結局而苦惱嗎？ 請參閱我們關於如何結束電子郵件的深入指南。

正式的電子郵件示例

為了說明上述幾點，我們為您可能遇到的情況創建了一系列正式的電子郵件寫作示例。

雖然查看正式電子郵件的示例可能會有所幫助，但我們不建議您剪切和粘貼這些並自己使用它們。 您應該根據您的具體情況定制每封正式電子郵件。 相反，在創建自己的電子郵件或使用 Flowrite 為您編寫電子郵件之前，請將這些用作增加理解的基本指南。

正式介紹郵件

您可能想正式介紹自己有幾個原因。 例如，您可能會詢問職位空缺、研究機會或聯繫您想尋求建議的人。 如果您正在為如何通過電子郵件正式介紹自己而苦苦掙扎，那麼這個適合您。

查看下面的正式介紹電子郵件示例以獲取示例。

正式的感謝電子郵件

在出色的服務或支持之後，表示感謝是有禮貌的，但如何在正式的電子郵件中表示感謝？

在這個 正式的感謝電子郵件樣本，我們演示瞭如何構建可以在組織內部和外部與其他客戶或客戶共享的個人和積極的回复。

正式辭職郵件

辭職時，發送正式的辭職電子郵件至關重要。 辭職不僅通知您的雇主您要離開，而且還可以作為您辭職日期的證明。

正式的電子郵件辭職可能很短——在某些情況下，只有一行。 但是，正如您將在這份正式的辭職電子郵件樣本中看到的那樣，我們已經花時間向我們的雇主表示感謝。

活動的正式邀請電子郵件

這是發送給一組同事的正式邀請電子郵件示例。 每封正式邀請電子郵件都應包含明確的主題行、有關活動的所有詳細信息（包括日期、時間和地點），以及人們如何回复。

這是商務晚間活動的正式邀請電子郵件。

正式投訴電子郵件

如果您收到糟糕的服務或對產品感到失望，正式的投訴電子郵件可以提高您對問題的認識。 在正式的電子郵件中，陳述事實很重要，但要避免過於情緒化。

這是正式投訴電子郵件的示例。

正式的道歉郵件

撰寫正式的道歉電子郵件可能具有挑戰性，但承認錯誤對於限制損害和恢復關係至關重要。

這是來自一家公司的直截了當的正式道歉電子郵件樣本，用於處理提出投訴的客戶。

想寫出更好的正式電子郵件嗎？ 試試 Flowrite

如果您遵循我們的流程，編寫正式的電子郵件很簡單。 此博客文章中包含的正式電子郵件模板應提供指南，但應始終進行調整和更新以反映您的具體情況。 但是，還有一種更簡單的方法。 Flowrite 是一種人工智能寫作工具，可以將簡短的指令轉化為可以發送的電子郵件和信息。 如果您仍在為編寫正式電子郵件而苦苦尋找合適的詞，Flowrite 可以幫助您入門並提供一些靈感——甚至只需單擊一個按鈕即可為您編寫整封電子郵件。 從下面的示例中可以看出，只需單擊一下按鈕即可。

您是否還在想如何發送正式的電子郵件？ 我們希望不會。 下次你寫一封正式的電子郵件時，只要記住這些例子，你就可以自信地交流。