正式與非正式寫作：完整指南

你不會在財務報告中使用街頭俚語，也不會在與朋友外出時使用工作術語。這就是正式寫作與非正式寫作的意義所在：根據不同的情況調整你的語言。下面，我們討論調整寫作風格以適應環境和受眾，以便在任何場合進行更有效的電子郵件通訊和更強的寫作。

正式寫作與非正式寫作：有什麼不同？

正式和非正式寫作是嚴肅或隨意語言的兩種不同語氣。一般來說，正式寫作用於嚴肅的話題和你不太了解的讀者，這就是為什麼它在商業和新聞領域很常見。相較之下，非正式寫作更加輕鬆，用於與朋友寫作或與任何熟悉的人輕鬆交談。

與整體語氣類似，正式和非正式寫作取決於您使用的語言。諸如此類的事情：

選詞

• 正式：請從簡報中刪除該投影片。
• 非正式：讓我們失去幻燈片#23。

標點

• 正式：感謝您的幫忙。
• 非正式：感謝您的幫忙！

句法

• 正式：你完成月度報告了嗎？
• 非正式：月度報告準備好了嗎？

使用俚語或表情符號

• 正式：我開會要遲到了。我很快就會到。
• 非正式：抱歉我開會遲到了。 OMW（正在路上）

儘管上下文對於決定使用正式還是非正式寫作很重要，但訊息本身可以根據您的寫作選擇以任何風格編寫。這就是為什麼了解其中的差異至關重要，這樣你就不會在錯誤的情況下寫得太正式或太非正式。

什麼是正式寫作？

正式寫作是直接、徹底和尊重的。它用於重要事務，例如商業、新聞、法律事務、醫療診斷和學術寫作。正式寫作用於表達對某個主題或讀者的尊重，這就是為什麼在與陌生人交談時經常使用它。例如，在網上申請工作或完成業務交易時，正式電子郵件很常見。

您可以識別正式寫作，因為它聽起來很“官方”，使用事物的專有名稱並避免使用俚語。正式寫作也有意做到徹底，不使用捷徑，例如縮寫，有時甚至是代名詞。

正式寫作常被批評為平淡、生硬、單字長、句子長。但這不是一個要求；正式寫作注重清晰度和準確性。如果您可以正式寫作並保持訊息簡短，您的讀者會很高興。

正式寫作技巧

• 專有名詞（包括技術和行業特定的工作術語）
• 沒有俚語、慣語或口語
• 沒有驚嘆號
• 無宮縮
• 最小代名詞
• 更長、更複雜的句子
• 讀者受到尊重
• 詳細闡述和完整描述；沒有歧義
• 強調正確的拼字和文法
• 個人感受和觀點保持在最低限度－只講事實！

何時使用正式寫作

• 商務溝通（包括工作申請）
• 學術寫作（包括學校申請）
• 新聞學
• 法律事務
• 寫信給不認識的人（例如冷郵件）

什麼是非正式寫作？

非正式寫作是隨性的、輕鬆的、對話式的。它用於與朋友或熟悉的人交流，但也可以用來影響這種關係，就像說服性寫作或廣告一樣。

非正式寫作模仿朋友面對面交談的方式，利用俚語、縮寫和縮寫等語言溝通工具，以及習慣用語和口語（例如，吠叫錯誤的樹）。

主題還可以包括個人觀點或情感，這兩者在正式寫作中都可能不合適。

與正式寫作不同，非正式寫作可以自由地更具創造性和表現力。歡迎獨特的個人風格，並且對偏離主題的限制較少。表情符號和網路俚語在非正式寫作中很常見，但在正式寫作中不鼓勵使用，因為它們有損嚴肅的語氣。

非正式寫作技巧

• 俚語、慣用語和口語
• 驚嘆號，甚至多個驚嘆號 (!!!)
• 縮寫形式可以自由使用
• 代名詞可以自由使用
• 表情符號可以自由使用
• 水流可能會蜿蜒或沿著切線偏離
• 主題的描述可以是詳盡的，也可以是模糊的，由作者選擇
• 拼字和文法不是優先考慮的事情

何時使用非正式寫作

• 與朋友的電子郵件和簡訊
• 與友善的同事進行與工作無關的交流；查看在工作電子郵件中使用表情符號的可接受案例範例
• 文案寫作要顯得友好
• 帶有對話音的個人論文

正式寫作與非正式寫作的例子

正式寫作範例

敬啟者，

我希望這封電子郵件能讓您滿意。我寫信申請貴公司網站上列出的銷售助理職位。我的經驗包括在當地一家商店工作了 10 年，首先擔任收銀員，後來擔任樓層銷售代表。在那裡，我的銷售記錄超過了所有同事。

雖然我沒有銷售智慧型手機的經驗，但我相信我的銷售技巧可以過渡到你們的產品，因為我對我自己的智慧型手機非常熟悉，這是我在你們商店購買的。隨函附上我的履歷，感謝您的寶貴時間。

真摯地，

– 奧馬爾

非正式寫作範例

嘿傻瓜，

這是我新電子郵件中的你兄弟。幫我一個忙，請你的老闆僱用我。如果有必要的話求他吧！我會非常擅長這份工作。你知道，當我們還是小孩的時候，我在爸爸媽媽的商店裡賣的東西比你多。我就是為此而生，我總是拿著手機！我可以在睡夢中賣掉這些智慧型手機！來吧，給我一個堅實的。

- 如果

選擇最佳商務寫作語氣的技巧

1理解上下文

當涉及嚴肅的事情時，即作為官方活動的儀式問題，正式寫作是最好的。非正式寫作通常用於友善的對話和輕鬆的話題。使用正式的文字來描述線上影片似乎不合適，就像使用非正式的文字來描述醫療程序是不合適的一樣。

2了解觀眾

觀眾應該決定是否使用正式或非正式的寫作：你越了解某人，使用非正式的寫作就越容易被接受。因此，雖然大多數工作文件應該正式書寫，但如果您是該同事的朋友，您仍然可以在商務交流中使用俚語和表情符號。

3如果需要協助，請使用工具

為正確的情況選擇正確的語氣並不總是那麼容易，特別是如果您不是熟練的作家。監控你的單字選擇和句子結構以及你對縮寫和俚語的使用需要追蹤很多，更不用說注意正確的拼字和文法了。為了提供幫助，Grammarly 的語氣建議功能可以評估正式程度並建議單字或短語來改進它。寫作仍然是您自己的，但它得到了專家人工智慧寫作合作夥伴的建議的支持。

正式與非正式寫作常見問題解答

正式和非正式的寫作風格有什麼不同？

正式寫作避免了非正式寫作中的隨意溝通形式：俚語、縮寫、表情符號、感嘆號，有時甚至是代名詞。正式寫作也更加具體和詳細，並且句子較長，而非正式寫作則限制較少，可以更具創造性。

你什麼時候使用正式或非正式寫作？

正式寫作適用於大多數專業和學術場合，以及寫信給不熟悉的人。換句話說，當需要一定程度的尊重時，正式寫作是最好的。非正式寫作用於更隨意的對話，例如與朋友的簡訊或電子郵件。

你怎麼知道你的寫作是太正式還是太非正式？

較長、充滿細節的技術句子給人一種正式的感覺。包含俚語和對話語氣的寫作可以被視為非正式的。如果您想要一種更精確的方法來衡量正式程度以確保達到目標，您可以使用 Grammarly 語氣建議進行專家評估。