風格指南如何幫助您的團隊保持專業

經營小型企業或團隊可以獲得巨大的回報。您享有彈性，沒有官僚作風，可以獨立於大型母公司做出決策。您可以精心打造您的產品或個人化您的服務，因為您知道每位客戶都很重要。代價是小團隊並不總是有時間、人員或預算來監督和改進業務的各個方面（包括溝通）。風格指南可以幫助小型團隊向客戶傳遞清晰、一致的訊息。

如果執行得當，風格指南可以充當公司在內部和外部保持一致形象的指南針。不知道從哪裡開始？以下是您需要了解的有關風格指南的所有信息，以及如何為您的公司創建和實施風格指南。

什麼是風格指南？

風格指南是包含公司書面溝通規則和指南的文件。該指南包含多種類型的規則，包括語音、語氣、風格等。假設您的團隊成員想要建立和發佈內容。風格指南可協助他們在與業務相關人員溝通時保持一致的聲音。

為什麼您的企業需要風格指南？

將風格指南視為您的團隊在所有面向客戶的溝通中可以依賴的北極星。

風格指南可以幫助您的業務保持一致，這是關鍵，原因有幾個。結構良好的風格指南可以幫助您在競爭中脫穎而出，統一的聲音可以幫助客戶感覺到他們了解您的業務。當員工保持一致且一致時，客戶每次都會知道對您的業務有何期望。

風格指南對於與自由工作者或第三方機構合作的小型團隊也很有用。風格指南可幫助自由工作者和承包商熟悉您的寫作風格，以創建無縫內容，從而節省您寶貴的編輯時間。了解團隊如何將編輯時間比以前的同儕審查流程減少高達 66% 。

風格指南應包含哪些元素？

創建有效的風格指南需要特定的元素。每個風格指南要想成功都需要包含以下七個關鍵要素。

1全公司範圍內的訪問

一個常見的誤解是風格指南僅適用於行銷或寫作團隊。不完全是——風格指南應該在全公司範圍內共享。在一個小團隊中，每個人都在業務中發揮著至關重要的作用，包括彼此之間以及與客戶的溝通，因此整個團隊能夠存取並理解規則和準則非常重要。領導者應該鼓勵他們的團隊使用風格指南，解釋其重要性，並分享在哪裡可以找到文件（即共用文件磁碟機、Google 文件等）。圍繞風格指南召集您的團隊，將其作為為您的企業寫作時激發信心的工具。

2語法規則

即使是最專業的作家有時也會犯文法錯誤。使用非常簡潔的段落來引導作者了解您的企業認為正確使用的語法規則。無論您使用《美聯社風格手冊》還是《芝加哥風格手冊》，都應在所選手冊的基礎知識中包含三到四頁。這可以包括經常被誤用的詞語之間的差異，例如“影響”和“效果”、“誰”和“誰”、“壞”和“壞”、“太”和“到”等等。

3標點符號

標點符號規則可能因風格而異。例如，不同的公司可能會使用帶有或不帶有連字符的複合詞，並且可以透過幾種正確的方式來實現日期的標記。不同的人和公司都有自己的風格，因此風格指南是建立標準的好地方。確保樣式指南解釋了牛津逗號、如何使用引號以及長破折號和短破折號的使用。

4聲音和語氣

聲音和語氣是專業溝通的核心原則。溝通中一致的聲音和語氣可以幫助您給客戶留下良好的印象。無論您是撰寫登陸頁面還是建立部落格文章，清晰概述的語音和語氣指南都可以將不同的內容片段連接在一起。

風格指南可以幫助團隊明確說明哪些語氣是可以接受的或首選的，以及應該避免使用哪些語言。在您的風格指南中，定義您理想的聲音和語氣。也許您想顯得友好而專業，或者腳踏實地且資訊豐富。即使您剛開始組建團隊，從長遠來看，儘早確定您希望自己的業務聽起來如何以及給他人帶來怎樣的感受，也會對您有利。

5渠道指南

根據您為其編寫內容的頻道，風格和格式會有所不同。例如，有時您只能寫 280 個字符，這可能會改變您是否有空間拼寫組織的名稱或訴諸使用其縮寫。如果您有多個社交媒體管道，請確保您的風格指南為每個管道提供了不同的說明。無論您的公司使用非正式語言和表情符號，還是在網路上總是保守而專業，都應該在您的風格指南中註明。

6目標客戶訊息

小團隊通常擁有一些有關目標客戶的信息，但也可能處於發現階段，正在試驗和完善其核心受眾。定義您的目標受眾或買家（他們是誰、他們在哪裡工作以及他們使用什麼管道）有助於個性化溝通以滿足他們的需求。例如，一些公司在與客戶溝通時傾向於使用行業術語。定義您的受眾可以為您的風格指南提供訊息，並敦促您在撰寫電子郵件或社交媒體貼文時避免使用行業流行語。它可以使您的作家和團隊成員了解他們正在交談的受眾。當團隊了解他們的受眾時，他們可以創建客製化體驗來打動並吸引新客戶。

如何為您的團隊建立風格指南

現在您已經了解了樣式指南中的元素，以下概述了建立樣式指南時要包含的內容。

• 使命和價值觀：首先明確定義您企業的使命宣言和價值觀。

• 受眾：說明您的受眾、您希望與之互動的人以及原因。考慮您的目標客戶。

• 聲音和語氣：解釋您公司的聲音和語氣，並用它來定義您希望觀眾如何看待您。

• 差異化因素：分享您的業務的獨特之處以及為何在您的工作領域表現出色。

• 競爭對手：這可能是個快速的部分。對您的競爭對手有基本的了解有助於保持您獨特的價值主張。

• 一般複製樣式：定義您想要遵守的樣式手冊。無論您是從《芝加哥文體手冊》（支援牛津逗號）還是《美聯社文體手冊》（省略牛津逗號）中提取，文體手冊都可以幫助團隊掌握單字使用、語法和標點符號。

Grammarly Business 如何提供協助

正如您所看到的，從頭開始創建風格指南並不是一件容易的事。創建和實施可能非常耗時。那麼，小團隊在頻寬不足的情況下如何開發實用且可擴展的風格指南呢？透過利用 Grammarly Business 等智慧解決方案來消除麻煩和猜測。

Grammarly Business 為小型企業領導者提供動態風格指南解決方案，為員工提供即時建議。您可以放心，您的業務將以專業、一致的方式得到代表，而無需監督與客戶或訂閱者進行的每一條通信。

透過新增特定的單字選擇、名稱、商標、語法規格等，在 Grammarly Business 平台中自訂風格指南的內容。風格指南功能為員工提供保持一致性的建議，同時提高清晰度、正確性、參與度和語調。

管理來自不同承包商的通訊時節省寫作和編輯時間。透過Grammarly Business 的風格指南，您的小團隊可以簡化溝通工作，您可以專注於實現業務目標並吸引更多客戶。