如何專業地結束電子郵件 - 使用的最佳電子郵件簽收和避免關閉

弄清楚如何以專業的方式結束電子郵件可能會很耗時，因為沒有萬能的解決方案。 “最佳”無聊嗎？ 我用“真誠”做得過火了嗎？ 離開簽核將解決問題，對吧？ 我們都去過那裡。

另一方面，忽略電子郵件關閉就像在球門線前丟球一樣。 這實際上是收件人在決定他們的回復之前閱讀的最後一件事。 儘管如此，無論消息多麼重要，電子郵件結尾常常被視為事後的想法。 這就是為什麼現在是您了解結束電子郵件的不同方式的時候了。

簽署電子郵件的最佳方式始終取決於收件人、您與他們的關係以及您的信息。 因此，挑戰在於在給定上下文的情況下選擇正確語氣的電子郵件結尾。 為了提供幫助，我們將重點介紹從正式到友好的專業電子郵件簽字示例，並標記您應該避免的電子郵件關閉。 當您完成閱讀時，您已經學會了簽署您需要知道的電子郵件的所有方法。 因此，您想學習如何結束電子郵件嗎？ 讓我們開始吧！

為什麼使用專業的電子郵件關閉很重要

與某人面對面或通過電話交談時，您肯定不會一言不發地走開或掛斷電話，對嗎？ 您應該以與結束任何對話相同的方式處理您的電子郵件。 無論是社交活動中的新聯繫人、與業務夥伴的 Zoom 會議，還是您的經理，您總是希望給人留下良好的印象。

那麼，您在電子郵件的末尾說什麼？ 一封專業郵件的結尾應該由三個部分組成。

1.簽收

一個單詞或短語，例如“問候”，表示您的電子郵件結束 - 最好的一個取決於上下文。

2. 你的名字

‍ 您的全名用於識別您的身份並避免任何混淆——如果您與收件人是姓氏，您可以省略姓氏。

3.簽名

您的職位、公司和聯繫信息（例如電話號碼、網站和地址）需要外部電子郵件進行進一步識別和通信——通常在正在進行的電子郵件交換中的第一條消息之後被遺漏。

電子郵件結尾的識別功能非常簡單，但關鍵在於細節。 簽收可以成就或破壞您的電子郵件。 選擇能夠傳達正確語氣的人會顯著影響收件人對您的印像以及您多久收到他們的回复。 如果有的話。

如何結束電子郵件

專業電子郵件有多種形式，接下來我們將向您展示如何在不違反正確電子郵件禮儀的情況下結束電子郵件。

正式業務的電子郵件簽核

正式的電子郵件通常會發送給您以前從未見過的人、您不太了解的人或處於權威地位的收件人。 在工作中，形式是進行業務查詢、與您尚未接近的客戶溝通或向高管發送信息時的方式。 在這些電子郵件中，您總是希望在結尾處保持禮貌。 以下是如何以正式電子郵件結束電子郵件。

真摯地

不那麼老式的“Yours sincerely”是最正式的簽字之一，通常用於專業通信，尤其是附在求職信中的電子郵件。 ‍

尊敬

如果您需要向政府官員講話，這個選項可以放在您的口袋裡，但請記住為總統保留“Respectfully yours”。 ‍

此致

禮儀建議，如果你不能直呼收件人的名字，這個結束語是與“親愛的先生”或“親愛的女士”結合的合適選擇——除非你是美國人並且用“你的真誠”。 ‍

親切的問候

給一個人的第一封電子郵件更溫暖的選擇——一項研究甚至發現“最好的問候”的更正式的選擇是在工作中結束電子郵件的完美方式。 ‍

最良好的祝愿

儘管有引發生日賀卡聯想的風險，但祝愿某人最好的同時也是禮貌和友好的。

簽署專業電子郵件的友好方式

大多數商務電子郵件存在於正式和休閒之間難以捉摸的中間地帶。 這正是您希望在按“發送”之前始終權衡選項的原因。 儘管現在許多工作場所傾向於更隨意的通信，但您希望在內部電子郵件中保持禮貌、友好和專業，更不用說在與組織外部的人交流時。 那麼，除了最好的問候，我還能說什麼呢？ 這些是結束電子郵件的方法

問候

當您還不確定您與收件人的關係有多親密但又不想顯得過於正式時，儘管有點僵硬，但這個選項還是很受歡迎的。

最好的

稱它為平淡無奇，我們稱它為故障安全 - 這個或更華麗的版本“最好的問候”你不會出錯。 在向您已經有工作關係的同事或客戶和供應商簽署電子郵件時，以“最佳”結束電子郵件始終是一個安全的選擇。

謝謝

小小的感謝通常會起到很大的作用，但請確保僅在您真誠地對收件人所做的事情表示感謝或冒冒失失的風險時才使用它。

如初

一個真正的經典可以向您保證已經與您合作了較長時間的人，當他們到達您的電子郵件末尾時，您的關係一如既往地好。

乾杯

如果您對收件人友好，那麼這是一種分歧意見但完全可以接受的結束商務電子郵件的方式 - 特別是如果您是英國人或澳大利亞人。

如何不結束電子郵件

為避免電子郵件失禮，同樣重要的是要知道您不應該如何結束電子郵件，因為在您的後兜里有正確的電子郵件結尾。

在工作中避免電子郵件關閉

儘管我們的職業和個人生活之間的界限越來越模糊，而且工作電子郵件有時可以重新組合文本消息，但某些結束電子郵件的方法並不屬於辦公室。 有一系列明顯的例子，從俚語到“Love”和“Later”再到令人困惑的縮寫。 但是，我們希望幫助您避免一些做法和特定的結束行，這些做法和具體的結束行會帶來更細微的商業電子郵件失禮風險。 這如何不結束電子郵件。

小心

一個看似深思熟慮的結束很容易引發偏執，因為接受者可以感覺到你知道他們還沒有意識到自己的危險。

完全沒有收盤線

儘管只是一個單詞或短語，但不簽字可能會顯得冷酷甚至粗魯，但當消息開始飛揚，鏈條變長時，這是習慣性的。

提前致謝

儘管被證明是有效的，但它存在看似有資格的風險，所以你最好在不設定期望的情況下表達你的感激之情。

有一個幸福的一天

將宗教和商業分開總是比較安全的，所以無論你使用這種簽名是多麼不屬靈，都不要冒險。

期待您的回音

乍一看無害，但可能會讓人覺得被動攻擊並轉化為需求，尤其是當您向接受者提出要求時。

儘管電子郵件的結束可能是您最後寫的，但它與主題行、問候語和電子郵件正文一樣值得關注。 要專業地簽署電子郵件，您需要了解上下文。 下次你再猜測如何結束一封電子郵件時，請考慮它是正式的、友好的還是介於兩者之間的。 如果您仍然難以選擇正確的電子郵件結尾，請在下次考慮結束電子郵件的方法時返回此博客文章尋求幫助。