關於如何在假期後趕上電子郵件的 6 個絕妙技巧

收件箱的恐懼是真實的。

上次放假時，我幾乎不想離開，因為擔心我回來後收件箱會變成什麼樣子。 （提示：不是很漂亮。）在您上班的第一天，沒有什麼比打開您的電子郵件客戶端看到您有 1,487 封電子郵件等待更令人髮指的了。

我從事的工作是每天收到大量電子郵件是常態，這意味著離開一周會導致數字雪崩。 這是我如何準備然後挖出來的。

1離開前設置外出留言。

擁有假期自動回復不會減少與您聯繫的人數，但會減少他們發送的後續消息的數量。 當您無法回答他們時，讓人們知道也是一種很好的形式。

您的外出消息可以很簡單。 只是讓人們知道你不在，你什麼時候回來，以及在你離開時他們應該與誰聯繫以解決任何緊急需求。 如果您想讓您的消息更有趣，這裡有一些選項。

2首先清除廣告和其他不必要的東西。

當我回到我的 Gmail 收件箱，發現有大量電子郵件在等待時，我要做的第一件事就是清除垃圾郵件。 廣告當然是最先出現的。 但是，當您嘗試回到零收件箱時，即使是您訂閱的時事通訊也會妨礙您。

Gmail 的標籤系統很方便。 當我的電子郵件信息已經預先排序後，我可以快速瀏覽社交和促銷選項卡，並通過選擇所有電子郵件，瀏覽主題行以確保沒有任何內容看起來很重要，然後點擊存檔，從而立即消除大部分電子郵件或刪除。

3對高優先級發件人使用過濾器。

您的聯繫人列表中可能有幾個人不想錯過他們的電子郵件。 我有一個名為 Priority Senders 的 Gmail 文件夾，用於存儲需要立即採取行動的重要郵件。

您可以使用過濾器讓郵件自動排序到此文件夾，這是我離開辦公室一段時間後所做的。 然後，當我回來時，我知道首先要解決什麼問題。

您還可以在對收件箱的其餘部分進行排序時，通過將郵件移動到“優先發件人”文件夾進行保護來進行追溯過濾。

4製作一個補充文件夾。

現在您已將高優先級電子郵件分類到一個單獨的文件夾中，您可以處理其餘的 . . . 通過推遲它。 至少暫時。

回到辦公室的第一天盯著一個滿溢的收件箱會帶來足夠的壓力，從而抵消假期的放鬆效果。 然而，一個空的收件箱是幸福的！ 這種解決方案可能感覺像是在作弊，但相信我，這是減輕處理數百封電子郵件而沒有時間處理它們的壓力的好方法。

創建一個追趕文件夾。 就這麼簡單。 您可以隨意命名，從“Email to Process”到“Abandon all hope ye who enter here”。 然後，只需選擇全部並將您的假期電子郵件移動到追趕文件夾中。 它會消失在視線之外，而不是覺得你的收件箱是一個你永遠不會從中出現的無底洞，你可以冒險進入你的虛擬儲藏室，並在你有時間的時候整理那些不太重要的電子郵件騰出。

很有可能，如果您已經對高優先級的電子郵件進行了排序，那麼您的追趕文件夾中的任何內容都不會是至關重要的。 如果您不小心錯過了一些重要的事情（嘿，這發生在我們中最好的人身上），您一定會收到一封後續電子郵件，屆時您可以處理該問題。 如果一個月後任何電子郵件仍保留在您的追趕文件夾中，則刪除或歸檔它可能是安全的。

5練習“後進先出”。

到現在為止，您的收件箱應該看起來不那麼不堪重負了。 是時候處理更高優先級的消息了。 採取“後進先出”的方法會有所幫助。

在您離開時，您收到的一些電子郵件已經自行整理好。 當您首先閱讀最近的電子郵件時，您可以快速找出需要立即關注的內容以及可以過濾到追查文件夾中以供以後使用的內容。 因此，開始挖掘您最近收到的電子郵件，並記住 . . .

6抵制拖延反應的衝動。

一旦您確定了重要的電子郵件，請回复它們。 像現在。

我們都去過那裡。 你正盯著一封絕對需要回复的電子郵件，只是你目前缺乏處理它的精神能量。 推遲這些類型的電子郵件的誘惑是強烈的。 抵抗！ 您忽略它們的時間越長，煩人的電子郵件就會變成更強大的怪物。 當你開始瀏覽你的緊急郵件時，向自己保證你會在打開它時處理每一封郵件。 從長遠來看，你會感謝自己。

稍加考慮並進行一些組織，您就可以防止收件箱雪崩淹沒您。 現在，不要管你的辦公室電子郵件，直到你回來，然後去享受那個假期。 這是你應得的！