關於如何校對電子郵件的 7 個絕妙技巧

您剛剛在電子郵件中犯的錯字或語法錯誤可能會給人留下不好的印象。 這可能表明你缺乏對細節的關注。 在最壞的情況下，它可能會讓你看起來不那麼聰明、認真和值得信賴。

儘管電子郵件拼寫錯誤發生在每個人身上，但在那些需要額外時間校對的人身上發生的頻率較低。 這是一個萬無一失的分步指南，可在您點擊發送之前正確完成。

1正確填寫聯繫人姓名。

您是否正確拼寫了聯繫人的名字和姓氏？ 這一點很重要。 而且，如果您對此表示懷疑，請回想一下您上一次收到您的名字錯誤的人的電子郵件。 至少，你可能會呻吟或翻白眼。 當人們拼錯我們的名字時，我們會感到惱火，因為我們認為他們對我們不夠關心，無法關注那些基本細節。

如果您不確定聯繫人姓名的拼寫，請進行一些研究，看看您是否可以通過 Google 或社交媒體找到它。 如果一切都失敗了，請使用不使用名字的通用問候語，例如“您好”。

2檢查你的語氣。

您的電子郵件聽起來是冷酷還是簡潔？ 它可能。 通常，在我們腦海中聽起來不錯的東西在文本中並不好。 如果您在發送電子郵件之前不停地查看和校對您的電子郵件，您就有被誤解的風險。

這裡的訣竅是應用一些同理心。 清空你的頭腦，想像你正在接收你的電子郵件，而不是發送它。 你寫的任何東西聽起來都是負面的甚至是敵對的嗎？ “我很期待和你聊天”和“我會期待你的電話”之間有很大的不同。 一個是友好和積極的； 其他的聽起來好像你在說“你最好打電話，否則。”

3確保你會被理解。

確保您的收件人有足夠的詳細信息來理解您所寫的內容。 請記住，您和您的接收者可能不會擁有所有相同的信息——您了解的事情不一定是您的接收者會知道的事情。 牢記這一點，重新閱讀您的電子郵件，並根據需要填寫空白。

4檢查清晰度。

確保您所寫的內容讀起來流暢並傳達了您的準確含義。 尋找不明確的代詞參考。

掃描您的電子郵件以查找類似的詞，然後確保您的文本傳達了這些詞所指的內容。 如果沒有，請重寫以用具體的東西替換這些代詞。

在主題演講之後舉行什麼？ 出勤率高是什麼？

更好的。 但是我們可以改寫來簡化句子，避免重複workshop這個詞。

保持你的句子簡單直接。 以三年級閱讀水平編寫的電子郵件具有明顯更好的響應率。 長而復雜的句子和大字會讓你的文本更難閱讀，因為忙碌的人正在匆忙瀏覽電子郵件。 但是，請考慮您的聽眾。 如果您正在寫信給社會學博士要求面試，請繼續使用豐富的語言和更複雜的結構。 否則，將“簡單更好”作為默認設置。

5注意冗長。

簡化文本的一部分涉及精簡它。 消除填充詞和短語。 擺脫副詞並使用更強的動詞。 （與其難以置信的高興，不如嘗試欣喜若狂、激動或欣喜若狂。與其迅速奔跑，不如衝刺或衝刺？）

考慮喬治奧威爾的六大寫作規則：

1. 切勿使用您習慣於在印刷品中看到的隱喻、明喻或其他修辭手法。
2. 永遠不要在短的地方使用長的詞。
3. 如果可以刪掉一個詞，請務必刪掉它。
4. 永遠不要在可以使用主動的地方使用被動。
5. 如果您能想到日常英語中的對應詞，切勿使用外來詞組、科學詞或行話詞。
6. 打破任何這些規則，不要說任何野蠻的話。 *

*關於奧威爾的規則#6，請參閱我們的規則#2。

6仔細校對。

到目前為止，我們一直在討論更廣泛的發展編輯的校對。 現在，是時候深入了解細節並逐行校對了。 您是否正確拼寫了所有內容？ 你使用了正確的同音異義詞嗎？ （當您打算輸入他們是時，您是否輸入了“ There going to the festival”？）您的標點符號是否正確？

像 Grammarly 這樣的應用程序將幫助您發現並修復錯誤。 但請記住，它是一種提高校對能力的工具，而不是完全取代校對的需要。 使用校對應用程序的優勢在於，該應用程序發現的每一個錯誤都會教你一些關於寫作的知識，並最終讓你成為一個更好的作家。

7坐在上面。

有些電子郵件需要一段時間來醞釀，特別是如果它們很敏感。 假設您必須寫一封電子郵件來報告同事的不當行為，或者您必須為表現並不出色的人起草一份績效評估。 情緒可以讓你寫出你以後會後悔的東西。

在您的文字處理器而不是您的電子郵件客戶端中起草您的電子郵件，這樣您就不會在徹底審查之前衝動地發送它。 如果您可以稍等片刻，請在發送前一天等待該電子郵件。 當您在新的一天重新閱讀您的電子郵件時，您經常會發現需要修改的地方，尤其是在語氣和清晰度方面。

至少，確保在您的電子郵件客戶端中啟用了未發送功能。 （這裡是如何在 Gmail 中執行此操作。）在您點擊“發送”後它會購買的幾秒鐘時間偶爾會幫助您免於被明顯的拼寫錯誤完全擁有。 我曾經收到一封電子郵件，主題是“這個學習玩具讓我的孩子高興得發瘋！”

我很確定這不是發件人的意思。