這 4 個技巧將節省您的會議時間

厭倦了注意力不集中、效率低下的會議？ 普通的辦公室會議是一種現代的折磨工具，當每個人都圍著圈子說話時，你的煩人的同事（是的，每個人群中都有一個）用他的漫無邊際的方式劫持了會議。

但它不必是這樣的。 一個運行良好的會議將持續一段可以忍受的時間，讓每個人都保持一致並在同一頁面上，並為你想要共同實現的目標制定明確的後續步驟。

因此，如果您準備好停止浪費時間並開始充分發揮會議的潛力，這裡有四個提示，可幫助您節省會議時間並最大限度地提高工作效率：

1總是有一個議程

通過提前創建會議議程，節省會議時間並讓每個人都在同一頁面上（字面意思）。

確保您的議程清楚地說明了您希望在會議結束時完成的一個或多個目標——無論是做出關鍵決定、集思廣益還是組織行動計劃。

提前發送議程，以便您的與會者有時間提出問題、準備好任何材料並開始思考解決方案。

在會議期間，將您的議程用作路線圖，以保持對話的主題，以便您可以有效地利用您的時間並實現您的目標。

2指定主持人

結束毫無意義、漫無邊際的演講、不必要的辯論和搶風頭的兔子足跡。 讓與會者充當主持人，負責讓小組按照議程完成任務並減少非生產性行為。

一個好的主持人會善意而堅定地打斷 Jorge-from-Marketing 的長篇大論，並鼓勵 Latifa-from-Design 分享她的想法。房間裡最響亮的聲音不一定是最好的想法，所以這很重要為我們當中那些對分享缺乏信心的害羞和內向的人騰出空間。

如果對話停滯不前，有主持人有助於指導小組進行頭腦風暴或重回正軌。 最重要的是，主持人不僅可以在會議期間節省時間，還可以利用他們的權力確保會議按時結束！

3準時結束會議

現在你可能認為這是不可能的。 “哦，是的，”你說，“會議將準時結束——屆時獨角獸將再次騰躍穿過林間空地！”

有信心——這是可能的。

首先，批判性地考慮會議需要多長時間。 許多日程安排日曆的標準是一小時，但您可能只需要三十或四十五分鐘即可完成所有工作。 較短的會議可以營造一種緊迫感和專注感，從而提高效率。

準時開始會議。 在出發時間前 30 分鐘發送提醒消息，並鼓勵人們提前 5 分鐘到達，以便他們可以喝咖啡並安頓下來。

在原始邀請、提醒和會議開始時清楚地說明會議的結束時間。 明確表示會議將在指定時間結束，之後可以根據需要通過 Slack 或電子郵件繼續對話。

設置一個倒計時時鐘，這樣每個人都可以看到還剩多少時間，並註意有效地使用它。 （如果有人在浪費時間，這也很明顯。）

在你的議程上，留出最後五到十分鐘來討論會後每個人的下一步行動。 確保您帶著行動步驟離開會議。 否則，一開始進房間有什麼意義？ 主持人可以主動結束會議並確保每個人都知道他們負責哪些行動項目。

如果會議奇蹟般地提前結束，不要讓人們等待，讓每個人繼續他們的快樂之路！

4僅包括基本人員

你喜歡擁擠的會議，每個人都有意見，但什麼都無法決定？ 不，你沒有。 沒人做到。

事實證明，提高生產力和有效利用時間的一個好方法是讓你的會議保持小規模。 只邀請那些在會議目的中發揮關鍵作用並且有真正重要理由出席會議的人。

邀請任何關係模糊的人可能很誘人（“當然，你能去那裡對你有好處！”），但如果他們不是關鍵參與者或決策者，他們可能無法為會議。 事實上，他們甚至可能會破壞它。

因此，請保持您的賓客名單獨占。 房間裡的人越少，每個人的責任感就越大。 嘗試將其保持在 5 到 10 人之間以進行決策和計劃，如果您需要頭腦風暴會議，請擴大該人數以包括其他聲音。