如何用示例開始一封正式的電子郵件

用英語開始一封正式的電子郵件可能會很棘手，因為它需要遵循一些嚴格的規則和慣例。 除非您熟悉它們，否則決定如何開始一封正式的電子郵件可能會令人困惑——但沒必要如此。

這篇詳細的文章將解釋如何使用正確的正式電子郵件問候語、稱呼和開場白。 在這篇文章的結尾，您將知道如何在您的個人和職業生活中開始寫一封正式的電子郵件。

什麼是正式電子郵件？

正式電子郵件是以正確格式編寫的電子郵件。 正式的電子郵件遵循所有讀者都會理解的久經考驗的公式。

一封寫得好、專業且有禮貌的電子郵件可以開始一段成功而富有成效的關係。 相反，在某些情況下，一封寫得不好的電子郵件可能會破壞人際關係，使收件人感到困惑甚至不安。

每封正式電子郵件應包括：

• 主題行
• 問候或問候
• 正文副本
• 登出

正式的電子郵件是尊重的，使用禮貌的術語來稱呼收件人。 它們以易於理解的格式編寫，清楚地說明您想要什麼以及為什麼。

英語在全球範圍內被企業使用，但我們的溝通方式存在文化差異。 正式的電子郵件可以減少任何誤解或溝通不暢的可能性。

在大多數情況下，寫得不好的電子郵件不會損害你的職業生涯，哈佛商業評論的傑夫蘇說。 相比之下，“撰寫專業的電子郵件會影響你在同事眼中的能力。”

例如，在您的個人生活中，與學校聯繫時，您會希望確保您的溝通清晰、專業且有禮貌。 在這種情況下，正式的電子郵件是必不可少的。

在我們的指南中，我們已經深入研究了構成出色正式電子郵件的詳細信息，因此，如果您想了解更多信息，請查看。

現在，讓我們看一下如何在正式電子郵件中打招呼的一些基本知識。

開始電子郵件的正式方式

我們已經在之前的文章中介紹瞭如何開始使用專業的電子郵件，但這次，我們將深入探討在使用英語開始正式電子郵件時需要了解的兩個關鍵事項：

1. 正式的問候和稱呼
2. 正式的電子郵件開場白

在稍後將它們應用於一系列示例之前，我們將詳細討論這兩個部分。

正式的電子郵件問候和稱呼

關於正式電子郵件中的問候，您需要了解的第一件事是使用正確的稱呼。

隨著電子郵件中適當的正式問候方式發生變化，這可能會讓人感到困惑，具體取決於您是否認識要寫信的人。 第一條規則是：如果您知道某人的姓名，請直接使用該人的全名稱呼該人。

過去，你會使用所謂的敬語——比如先生和夫人——和姓氏。 然而，我們必須意識到哈佛所謂的“性別錯誤”的風險。

除非我們確定某人的性別（即使在我們認為我們知道的情況下，我們也不應該做出假設），否則我們應該避免使用性別術語。

相反，盡可能使用一個人的全名。 這既專業又尊重。<

舉個例子，給一個叫 Robert Johnson 的人發電子郵件。

而不是說：

• 親愛的約翰遜先生

我們會說：

• 親愛的羅伯特·約翰遜

經常會出現哪種問候語適合正式電子郵件的問題。 我們在下面提供了一些正式的電子郵件稱呼示例，說明瞭如何在正式的電子郵件中打招呼。 儘管如此，我們也敦促您也使用您的判斷力。

在發送電子郵件之前，請花一些時間嘗試識別您正在寫信的人。 使用一個人的全名可以建立比正式的方法更牢固的聯繫，例如 Dear Sir/Madam。

我們在這裡介紹了您需要了解的很多內容，但要進一步了解如何開始專業電子郵件，請閱讀我們的詳細博客。

正式的電子郵件開場白

關於如何在正式電子郵件中稱呼收件人的規則相對簡單。 但是，在開始正式電子郵件的正文時，您有更大的自由度。

最好的正式電子郵件開場白是直截了當的。 在大多數情況下，您要求某些東西（信息、參加活動或付款）； 或正式回應請求。

如果您認識某人或過去曾與他們交談過，您可以直接了解您的請求的詳細信息。

合適的正式電子郵件開頭行的一些示例包括：

• 我寫信是想向貴公司索取一些信息。
• 我正在與您聯繫以邀請您參加我的活動
• 感謝您對我們公司的興趣。 我附上要求的信息。

假設你正在寫信給一個你以前從未聯繫過的人。 在這種情況下，解釋您是誰以及您聯繫他們的原因是有禮貌的。 例如，簡單地說，“我叫 XX，我從 YY 聯繫你”對讀者來說就足夠了。 這很快就會告訴他們您是誰以及您向他們發送消息的原因。

以下是它在實踐中的工作方式：

• 我是（公司名稱）的營銷總監，我有興趣進一步了解您的業務。
• 我正在（公司名稱）與您聯繫，提供一些獨家新優惠的詳細信息
• 我將於 9 月 25 日離開（公司），並想邀請您參加在（插入詳細信息）舉行的離職活動。
  

當然，您不受這些規則的約束。 但是，通過關注它們，您不會使讀者感到困惑或不安。

你能在一封正式的電子郵件中使用“我希望你做得很好”嗎？ 如果你認識這個人，那麼以這種方式開始一封正式的電子郵件是不正確的。 如果您不了解個人，就不可能達到您想要的結果。 它可能看起來過於非正式和格格不入。

我們的建議是在您正式打開電子郵件時直奔主題。 我們在這篇詳細的博客文章中解釋了有關製作最佳電子郵件開頭句子的更多信息。

關於如何開始正式電子郵件的 6 個示例

因此，我們將如何啟動正式電子郵件的過程分為兩個步驟； 現在，是時候將其付諸實踐了。 在這裡，我們提供了六個如何開始正式電子郵件的示例。 每個示例都附有對我們原因的簡短解釋。

在本節中，我們將包含一些具體示例來說明如何開始正式示例。 我們涵蓋：

• 如何開始一封沒有名字的正式電子郵件
• 如何為未知收件人選擇正式的電子郵件問候語
• 如何向多個收件人發送正式電子郵件
• 如何開始向學校發送正式電子郵件
• 如何開始正式的商務電子郵件
• 如何為工作申請選擇正式的電子郵件問候語

此處包含的這些模板用於說明如何處理每項任務。 我們建議您將這些作為開發最能代表您和您的業務的方法的基礎。

如何開始一封沒有名字的正式電子郵件

我們已經寫過在向他們發送電子郵件時嘗試找到一個人的姓名是多麼重要，所以我們總是敦促您盡可能這樣做。 但是，有時由於某種原因這是不可能的。

一些寫作指南仍會鼓勵您使用“Dear Sir/Madam”，雖然有點過時，但如果需要，仍然可以這樣做。

雖然您可以根據需要隨意使用它，但我們建議您尋找替代方案。 您可以進行更多研究以確定收件人。 如果沒有，這裡有一些其他選項：

• 親愛的（職稱）
• 親愛的（部門或團隊）

幸運的是，用英語開始一封正式的電子郵件非常簡單。 這是一個如何開始沒有名字的正式電子郵件的示例。

如何為未知收件人選擇正式的電子郵件問候語

如果您正在努力為未知收件人確定正確的正式電子郵件問候語，那麼您並不孤單。 找到正確的方法來向不認識的人發送正式電子郵件可能具有挑戰性。

其他寫作指南會建議您使用“可能關注的人”，但我們認為這不僅僅是正式的； 這對我們來說有點太挑剔了。 我們還建議打開一封帶有“嗨”或“嘿”的正式電子郵件。 這是朝另一個方向邁出的一步太遠了。

那麼，如何為未知收件人選擇正式的電子郵件問候語呢？ 這是一個久經考驗的方法。

如何向多個收件人發送正式電子郵件

很明顯，當您向一群人發送電子郵件時，會有不同的規則。 在決定向多個收件人發送正式電子郵件問候語時，規則較少。 如何向多個收件人發送正式電子郵件的問題取決於他們是誰。 我們建議您選擇一個安全的集體術語。

如果他們是同事，可接受的正式電子郵件問候語包括：

• 親愛的同事們
• 親愛的團隊

如果您要發送通用電子郵件地址（例如 customerservice@），您可以使用：

• 尊敬的客戶服務團隊

如果您正在向企業發送電子郵件，您可以簡單地使用他們的公司名稱。

• 親愛的（公司名稱）

這是一個簡單的示例，說明如何向群組發送正式電子郵件。

如何開始向學校發送正式電子郵件

如果您想知道如何開始向大學教師或教授發送電子郵件，以下是方法。 重要的是確保你使用正確的敬語； 在這種情況下，我們正在向教授發送電子郵件。

看看這個例子，看看我們是如何處理這個任務的。

如何開始正式的商務電子郵件

在商業世界中，確保您的電子郵件格式正確且正式正式至關重要。 那些擔心會被如何看待的人經常會問您如何開始正式的商務信函的問題。

我們下面的示例模板提供了一個示例，您可以根據自己的情況進行調整。 您可以在我們的深入指南中找到有關如何進行業務查詢的更多詳細信息。

如何為工作申請選擇正式的電子郵件問候語

在發送求職信時，您通常會使用“親愛的先生/女士”。 儘管如此，正如我們已經確定的那樣，這可能不再合適了。

首先，您應該嘗試找出招聘經理是誰並使用他們的全名。 如果找不到他們的名字，那麼以下替代方案都是可以接受的：

• 親愛的招聘經理
• 親愛的招聘人員
• 親愛的（公司名稱）

這是開始向招聘人員發送正式電子郵件的示例。

開始一封正式的電子郵件對任何人來說都是一個挑戰，但我們希望我們已經簡化了這個過程。 關鍵的學習點是了解如何使用正式的電子郵件問候語和稱呼，以及如何製作強有力的正式電子郵件開場白。 我們希望我們已經幫助您了解如何開始編寫正式的電子郵件。 請務必查看我們的博客，其中包含有關如何編寫正式電子郵件的更多文章。