如何開始一封專業的電子郵件 - 為每一種情況提供最好的問候和避免的稱呼

想知道如何開始一封電子郵件？ 別擔心你並不孤單。 過度考慮電子郵件的專業問候語可能非常容易，尤其是當您對另一端的人不太熟悉時。 甚至在您解決外展的原因之前，您已經浪費時間分心是說“嘿湯姆”、“你好史密斯先生”還是“親愛的先生”。

當你做出決定時，你已經對編寫信息本身失去了信心，總的來說它真的讓你放慢了速度。 找到完美的稱呼真的可以讓你失去它！

也就是說，更令人驚訝的是，有多少人沒有充分考慮他們的電子郵件問候。 你如何開始一封電子郵件為接下來的一切定下了基調，並影響了一個人對你作為專業人士的第一印象。

這就是為什麼我們概述了您在開始使用任何類型的專業電子郵件時需要考慮的每一個步驟、場景和情況。 以下是開始專業對話的最佳方式，以及這樣做時要避免的一些最關鍵的事情。

為了讓這個超級有用，我們將列出開始專業電子郵件的好方法示例，並指出在專業問候某人時不應該做什麼。

為什麼了解專業的電子郵件問候語很重要？

從理論上講，開始一封電子郵件應該是交流中最簡單的部分！ “你好”是我們用母語學習的第一件事。 然而，很多時候，當在專業環境中問候某人時，我們*真的*弄錯了。 我們向所有人和所有事物問好——公交車司機、電梯裡的人、一隻可愛的狗——那麼當我們坐在電腦屏幕後面時，缺少什麼？

答案是了解工作環境。 正確導航在何時、何地和與誰使用什麼問候語是關鍵——在你到達主要信息之前，沒有人想設置錯誤的語氣。 自然，您想給人留下良好的第一印象。 弄錯這個可能會讓你失去尊重、回复甚至閱讀你的電子郵件的人。 例如，當人力資源團隊審查大量的工作申請時，如果你看起來沒有足夠的能力說“你好”，那麼第一句話就會嚴重損害你的面試機會。

以下是在專業打招呼時需要考慮的一些事項。 ‍

你需要設置什麼音調？

‍ 面對面交流使我們能夠觀察到書面交流所沒有的音頻、視覺和物理線索。 考慮環境和情緒，就好像您親自傳遞電子郵件信息一樣，然後消除這些暗示。 您的電子郵件的語氣是您的業務特徵如何與您的文字相結合，在沒有這些其他有用提示的情況下說明您的情感觀點。 ‍

你想被怎樣看待？ ‍

如前所述，當我們給人留下良好的第一印象時，生活通常會更輕鬆。 因此，通過適當地開始您的通信，您只需幾句話即可展示您的專業輕鬆、專業知識和能力。 聽起來不錯，對吧？

《社會心理與人格科學》雜誌的一項研究與面對面交流進行了比較：“第一印象受微笑等情緒表達的影響很大。在面對面的接觸中，微笑的人被認為更熱情，更有能力比不愛笑的人。

當您深入了解工作場所通信的世界時，請記住這一點，它會讓您在選擇完美的電子郵件問候語時保持直截了當。 ‍

此人會繼續閱讀您的電子郵件嗎？

有很多關於在日常通信中回復電子郵件的一般可能性的研究。 Boomerang 的產品設計師 Mai-Chi Vu 說，通常是一些簡單的事情，比如禮貌——“禮貌方面的電子郵件得到更高的回复率”。

在人類註意力持續時間比以往任何時候都短的時代，禮貌水平確實有很長的路要走。 諸如正確拼寫某人的名字、反映他們使用的問候語、確認您的回復中的互動語氣等基本考慮因素在確保您不會冒犯或疏遠收件人方面大有幫助。

通過考慮如何開始通信，您可以避免從錯誤的角度開始 - 節省自己的時間和被徹底忽視的潛在尷尬。 ‍

所以你問，如何開始一封電子郵件？ 讓我們看一些您需要注意的場景和示例。

專業電子郵件的正式電子郵件問候語

首先，我們可以將專業交流領域劃分為“更正式、更友好”的範圍。 正如在如何專業地結束電子郵件中所強調的那樣，大多數商務電子郵件都存在於正式和休閒之間難以捉摸的中間地帶。 因此，在按“發送”之前暫停並查看您所寫的內容很重要。 這是我們的首選。

1. 你好<姓名>

就是這麼簡單。 如有疑問，請保持直接和友好，您實際上不會做錯任何事。

2. 你好 <姓名>

是的，再一次，不要想太多。 調查顯示，簡單而有禮貌的人總是能勝出。

3. 親愛的<姓名>

這可能感覺有點不自然。 但是，這種專業的問候語肯定還是有最合適的。 尤其是在向更老式的機構或像政府官員這樣的傳統代表講話時。 如果您知道此人的姓名，那麼在申請工作時這也是一種很好的接觸。 根據經驗，第一次聯繫某人時，請使用 Dear Ms./Mrs./Mr. <Last name> – 如果您是基於名字的，請隨意使用。

開始專業電子郵件的友好方式

在許多情況下，您的電子郵件上下文不是那麼正式，或者友好的接觸是合適的。 也許這是給同事或長期客戶的內部郵件。 你既可以放鬆一點，也可以讓事情變得美好而有能力。 有時這是一個很好的平衡。 儘管如今許多工作場所往往更加隨意，但請保持禮貌、友好和專業的基本原則。

1. 你好 <姓名>

當我們說此選項始終是贏家時，您聽到了我們的聲音，對嗎？ 偉大的。 一旦您與收件人建立了友好的關係，您就不必過度考慮問候 - 您可以直接進入電子郵件的重點，同時保持友好和專業的舉止。

2. 你好

當您不知道收件人的姓名或其拼寫時，這是處理專業電子郵件的最安全方法，不會顯得過於正式或間接。

3.早上好/下午好/晚上好

這可以為您的電子郵件問候語增添友好、隨意但仍然有禮貌的感覺。 不過，它絕對是偶爾使用而不是持續使用。 不用說，如果有不同的時區，你應該明智地使用這個問候語。

4. 嘿<名字>

小心這個。 有支持和反對“嘿”的案例，但反饋表明，只有在您與朋友或親密同事等有融洽關係的情況下，才應該真正使用它。

回复某人時，您可以反映收件人的語氣，並選擇使用類似的問候語或與正式程度和熟悉程度相匹配的替代方式打開您的電子郵件——某些原則也適用於選擇正確的電子郵件簽字。

工作中要避免的電子郵件稱呼

1. 與誰有關

許多消息來源說不要使用這個。 在對近 2,000 人進行的一項調查中，37% 的受訪者發現這種問候是最糟糕的方式來開始一封專業的電子郵件。 它被描述為煩人、含糊、不恰當、過時，而且不勝枚舉。 毫無疑問，它是如何不開始發送電子郵件的第一名。 說服？ 我們是。

2.嘿嘿

如果您不確定如何、在何處以及何時使用“嘿”，通常最好避免這種情況。 如上所述，它有時間和地點，但不值得冒著過於非正式的風險。

3. 問候

最佳實踐表明這已經過時了。 現在有更恰當的方式來解決一組未知收件人的問題，例如最喜歡的“Hi there”或“Hi all”。 這不是最大的失禮，但盡量堅持經過驗證的贏家。

4. <日>快樂！

這使群眾有點分裂。 總體而言，了解您的受眾是關鍵。 雖然許多報告說這給人的印像是不成熟和不專業，但也許在內部，你的公司文化接受了這種問候方式。

5.沒有問候

一個很大的禁忌。 您很可能會收到一封沒有問候的電子郵件，但這通常會以錯誤的方式惹惱人們，所以這是一種不應該反映的行為。

6.笑臉或表情符號

對於許多人來說，這是一個棘手的問題，因為笑臉和表情符號被廣泛用於更多視覺交流渠道中，以在書面文字之外表達。 不幸的是，它仍然沒有被普遍認為足夠專業，可以在工作場所使用，所以最好在所有情況下將這些從您的電子郵件中刪除...... :(

7. 拼寫錯誤的名字

這是可以避免的，所以在寫問候語時要注意。 在你按下發送之前仔細檢查一下，你就會明白了。 如果您真的不確定拼寫，那麼稍微複製和粘貼他們的簽名或電子郵件地址應該會讓您放心。

如何輕鬆應對不同的場景

專業的電子郵件問候語是一個涵蓋各種上下文和場景的空間。 這裡還有一些示例情況，可確保您對所有電子郵件通信都充滿信心。

確定您要向誰發送電子郵件

你認識這個人嗎？ 這是你第一次通信嗎？ 他們是您公司的外部還是內部？ 在選擇完美的電子郵件問候語時，請牢記所有這些。 然後，您可以決定是正式的還是友好的專業互動。

我們關於寫一封冷電子郵件的博客文章是關於這種外展的一個很好的分步指南。

這是後續嗎？

您是在嘗試提示回復還是在重要的事情上尋求答案？ 查看我們關於銷售跟進電子郵件的提示，這些提示有助於找到完美的方式來推動急需的響應，同時保持愉快、禮貌和專業。 如果您不習慣跟進您的電子郵件，我們還創建了一個完整的指南，說明如何在沒有回復後編寫後續電子郵件。

介紹

通過練習，這會變得更容易，但肯定是一個難以自信的人。 找到一種讓您感覺自然的流暢風格，同時勾選我們在此處概述的所有框。 花時間閱讀這篇關於如何通過電子郵件介紹兩個人的文章應該是不費吹灰之力的。

集體問候

好消息！ 當您處理多個收件人時，可以應用上述所有指導。 相同的原則，只是不包括個人名稱。 使用“大家好”、“大家好”或“大家好”等等。

如果線程中有 2-3 人，您絕對可以使用“Hi Name 1, Name 2, Name 3”來稱呼這些人，但我們通常不建議在 3 人以上繼續使用。

結論

在 2020 年的一份報告中，73% 的人表示電子郵件是他們在工作中首選的溝通方式。 隨著人類在交互和交流方面的進化，毫無疑問，仍然對電子郵件世界表示敬意！ 很棒的是，通過閱讀這篇博文中的專業電子郵件問候語，您已經邁出了第一步。

讓我們提醒自己的關鍵要點。

1. 不要低估第一印象的重要性。

確定這一點會使接下來的一切變得更容易。

2. 當有疑問時，傾向於光譜的正式結束。

禮貌被證明是經典是有原因的。 只要您不進入宏偉的領域，這對於您的專業電子郵件來說是一種防故障措施。

3.閱讀房間

接受您在這篇博文中學到的知識，並確保您了解您的受眾。 收件人的通訊始終是一個有用的指標，所以不要迴避模仿他們的語氣。

你有它！ 現在，您應該對開始一封專業的電子郵件並克服所有工作場所的信件充滿信心。 要繼續這種技能提升，為什麼不學習如何專業地結束電子郵件呢？