6 種方式開始發送電子郵件，6 種避免

收件箱全天充斥著傳入和傳出的電子郵件。 根據電子郵件營銷平台 Campaign Monitor 的數據，平均每個人每天發送和接收 121 封商業和消費者電子郵件。 但是，並非所有這些消息都被閱讀，或者從頭到尾閱讀。

為了吸引收件人的注意力，您需要製作一個有目的的稱呼和開場白。 以下是有關如何專業有效地開始電子郵件的更多信息。

為什麼引人入勝的電子郵件介紹很重要

強有力的電子郵件介紹會鼓勵您的讀者繼續瀏覽您的郵件正文。 最好的電子郵件具有引人入勝的問候語和開場白，以確保收件人的興趣和支持。 理想情況下，引人入勝的介紹最終會引導讀者採取行動。

當要求收件人：

• 點擊一個鏈接
• 回答問題
• 參加調查
• 提供額外的清晰度
• 查看文檔或其他信息
• 提供業務相關支持
• 敬請回复

一個引人注目的開場白為信息定下了基調。 它還可以吸引收件人將更多時間花在郵件上，並幫助您的電子郵件避開可怕的“垃圾箱”。

啟動電子郵件的 6 種有效方法

以下是電子郵件問候語和開場白的列表，讓收件人及其時間成為首要考慮因素。

適當的稱呼

1親愛的[姓名]

此電子郵件問候語是正式電子郵件通信的適當稱呼。 當您想表達對收件人的尊重時，它通常用於求職信、公務信函和其他通信。

雖然像“先生”這樣的敬語。 和“夫人” 一旦被接受，它們就會冒著誤判或錯誤地假設讀者的婚姻狀況的風險。 相反，請使用“親愛的山姆”或“親愛的山姆巴尼”。

2你好或你好

就電子郵件問候而言，在大多數與工作相關的消息中，非正式的“嗨”後跟逗號是完全可以接受的。 如果更喜歡正式的語氣，可以考慮稱呼“你好”。

雖然這被認為是一種非正式的問候，但它也傳達了一種直截了當和友好的語氣。

3大家好，嗨團隊，或嗨 [部門名稱] 團隊

在給兩個或更多人寫電子郵件時，您有幾個選擇。 “大家好”、“大家好”或“您好 [部門名稱] 團隊”是向一群人打招呼的非正式但專業的方式。

他們還避免對某個群體使用特定性別的稱呼，例如“嗨，伙計們”、“嗨女士們”或“先生們”，這可能無法準確地描述收件人。

引人入勝的電子郵件開場白

4我希望你這一周一切順利，或者我希望你周末過得愉快

這些是有效的電子郵件開頭句子，因為它們首先承認您的讀者，並有助於與您已經認識的同事或您想與之建立友好工作關係的同事建立融洽的關係。

5我正在聯繫。 . .

以“我正在聯繫 . . . ” 禮貌而直接，並闡明了電子郵件的目的。 通過在一個工作日內傳輸數百封電子郵件，這種方法表明您通過直截了當地對收件人的時間認真負責。

陳述你的意圖也可以避免誤解或混淆你需要從讀者那裡得到什麼。

6謝謝。 . .

表達感激之情是將讀者放在首位的另一種方式。 如果您正在寫的電子郵件是對收件人的電子郵件或行動的回應，那麼一開始就承認這是建立在工作場所的友情之上的。

不開始電子郵件的6 種方法

下面的問候語和開頭句語氣生硬，在某些情況下，暗示了一種粗心的做法。 如果您的目標是給人以真誠和深思熟慮的印象，那麼最好避免使用這些短語。

避免的稱呼

1可能涉及的對象

儘管“對誰可能關心”似乎是一種專業的稱呼，但它是客觀的和過度使用的。 這表明您不在乎確認收件人是誰或您的消息是否與他們有關。

這也適用於電子郵件問候語“Dear Sir or Madam”。 在這種情況下，性別二進制問候語已過時，可被視為不包括在內。

2嗨 [拼寫錯誤的名字]

在電子郵件稱呼中使用收件人姓名時，請確認您使用了正確的拼寫。 拼寫錯誤會發生，但拼寫錯誤的人的名字會發出危險信號，表明您沒有仔細或註意細節。

3親愛的[在此輸入姓名]

應避免在電子郵件問候語中拼錯收件人的姓名，以及另一個稱呼錯誤：完全忘記在預先編寫的模板中輸入他們的姓名。

使用沒有任何個性化的電子郵件模板來吸引你的讀者可能是無效的。 如果您必須使用模板化消息以提高效率，請始終仔細檢查您是否已將稱呼中的任何占位符更改為收件人姓名的正確拼寫。

要避免的開場白

4你能幫我一個忙嗎？

當您不知道收件人並且第一次向他們發送電子郵件時，可以使用諸如“您能幫我一個忙嗎？”之類的開場白。 會感到突然並且有自私的語氣。

相反，請考慮一封電子郵件開頭的句子，該句子簡潔地解釋了您希望在他們的幫助下解決的問題，例如“我正在聯繫. . . ”

5我知道你很忙，但是。 . .

這個電子郵件介紹充其量是假設讀者的時間是寶貴的。 在最壞的情況下，它表明你知道這個事實，但你仍然值得他們關注。

無論您與讀者的關係如何，請避免使用此介紹性句子，而是簡要說明您向他們發送消息的原因。

6自我介紹

第一次向收件人發送電子郵件時，通常會使用此電子郵件打開器。 以“讓我自我介紹”開頭的電子郵件就像是在講述自己的自我介紹。 你會大聲對某人說這句話嗎？ 這聽起來像是聲明性的，但最終會浪費時間。 相反，切入正題。

引人入勝的電子郵件介紹的其他提示

• 了解你的聽眾。 您的郵件的電子郵件稱呼和開場白應該反映您與聽眾的關係。 考慮一下您是為客戶、C-Suite 領導、專業熟人還是親密同事寫作。
• 明確你的目的。 當您的電子郵件的目的不明確時，可能會讓讀者感到困惑或沮喪。 為避免遺漏這一關鍵因素，請嘗試將電子郵件的目的融入到開頭的句子中。
• 使用在線工具。 為您的聽眾和您最終希望他們做的動作設定正確的語氣可能具有挑戰性。 Grammarly 的音調檢測器可以幫助您發現未達到預期音調的區域。