如何撰寫商務信函：16 個重要步驟

想知道如何寫商業信函嗎？ 繼續閱讀以獲取分步指導。

在大多數企業中，每天都有數百份書面通信從一個部門發送到另一個部門、發送給客戶、發送給外部供應商或其他實體。 因此，學習如何寫商業信函是作家工具箱中必不可少的，因為這是一種常見的交流方式。 你可能需要寫一封商業信函，即使你不是在組織中擔任管理角色。 例如，這是您使用的格式：

• 求職信
• 備忘錄
• 意向書或意向書
• 推薦信
• 面試跟進
• 錄取通知書
• 辭職信
• 感謝信
• 投訴信
• 道歉信

知道如何寫好這些類型的字母在許多不同的情況下都很方便。 商務信函具有特定的格式、風格和語氣。 它們直接簡潔，禮貌專業，格式仔細。 通過學習如何寫作，您將使自己成為專業工作場所需求量很大的作家。 您將在下面找到有關如何撰寫商業信函的分步指南。 按照它來學習這種格式並創建能夠很好地將您的信息傳達給目標受眾的信件。

第 1 步：選擇正確的格式

在寫信之前，您必須設置頁邊距並選擇字體。 您的信箋抬頭可能會決定頁邊距的大小。 例如，商務信函使用 8 1/2 x 11 英寸的紙張發送。 選擇用黑色墨水打印的 Times New Roman 大小 12 字體作為您的字體。 有時類似的字體，如 Arial，也是可以接受的。 目標是確保目標讀者可以閱讀這封信，因此您不希望花哨的字體對信件的可訪問性產生負面影響。 商業信函以塊格式而非段落格式書寫。 因此，修改字母以在頂部留出兩英寸邊距，在所有側面留出一英寸邊距。

第 2 步：格式化標題

商業信函模板將以頁面頂部的特定標題開頭。 雖然有一些差異，但它幾乎總是這樣：

• 發件人姓名
• 公司名稱，如果適用
• 發件人的郵寄地址
• 日期以月、日、年格式
• 收件人的姓名
• 收件人的郵寄地址

每個名稱和地址都是單倍行距的。 但是，您將在發件人地址、日期和收件人地址之間跳過一行。 如果您使用正式的公司信頭來發送信件，它可能在頂部包含發件人姓名或公司名稱和地址。 在這種情況下，從日期開始，跳過一行，然後添加收件人。

第 3 步：輸入稱呼

商業信函格式的下一步是對收件人的稱呼或問候。 在稱呼之後，在開始字母之前加倍空格。 通常，您會像這樣格式化稱呼：

• 親愛的先生/女士。 （收件人的姓氏）：

如果您不知道此人的首選性別或人稱代詞，請使用他們的全名，而不是先生/女士。 標題。 同樣，不要假設此人的婚姻狀況。

如果您知道此人的頭銜，例如 Doctor，則可以使用該頭銜代替 Mr./Ms. 始終以冒號而不是逗號結束稱呼。 在您不知道此人姓名的情況下，您可以說明他們的頭銜，例如：

• 尊敬的人力資源總監：

如果您對收件人一無所知，請說：

• 親愛的先生或女士：

有時，如果您對收件人一無所知，您會使用“To Whom It May Concern”這樣的稱呼。 否則，請使用“尊敬的先生/女士：”或“尊敬的（角色或部門）：”如果可以的話，最好始終使用更具體的稱呼，但這在以下類型的商業信函中是可以接受的：

• 推薦信
• 正式的投訴信
• 介紹信
• 感興趣的信件

第四步：寫第一段

現在你可以開始寫第一段了。 在寫商業信函時，這一段是必不可少的。 第一段要簡明扼要，不要超過三句話。 說明信的目的。 你甚至可以說，“我正在寫信給。 . ” 清楚你為什麼要寫信，但不要在信的這一部分添加太多華麗的細節。 以下是寫給部門解決著裝違規問題的開頭段落示例：

• 我注意到，營銷部門的一些人在遵守公司有關著裝的政策方面變得鬆懈了。 因此，我寫信提醒您有關著裝要求，以確保您所在部門的每個人都遵守這些準則。

這個開頭說明了這封信的目的，並顯示了正文的其餘部分將包含什麼。 它直接而直接。

第 5 步：使用正確的語氣

商業信函是專業的，用第一人稱寫的。 全程使用這種語氣，不要害怕第一人稱代詞。 這封信也應該簡明扼要，所以只包括必要的內容。 你不必不禮貌，但如果對這封信的意思和目的沒有必要，你也不需要解釋。

第 6 步：繼續身體

在開頭一段之後，您需要繼續寫信的正文。 再次重申，即使您的信件涉及負面內容，也要保持禮貌、專業的語氣。 正文段落支持目的，提供更多細節，或提供新聲明或規則的推理。 每一段之間應該有一個空行，你不需要縮進。 例如，如果您寫信討論組織特定部門的著裝違規行為，您可能會粗魯無禮，或者堅定而禮貌。 以下是不該做的事的例子：

• 我不敢相信完全無視公司政策。 你不能凌駕於規則之上，只是因為你認為你的部門是最重要的。 如果您不能立即遵守規定的著裝要求，就會有人搖頭。

這一段居高臨下，粗魯無禮。 它確實傳達了你的目的，但沒有必要使用刺耳的語氣。 相反，你可以堅定而直接，但仍然有禮貌，就像這樣：

• 為了保持整個組織的一致性，每個人都必須遵守規定的著裝要求。 因此，我需要你的部門確保在本週末之前完全合規。 具體來說，管理層討論了未能穿合適的不露趾鞋以及短褲和裙子的長度作為特殊問題。 未能在此截止日期前遵守可能會導致紀律處分。

在這個示例段落中，需求很明確，信息以禮貌但堅定的語氣呈現。 讀者知道你在期待什麼，但沒有人因閱讀這封信的這一部分而受到侮辱。 這封信可以有盡可能多的正文段落。 但是，如果可能的話，您應該盡量將其保留在一個打印頁面上，因此請保持這些內容簡潔。 大多數信件都有三個內部段落，每個段落不超過三到四個句子。 段落之間的過渡不是必需的。 附加信息通常作為附件單獨發送。

第 7 步：選擇主動語態

在商務信函的所有部分，都用主動語態而不是被動語態書寫。 主動語態更直接、更簡潔，讓你的話語更有力量。 例如，在上一段中，你可以說：

• 明確地說，你們部門沒有穿合適的不露趾鞋，而且短褲和裙子的長度已經成為一個問題。

“It's been noted”是被動語態。 它不會告訴您是誰做的記錄，因此沒有直接實體對該行為負責。

相反，說：

• 具體來說，管理層討論了未能穿合適的不露趾鞋以及短褲和裙子的長度作為特殊問題。

因為是主動語態，所以更清晰、更直接、更簡潔。

第 8 步：使用人稱代詞

即使商業信函是正式的，您也可以使用任意數量的人稱代詞。 例如，第一人稱和第二人稱代詞都可以接受。 假設您代表一個組織而不是您個人寫作。 在這種情況下，在將公司或部門稱為發件人時，您將使用第一人稱複數代詞，例如“我們”或“我們”。 另一方面，如果您只是代表自己寫作，請使用第一人稱單數，例如“我”和“我的”。

第 9 步：使用第二頁信頭

如果您的信件確實需要進入第二頁（這種情況很少見），請確保使用“第二頁”信箋。 此信箋上沒有完整的商業街道地址，而是一個縮寫地址。 這篇論文需要與第一頁相同，但標題中的信息較少。 將頁碼添加到所有後續頁面，以便讀者可以保持清晰。 同樣，大多數商業信函都可以放在一頁上，因此請在此處自行決定，但如果需要，請正確格式化第二頁。

第 10 步：結束你的信

商業信函的最後一段包含摘要和行動號召。 首先，簡潔禮貌地總結您的觀點，如下所示：

• 我們需要確保公司的每個人都遵守著裝規定，因為這有助於為我們的客戶提供正確的專業形象。 預先感謝您對此事的關注。

然後，邀請讀者採取行動。 您可以明確說明您需要他們執行特定操作，或者將這封信留給與您聯繫並提出問題的人。 在這一段中，包括您的聯繫信息，例如您的電話號碼和電子郵件地址。 在著裝違規信的情況下，打開問題之門可能是最好的選擇：

• 如有任何問題，請隨時致電 555-555-5555 或發送電子郵件至 [email protected] 與我聯繫。

第 11 步：結束你的信

結束將有正式的尊重。 在結束段落後跳過一行並包括您的結束語，這可能是：

• 真摯地，
• 此致，
• 親切地，
• 尊敬，
• 問候，
• 謝謝，

結束後加一個逗號。

第 12 步：簽署信件

結束後，跳過大約四行。 這給了你簽署這封信的空間。 如果您正在寫信，請簽名或使用簽名圖章添加您的簽名。 在這裡，您可以使用藍色或黑色墨水。 如需代簽，請在署名前加“pp:”。 這意味著“per procurationem”，表明您是在代表他人簽字。 簽名後，包括您鍵入的姓名、職位、電話號碼和電子郵件地址。 每一個都得到它的線。

第 13 步：確認打字員

為您打字的人必須在簽名欄下方註明他們姓名的首字母。 這些首字母是小寫字母，如下所示：

• 客

如果有人在發件人旁邊寫了這封信，例如，如果行政專業人員代表他們的老闆寫信，他們也會寫上他們的姓名首字母。 這些都是大寫字母，在打字員姓名首字母前有一個反斜杠，如下所示：

• 氨氮/鉀

第 13 步：記下所有外殼

如果您在商業信函中添加附件，請在頁面底部做一個註釋。 請注意外殼是什麼以及總共有多少個外殼。 此註釋可確保讀者看到所有附件。 這可能是這樣的：

• 附件（2）：著裝要求復印件、違規表格。

記下它們後，確保在發送時將它們包含在信件中。 不要將附件釘在字母上； 相反，請使用回形針。

第 14 步：添加其他收件人姓名

如果你把信寄給幾個人而不是整個部門，你會把它寄給主要的人。 然後，您將在附件聲明下方的信函底部註明其他收件人。 首先，在“Enclosures”語句下方鍵入“cc:”。 然後，寫下你寄信的其他人的姓名和頭銜。 在使用複寫紙進行字母複製的時代，字母“cc”曾代表“carbon copy”。 我們今天仍然使用這個名稱，但它現在的意思是“禮貌的副本”。

這可能是這樣的：

• 抄送：約翰·史密斯，人力資源部主管

第 15 步：校對信件

在發送任何備忘錄或商業信函之前，請務必對其進行校對。 如果您發送的信中有錯別字和其他問題，您會顯得不夠專業。 首先，對字母進行拼寫檢查和語法檢查。 此步驟可能會出現您可能沒有看到的任何明顯問題。 但是，不要完全依賴這些工具。 在寄出這封信之前，請仔細閱讀。 首先，考慮大聲朗讀以了解它的發音。 然後，使用此清單查找您必須解決的任何問題：

• 這封信聽起來清楚嗎？
• 簡潔嗎？
• 所有段落都是三到四句話或更少嗎？
• 你看到任何冗長的部分嗎？
• 你已經消除了所有被動語態的使用嗎？
• 所有句子都以正確的結尾標點符號結尾嗎？
• 稱呼有冒號，結尾有逗號嗎？

對於關鍵信件，您甚至可能希望讓其他人校對和編輯信件。 作家往往會忽視他們在寫作中犯的錯誤，而另一雙眼睛會幫助你發現所有錯誤。

在編輯語法時，我們還建議在發布或提交之前花時間提高一篇文章的可讀性分數

第 16 步：發送信件

現在您可以發送信件了。 如果您要郵寄信件，請確保信封上有準確的回信地址，以便收件人在收到信件時就知道是誰寄出的。 如果您通過電子郵件發送信件，請考慮在發送前將其另存為 PDF，因為這樣可以保留格式。 然後，好好使用電子郵件的主題行。 主題行應說明這封信的內容和發件人，如下所示：

• Sarah McPhearson 的備註：違反著裝規範

如果需要，請在主題行中添加“緊急”或類似內容。 如果您正在跟進上一封信，請在主題行中添加“跟進”。

如果您想使用最新的語法軟件，請閱讀我們的 AI 語法檢查器使用指南。