如何撰寫業務報告：分步指南

通過這份專業且富有洞察力的分步指南，了解如何撰寫業務報告。

如果您被要求撰寫業務報告，您可能很難知道從哪裡開始。 從確定報告的目的到製作附錄列表，當您試圖決定在報告編寫過程中包含哪些相關信息時，感到不知所措是很正常的。 當您的主管信任您編寫業務報告時，他們信任您參與公司的決策過程。

商業中的正式和非正式報告都用於幫助企業就以下步驟做出明智的決定，以推動公司向前發展。 雖然編寫業務文件是許多工作的關鍵部分，但當老闆或主管要求您提供業務報告時，您可能很難知道他們想要什麼。 在這裡，我們將回顧整個報告的結構，帶您從報告開頭的標題頁到您希望在結尾包含的附加信息（也稱為附錄）。 讓我們開始吧。

所需材料

• 與您的報告目的相關的公司數據
• 由同事完成的報告副本，讓您可以遵循貴公司的首選格式
• 你的電腦
• 用於記下想法的記事本

步驟 1. 理解商業報告的目的

商業報告有一個特定的目的：幫助為公司內部的未來決策提供信息。 一些業務報告很緊急，需要員工報告其部門的信息，以便收集數據並用於解決危機。 其他業務報告不那麼緊迫，可用於確定公司來年的發展方向。 在編寫業務報告時，您需要遵循標準的業務報告表。

這不同於學術研究報告或敘述性寫作格式。 業務報告是具有明確定義的部分的正式報告。 如果這是您第一次在工作中編寫業務報告，明智的做法是在開始之前與您的主管核實，以確保您的公司使用標準的業務報告格式。

您可能還會發現定期與您的主管核對以確保您走在正確的軌道上很有幫助。 一次概述一個部分可以幫助您朝著正確的方向開始，您的主管將能夠為您提供指導，以確保您正在努力為公司提供前進所需的信息。

步驟 2. 確定報告類型

雖然業務報告遵循相同的通用格式，但業務報告有不同類型，關鍵是您要知道您的公司希望您提供哪種類型的報告。 所有類型的業務報告都提供有助於推動公司前進的信息； 了解你的主管期望的報告類型可以確保你提供必要的信息來為你的報告正在努力幫助解決的問題制定解決方案。 不同類型的業務報告包括：

• 研究報告：與學術研究報告不同，商業研究報告通常在公司或組織致力於開發新產品或服務時使用。 雖然一名員工可能是商業研究報告的關鍵人物，但通常會有很多人參與完成這項工作。 例如，科學家、研究人員和分析師可以作為一個團隊來獲取必要的信息，以幫助公司決定是否繼續推出產品、服務或其他新產品。 研究報告中的信息非常詳細，通常提供定量和定性信息。 分析報告和信息報告通常用於製定研究報告的過程。
• 分析報告：當公司決定如何推進決策時，分析報告可以提供幫助。 分析報告側重於解決特定問題，並提供描述問題背景和公司內部現狀的信息。 分析報告還可以提供針對問題的不同解決方案的可能結果，幫助公司預測其情況可能會如何變化，具體取決於他們選擇如何推進問題解決過程。 這份商業報告非常詳細，需要時間來完善。 但是，在時間緊迫的情況下，通常會要求提供分析報告，因為它們用於解決需要做出重要決策的緊迫問題。
• 解釋性報告：有時，對於管理層專業人士來說，了解公司的基本細節可能具有挑戰性，尤其是在涉及詳細研究時。 解釋性報告可以解釋有助於為未來決策提供信息的研究或其他發現。 如果您正在撰寫解釋性報告，那麼了解您的聽眾至關重要，這樣您就不會過多或過少地解釋複雜的概念。
• 進度報告：公司內的許多項目需要數年才能完成，提供進度報告可以成為向管理層展示事情進展情況的一種方式。 此類報告可能不包含數據或其他發現（取決於項目階段）； 相反，它是一種讓聽眾或主管了解事情進展情況的方式。 當項目正在進行時，可能會定期收到進度報告。
• 信息報告：這種類型的商業報告為觀眾提供了深入了解公司信息的無偏見、客觀的信息。 此信息純粹基於事實，可能包括公司統計數據（公司在上一財政年度收入的金額、公司員工人數等）。

步驟 3. 發展要點

當您被要求撰寫業務報告時，與您的主管合作以了解報告的目的至關重要。 如果沒有明確的方向，您可能會花時間收集對公司沒有幫助的信息。 在深入研究數據之前，為您的報告製定一個清晰的框架有助於確保您為您的公司提供前進所需的信息。 在您了解您的商業報告的目的之後，您將想要闡述您的要點。

稍後您將能夠充實這些內容，但首先，制定一個大綱讓您開始研究是至關重要的。 一旦制定了大綱，您就會知道是否需要與公司其他部門的人員進行面談、自行研究、查找有關貴公司近年來表現的信息等等。 在開始撰寫報告之前進行研究還可以幫助您發現大綱中是否存在任何漏洞。

如果您發現您正在努力尋找完成報告所需的信息，請聯繫您的主管以確定您的後續步驟。 最好儘早完成此操作，這樣你們就可以在必要時共同改變報告的方向。

第 4 步。創建小節

您的業務報告將分為多個子標題，以易於理解的方式分解報告。 在第 5 步到第 13 步中，我們將審核您需要包含在報告中的每個部分。

第 5 步。創建您的標題頁

您的業務報告應以清晰、乾淨的標題頁開頭。 如果您不確定您的公司通常如何排版其業務報告的扉頁，請向您的主管索取一份以前提交的報告作為參考。 通常，大多數標題頁都包括業務報告的標題、撰寫報告的人（或多人）以及報告的撰寫時間。 您可能還想在標題頁上包括報告的受眾。 請務必將信息放在扉頁的中央，不要使用任何不尋常的字體或不必要的格式。 保持乾淨和簡單。

第 6 步。創建執行摘要

您的業務報告的執行摘要部分將告訴您的讀者在繼續閱讀報告正文時將要了解的內容。 你的執行摘要應該足夠短，不會洩露報告中的所有內容，但也應該足夠長，讓讀者無需閱讀整篇文章就可以了解報告的基礎知識。

把你的執行摘要想像成你報告的電梯演講：你有 30 秒的時間來表達你的主要觀點。 請記住，執行摘要中未完全解釋的任何信息都將在您的報告中進行擴展，因此無需在每一個細節中塞滿內容。 沒有固定的執行摘要長度，因為報告這一部分的適當長度主要取決於報告的整體長度。

第 7 步。制定目錄

您的目錄應從新頁面開始，並清楚地概述報告中的內容。 您需要列出報告的每個子標題。 您可能還想列出較小的部分。 在目錄中包含頁碼，而不僅僅是按順序列出部分。 當您進行業務報告演示時，這可以幫助您的聽眾關注。

步驟 8. 寫簡介

在這裡，您將能夠讓您的聽眾更詳細地了解您的報告的預期內容。 注意不要重複你在執行摘要中所說的話。 在介紹中，您可能想深入了解為什麼首先需要業務報告。 談論報告旨在解決的問題可以幫助您的聽眾進入正確的頂空，欣賞報告正文中即將描述的研究。

請記住，商業報告中的介紹不同於敘述性文章中的介紹。 無需吸引讀者來保持他們的興趣。 保持聰明和正式，不要太過詩意（除非這在你的公司文化中有意義）。

第 9 步。創建正文

在這裡，您將能夠深入研究您的研究或發現。 您不想跳過報告的這一部分——盡可能詳細。 不要擔心提供太多信息或讓您的聽眾感到厭煩。 那些沒有時間閱讀您的業務報告正文的人可以閱讀執行摘要或結論以獲得必要的信息。

在報告的主體部分，您有機會深入了解您已完成的研究或工作的細節。 您的業務報告的正文可能包括圖表和圖形。 一定要用向讀者解釋細節的信息來標記每個圖表或圖形。 如果您在正文部分包含圖像，請為每張照片添加一個標題。 在編寫正文部分時，請牢記您的聽眾。 如果您知道您正在為沒有技術背景的讀者寫作並且是關於技術主題的，請解釋行話和不熟悉的術語，以便您的讀者能夠跟上您的寫作。

第 10 步。總結一下

與商業報告的執行摘要部分類似，您的結論將回顧您在報告中討論的內容，並提醒讀者他們需要了解的內容。 您可能想要突出重點或回顧令人驚訝的發現。 但是，再次強調，要讓你的結論簡短而甜美。

步驟 11. 提出建議

在這裡，您將討論公司如何使用您提供的信息來解決本節報告針對的問題； 您可能想討論公司可以採取的幾種可能的行動方案，以及每項行動的潛在結果和後果。 假設您不在負責做出與您的報告相關的決策的部門工作。

在這種情況下，您可能希望與您的部門同事合作，以獲得有關他們是否認為您的建議對公司有幫助的反饋。 最後，在本節中，請務必提供明確的後續行動步驟，公司可以根據您報告中的信息繼續前進。

第 12 步。列出您的參考資料

許多商業報告使用其他公司進行的研究來支持​​他們的發現。 如果您使用他人進行的研究，請務必在參考部分正確註明研究來源。 此外，您還需要包含一些信息，告訴您的聽眾他們如何才能更多地了解您的偏好（例如您在報告中找到引用信息的書籍或網站）。

第 13 步。添加附錄部分

在您的業務報告的這一部分，您將包含任何額外信息，這些信息將使您的讀者更容易理解您的文章。 這可能包括您用來為您的報告收集信息的訪談記錄，以及解釋您用來描述您的研究或報告中使用的財務信息的術語的詞彙表。 如果您不需要向聽眾提供額外信息，則不需要包括附錄部分。

第 14 步。校對您的報告

在您上交業務報告之前，給自己足夠的時間來校對它是關鍵。 如果您的工作期限很緊，您可能會想在報告完成後立即將報告交給您的主管。 雖然快速的工作通常受到讚賞，但明智的做法是給自己一個晚上睡覺的時間，早上再讀一遍，並在將其交給老闆之前進行任何必要的更正。 當您以全新的眼光審視您的工作時，您會驚訝地發現有多少尷尬的短語和其他錯誤會突然出現。

假設您報告中的信息不是保密的。 在這種情況下，您可能希望在提交報告之前請同事或您所在行業的其他同事閱讀您的報告。 這可以幫助您發現您不會以其他方式考慮的錯誤，並且可以讓您深入了解如何添加到您的報告中以使其在上交之前更加完整。

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第 15 步。展示你的作品

您可能要做的不僅僅是將報告交給您的主管。 大多數公司會要求您在討論您的發現時向一組高管提供您的報告。 您必須徹底了解您的報告，並可以讓您的聽眾參考報告的特定部分來回答他們的問題。 除了準備業務報告外，您可能還需要準備視覺輔助工具（例如 PowerPoint 演示文稿）來幫助說明您的觀點。

例如，您可以從您的報告中直接引用您的幻燈片，幫助您的觀眾在翻閱您的報告時跟進。 在演示結束時，您需要留出時間提問。 充分了解您的報告可以幫助您在董事會要求您更深入地研究您的發現時自信地站在他們面前。 如果您對就您的報告進行業務演示感到緊張，在您走進會議室之前在朋友或同事面前練習會很有幫助。

第 16 步。公開接收反饋

毫無疑問：編寫您的第一份業務報告可能會讓人傷腦筋，而且當您的老闆打電話給您討論他們對您的報告的看法時，這可能會特別可怕。 但是，盡量以開放的心態傾聽，並確保記下下次如何創建更好的報告。 重要的是不要對商業報告提出針對個人的建設性批評，因為每個公司和主管都有偏好。 相反，記下你的主管希望你下次改變什麼並繼續前進。

商務溝通技巧

1. 清楚你的信息

您必須準確地知道您要在您的業務報告中傳達什麼信息或您正在努力解決什麼問題。

2. 輕鬆開始

無需從業務報告的執行摘要或簡介開始。 如果你不確定從哪裡開始，讓自己休息一下——從你知道的開始。 首先寫下你已經完成的研究或你對公司的建議，然後充實你的報告。

3. 以簡潔為目標

您的業務報告中的所有信息都應該保持重點，按部就班，並讓您的讀者感到有目的性。 當你校對你的商業報告時，不斷地問自己你所寫的信息是否正在把讀者帶到他們需要去的地方。

4.了解你的聽眾

如果您正在為一群在您的公司擁有財務股份的董事會成員寫作，但不了解您所做工作的日常細節，那麼您的寫作方式將需要不同於為一個團體寫作你的直接主管。 但是，再次強調，了解您的聽眾是撰寫可讀且有用的報告的關鍵。

5. 保持簡單

當您在業務報告中遇到行話和技術語言時，問問自己是否可以使用其他詞來使報告更容易讓讀者理解。 如果有更簡單的表達方式，請選擇該選項。

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