如何用 7 個例子寫一封跟進郵件

獲取有關如何撰寫後續電子郵件的常見問題解答。

了解如何使用這些簡單的分步說明和幾個您可以從中獲取靈感的電子郵件示例來編寫引人入勝、成功的後續電子郵件。 後續電子郵件是一種重要的溝通工具，可用於各種目的，從傳統的電子郵件營銷到商務會議或面試後的個人後續消息。

不過，寫一封後續電子郵件可能會令人生畏，因為有這麼多不同的回複選項可能會顯著影響您與電子郵件收件人建立的關係。

下面，學習如何為多個利基市場編寫出色的後續電子郵件，並發現適時、高質量的後續消息的好處。 閱讀可用於激發和指導寫作的電子郵件跟進示例。

一封好的後續電子郵件需要什麼

引人注目的後續消息不需要大量供應或昂貴的訂閱。 存在許多免費的電子郵件通訊程序和應用程序，例如 MailChimp、Constant Contact、HubSpot、Aweber 等。 除了高質量的電子郵件營銷工具和電子郵件收件人的地址之外，除了創造力和良好的寫作技巧之外，您不需要任何其他東西來創建成功的後續電子郵件。

編寫有效的後續電子郵件的步驟

第 1 步：確定您正在撰寫的電子郵件跟進的類型

您在後續電子郵件中使用的語氣、寫作風格甚至語言都應該與您的目標受眾和您發送電子郵件的目的相匹配。 例如，您不想向您剛剛面試過的一家財富 500 強公司的招聘經理髮送一封隨意的電子郵件跟進。 同樣，在針對兒童產品的電子郵件營銷系列中使用過於專業的語氣可能會立即使電子郵件收件人失去興趣。

確定您要發送的電子郵件類型以及最合適的語氣和風格。 然後，在寫完信息後回過頭來幾次，以確保您按照您想要的方式進行交流，並且您的用詞選擇、句子結構和其他文體元素會與您的目標產生共鳴。

後續消息的類型

• 一通電話後跟進。 出於多種原因，可以在電話後發送後續電子郵件，例如感謝電話的收件人、詢問後續問題或預訂下次會議。
• 跟進之前的電子郵件請求。 例如，如果您已通過電子郵件向與您合作的同事或供應商發送請求但未收到任何回复，則可能需要後續電子郵件。 您應該提醒電子郵件收件人之前的請求，並說明您正在尋找回复。
• 冷電子郵件跟進。 如果您發送冷電子郵件作為營銷活動的一部分，則電子郵件營銷系列中的每條後續消息都被視為冷電子郵件跟進。 這些應該寫下來並有策略地發送給收件人； 少即是冷電子郵件營銷。
• 銷售跟進。 銷售電子郵件跟進是在客戶購買產品或服務後發送的，通常是為了確保他們對購買感到滿意，並讓銷售人員在需要時提供故障排除支持。
• 在求職面試後跟進招聘經理。 面試後，您可以聯繫面試官或招聘經理，感謝他們抽出寶貴時間並要求更新他們的決定狀態，從而增加獲得工作機會的機會。
• 觸發事件後跟進。 您可以生成一封自動跟進電子郵件，發送給響應觸發事件（如在線抽獎或訂戶馬拉松）的客戶。 您可以使用電子郵件營銷軟件創建一個通用的“感謝您參與”消息，該消息可以在活動結束後自動發送給參與者。
• 謝謝你的電子郵件。 如果客戶進行購買、註冊或參與您的業務，您可以發送一條簡單但個性化的感謝消息，無需號召性用語。 這種溫和的外展有助於與客戶建立有意義的關係並培養客戶忠誠度。
• 網絡研討會跟進。 如果您舉辦了網絡研討會，標準做法是在之後發送後續消息以感謝與會者的參與並為他們提供額外的資源以保持他們與您的品牌互動。
• 自動電子郵件跟進。 如果您使電子郵件自動化，您還需要創建多個後續郵件，以便在收件人收到原始電子郵件後按選定的時間間隔自動發送這些郵件。

第 2 步：定義目標受眾

現在您已經知道為什麼要發送後續消息以及它應該包含什麼，您需要知道您要寫給誰。 什麼樣的人最有可能閱讀您的信息？ 貴公司的目標受眾是誰，他們的動機是什麼？ 他們每天面臨的痛點和挑戰是什麼？

在創建跟進電子郵件時了解您要解決的問題對於確保您接觸到合適的人並與他們的需求或願望產生共鳴至關重要。 例如，如果您的公司為青少年生產化妝品，使用過於復雜的語言或過於專業的語氣可能會讓年輕用戶望而卻步。 如果您過於隨意地向醫生或律師的聽眾寫作，也會發生同樣的情況——他們不太可能繼續閱讀您的內容。

第 3 步：編寫電子郵件主題行

一個好的電子郵件主題行對於良好的電子郵件打開率至關重要。 成功的後續電子郵件模板具有清晰、可點擊的主題行，可立即解決可能的痛點並承諾在電子郵件正文中提供更多信息。 以下是一些內容豐富、引人入勝且專業的示例電子郵件主題行：

• 跟進我們 12/31 的採訪
• 你看到這個大規模更新了嗎？！
• 限時優惠 — 專為您而設的 VIP 折扣票
• 7/21 對話的電話跟進
• 正在檢查您通過 [Company Name] 購買的 [Product]
• 感謝您註冊我們的通訊！
• 2022 年 1 月委員會會議要點
• 利用您的獨家折扣優惠的後續步驟
• 感謝您接受采訪——下一步是什麼？
• 您準備好合作了嗎？
• [Company Name] 再次向您問好！
• 我沒能聯繫到你——讓我們聯繫吧。
• 您有任何關於潛在工作機會的最新消息嗎？

第 4 步：引用初始電子郵件

首先確認您發送給收件人的第一封電子郵件或您最近發送的最後一封電子郵件（如果您的後續電子郵件不是該系列中的第二封）。 回顧一下也可能會有幫助，但你應該保持簡潔。 沒有關於初始電子郵件的任何信息的冷電子郵件後續可能會有更高的跳出率。 與提醒收件人為什麼收到這封電子郵件的跟進相比，它不太可能成功。

例如，如果收件人將他們的電子郵件地址放在列表中或註冊了某項內容，您需要在文本中相對較早地提及這一點。 如果沒有定期通知收件人他們已選擇加入，他們可能會認為收到的電子郵件是垃圾郵件。

第 5 步：編寫電子郵件正文

接下來，您需要編寫電子郵件的正文。 這通常不是一行或兩行內容。 編寫它的目的應該是最大化可以在這個空間中創造的價值，例如建立信任、提供社會證明，或者為電子郵件收件人提供有用的提示和技巧，他們可以立即開始在自己的生活中使用。 如果您的後續電子郵件是針對某種類型的銷售優惠，則電子郵件的這一部分應該清楚地描述優惠、收件人如何從中受益以及接下來需要做什麼才能利用它。

第 6 步：包括號召性用語 (CTA)

精心編寫的號召性用語可以通過向電子郵件收件人明確說明下一步要採取的步驟來提高對後續電子郵件的回复率。 它使用強烈的動作詞讓用戶毫不含糊地知道理想的下一步是什麼。 它有助於引導購物者、客戶和其他用戶完成購買者旅程的不同步驟，從而使他們自然而然地做出購買決定。 以下是可以在不同類型的後續電子郵件中使用的一些號召性用語示例：

• 在促銷結束前立即購買我們的折扣冬裝系列！
• 立即註冊，免費獲取 [eBook name] 的副本。 . .
• 每月訂閱我們的時事通訊以獲得 VIP 優惠券和有用的提示！
• 單擊此處查看我們新設計的可伸縮狗繩繫列。
• 我期待收到您關於工作機會的回音 - 我可以通過 . . .
• 讓我知道您對合作提案的看法！
• 如果我沒有收到你的回音，我會再次跟進。 . .
• 通過這個簡單的 5 題測驗找到您的完美遮瑕膏！
• 我們所有的假日襪子庫存最多可節省 50%——僅限本週末！

第 7 步：使用您的聯繫信息簽字

一封成功的後續電子郵件將以易於查找的聯繫信息結尾，例如您的公司名稱、電話號碼、地址和指向您的社交媒體資料的鏈接。 當電子郵件收件人無法快速找到聯繫發件人的方式時，回复率往往會下降。 大多數時候，他們只會花幾秒鐘的時間看一下，然後點擊關閉電子郵件或將其刪除。 通過使您的聯繫信息隨時可用，您會自動提高感興趣用戶的回复率。

後續電子郵件示例

這裡有一些電子郵件示例，您可以使用它們來了解如何撰寫引人入勝且禮貌的跟進。 您可以使用這些後續模板來幫助您形成外展電子郵件的佈局和結構。

示例 1

主題行：僅限訂閱者 — 立即獲取折扣 VIP Summer Splash 門票！

親愛的[電子郵件收件人姓名]

上週，我們很高興在音樂節上見到你。 感謝您填寫我們的聯繫表格！ 我們知道在夏季為年輕人找到安全和令人興奮的活動是多麼困難，而且我們還有更多活動可供選擇。

下週，我們將為訂閱者提供一年一度的 Summer Splash 門票獨家折扣。 因此，請點擊下面的鏈接，在 VIP 門票用完之前立即領取您的 VIP 門票！

http://link.me/summersplash/tickets/discount

此致，

城市夏季活動委員會

www.citycommittee.com

555-893-7104 分機。 171

領英： https://linkedin.com/in/citycommittee推特： https://twitter.com/citycommittee臉書： https://facebook.com/citycommittee

示例 2

主題行：你報名參加籃球試訓了嗎？ 時間不多了！

嗨 [電子郵件收件人姓名]，

你有機會在秋季報名參加籃球選拔賽嗎？ 電子郵件已於上週發送給家長，報名截止日期即將來臨。 但是，如果您還沒有，請不要擔心； 還有時間！ 致電 555-382-1888 聯繫 Linda，為每個想要參加的孩子申請一份申請。 或者，您可以回复此電子郵件，我們將向您發送指向我們的數字註冊表單的鏈接。

如有任何問題或疑慮，請聯繫我們。 我們期待在團隊中見到您的孩子！

謝謝，

琳達史密斯

教育委員會

555-382-1888

華爾街 105 號套房 3

戴爾伍德，賓夕法尼亞州 78441

[email protected]

示例 3

主題行：感謝您在 [日期] 接受我的採訪——我們可以聊聊嗎？

尊敬的[招聘經理姓名]，

首先，我想藉此機會感謝您昨天在我接受 [Company Name] 採訪時花時間陪我。 我非常高興能夠更多地了解業務並發現我如何能夠最好地運用我的技能來滿足您的需求。 我相信我將非常適合貴公司，並期待收到您關於我在貴組織的潛在就業機會的回音。

可以撥打 555-621-8002 或發送電子郵件至 [email protected] 與我聯繫。

謝謝，

喬什·羅德里格斯

例 4

主題行：你來燒烤嗎？

嘿布拉德，

我上週發了一封電子郵件，看看你是否想在這個月晚些時候來家庭燒烤。 我敢肯定你很忙，但你介意讓我知道你是否會在那裡，這樣我可以相應地計劃嗎？ 謝謝！

— 喬

例 5

主題行：你這周有空嗎？

嗨 [姓名]

我一直在嘗試就我們正在合作的項目與您取得聯繫，但未能取得聯繫。 我知道你很忙——你這周有時間打個簡短的電話嗎？ 如果沒有，還有其他時間對您來說更好嗎？ 我會保持簡潔，我們應該只需要大約 20 分鐘的時間來完成所有事情。

期待回音！

謝謝，

德懷特斯科特

區域經理助理

邁克的紙倉庫

例 6

主題行：獨家可打印優惠券 — 最高減 50 美元！

嗨[姓名]，

很高興您來到這裡，作為感謝，我們想送給您一份特別的禮物，您可以在我們的任何一家商店或 [Company URL] 在線使用。

下次在 [Company Name] 購買最高 50 美元的商品時，可領取您的獨家訂閱者專享折扣券！

只需從下面的鏈接下載優惠券 PDF，將優惠券打印出來，剪下來，然後出示給收銀員即可享受折扣。

打印機不工作？ 在此處下載優惠券的可掃描數字副本。

[公司標誌]

例 7

主題行：您是否仍然有興趣參加[活動]？

嗨[姓名]，

城市冬季舞會即將來臨——你還有興趣參加嗎？ 我們很想見到你！ 不幸的是，附近的酒店很快就會客滿，但我們在Bob's Blueberry Farm下的 Hotel Lemongrass 仍有一些房間供活動參加者預訂。 單擊 [此處] 進行預訂。

您也可以致電 (555) 487-5210 聯繫我們的禮賓部，以幫助確保該地區的住宿、交通和安排活動。 我們在這裡幫助您更輕鬆地規劃冬季舞會！

很期待見到你，

鮑勃藍莓農場的每個人

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