如何寫正式信函：格式、範例和提示

無論您的目標是給潛在雇主留下深刻印象、明確提出請求還是提出正式投訴，了解如何撰寫有效的正式信件是確保您的訊息得到應有關注的關鍵。從完美的開頭到優美的結尾，我們將引導您完成撰寫一封信的要點，以便在任何情況下都能有效、專業地傳達您的訊息。

什麼是正式信函？

正式信件是一種遵循固定結構和語氣的書面溝通方式。它包括特定元素，例如寄件者和收件人的地址、正式問候語和結束語。正式信件通常用於工作申請、正式投訴或業務詢問。

雖然這些信件遵循嚴格的正式信件結構，有明確的目標，並保持專業的語氣，但非正式信件可以是會話性的和個人的。它們可以寫給朋友、家人或熟人，包括個人新聞、祝賀、邀請或任何其他個人主題。

正式信件有多種類型。一些正式的信件範例包括：

• 求職信
• 錄取通知書
• 專業感謝信
• 商業信函
• 銷售信
• 終止信
• 意向書
• 推薦信

當您想到一封正式信件時，您可能會想到一份手寫或列印的文檔，經過書寫、簽名、蓋章，然後透過郵件發送。但正式信件也可以透過電子郵件傳遞，具體取決於情況的緊急程度以及收件人和寄件者的偏好。

無論您選擇發送正式信件，其意圖都應該保持不變：以清晰、專業的方式清晰、有效地傳達當前的主題。

你什麼時候寄出正式信件？

在需要專業方法或官方溝通的情況下發送正式信件。以下是這些實例的範例：

• 職位申請
• 發送辭職信
• 向公司提出正式請求或詢問
• 住宿投訴
• 與政府機關溝通
• 進行官方商業交易
• 稱呼與您沒有私人關係的人

正式信件由哪幾部分組成？

標題（日期/地址/退貨地址）

日期：當您寫一封正式的信函時，寫下寫信的日期至關重要。此資訊對於時間敏感的通訊至關重要。

地址：寫下收件人的完整地址，包括郵政信箱號碼或辦公室號碼。

寄回地址：包含您公司的完整地址。這使得收件者可以輕鬆發送回應。

稱呼

在正式的信件中，標準的稱呼是“親愛的”，後面是收件人的頭銜和姓氏。以“親愛的[收件人姓名]”開頭，並在姓名後面加上逗號。當您無法確定收件人的姓名時，您可以在信件中註明收件人的姓名。

身體

正文段落是信函的主要內容。在這些段落中，寄件者概述了這封信的目的。它包括以下部分：

• 介紹段落，說明信函的主要目的，並在必要時介紹信函作者。
• 一個或多個中間段落更詳細地討論這封信的主題。邏輯地組織本節非常重要，每個段落都針對整個訊息的特定點或面向。
• 最後一段總結了要點，並在適用的情況下指出了後續步驟。這可能包括建議召開會議、請求答覆或表達對解決手頭問題的期望。最後一段也適合向收件人表示感謝，感謝他們考慮您的訊息或付出的時間和關注。

閉幕式

在正文部分之後，以簡單、專業的結束語結束這封信。禮貌地結束這封信的方式包括以下簽名：

• 真摯地
• 此致
• 尊敬

簽名

正式信件的最後一個組成部分是您的簽名。包括您的全名和職位（如果相關），然後是您的濕簽名和印刷體姓名。

如何透過六個步驟寫一封正式的信函

寫一封正式的信件並不需要讓人感到畏懼。您可以堅持執行一個簡單的六步驟流程，以使事情變得簡單。遵循這種經過驗證的方法可以有效率且有效地建立正式信件：

1計劃你的訊息：在開始寫作之前，花點時間澄清你的目的。您希望透過這封信達到什麼目的？誰是你的觀眾？了解這些方面將指導你的語氣和內容。

2從正確的格式開始：正式信件具有特定的佈局，包括寄件者地址、日期、收件人地址、稱呼、正文、結束語和簽名。將文字左對齊並使用專業字體，例如 Times New Roman 或 Arial。確保您的寫作是單倍行距，段落之間有空行。文件的頂部和底部應留有 2 英吋的邊距，兩側應留有 1 英吋的邊距。

3設計一個清楚的開頭：你的第一段應該立刻告訴收件者這封信的目的。保持簡潔、切題；無需冗長的介紹。

4開發正文：在正文中詳細說明您的請求、問題或您要傳達的訊息。每個要點使用單獨的段落，以使您的信件井井有條且易於閱讀。必要時用事實或具體例子來支持你的陳述。

5有效總結：總結信函的要點並明確說明您期望收件人採取的任何行動，例如在特定日期之前回覆或會議請求。以禮貌的結束語結束，例如“此致”或“此致”，然後是您的簽名和印刷體姓名。

6審閱：在寄出信件之前，請花時間校對它。一封正式的信件不僅格式正確，文法、標點符號和拼字也應該沒有錯誤。進行語法檢查，並考慮您的語氣以確保您聽起來很專業。

Grammarly 的正式信件產生器可以幫助您只需點擊幾下即可編寫一封正式信件。只需輸入一些關鍵詳細信息，Grammarly 就會生成一份草稿，您可以根據自己的需求進一步自訂。

要避免的常見錯誤

在遵守正式信件格式時，必須避免可能損害您專業水平的常見錯誤，包括：

• 聽起來太隨意並使用非正式的措辭、俚語或笑話
• 格式不一致
• 發送前未能校對
• 使用過時或不正確的聯絡資訊
• 省略號召性用語

避免這些錯誤將有助於確保您的正式信件既專業又有效，從而增加實現預期結果的可能性。

正式信函模板

[你的名字]

[您的地址]

[您的電子郵件地址]

[您的電話號碼]

[日期]

[收件人姓名]

[收件人的頭銜和職位（如果適用）]

[收件人的公司（如果適用）]

[收件者地址]

親愛的[收件人姓名]，

[開頭段落：介紹自己並說明你的信的目的。提供任何相關的背景資訊或必要的背景。

[正文段落：使用主題句介紹信函的主要思想。詳細說明與您的寫作目的相關的其他細節。

[結束段落：總結要點，表達讚賞或興趣，並直接說明任何期望的後續行動。 ] ]

真摯地，

[您的正楷姓名]

[您輸入的簽名]

正式信函範例

約翰史密斯 (John Smith) 銷售經理 AcmeCo 商業路 123 號商業城，CA 12345 555-555-4567 [email protected] 2024 年 3 月 11 日

Samantha Green 採購官 InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

親愛的格林女士：

我希望這封信能讓你一切順利。我叫 John Smith，是 AcmeCo 的銷售經理，AcmeCo 是一家領先的創新解決方案供應商，旨在提高營運效率並推動業務成長。在 AcmeCo，我們為能夠提供高品質的產品和服務而感到自豪，以滿足客戶的獨特需求。

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感謝您考慮將 AcmeCo 作為您實現卓越營運的合作夥伴。我們對合作的前景感到興奮，並致力於為您提供最好的服務和支援。

真摯地，

約翰史密斯 AcmeCo 銷售經理

附件：產品手冊、客戶評價