如何撰寫優秀時事通訊的 13 個步驟：遠離垃圾郵件文件夾並找到您的下一個客戶

學習如何撰寫優秀的時事通訊將使您能夠以獨特且有效的方式接觸並吸引目標受眾。 本關於如何撰寫優秀時事通訊的指南將幫助您掌握這項技能。

時事通訊是一種通過電子郵件不斷發送的電子郵件營銷方式。 電子郵件通訊的內容可能包括新聞、事件、優惠或一般內容。 電子郵件通訊是與目標受眾建立關係的絕佳方法。 時事通訊的目的是讓讀者了解特定主題、主題或您的企業或團體的最新信息。

通常，時事通訊與銷售無關。 然而，它們也可以用來推銷產品或服務以促進銷售。 它們通常是為了提高品牌知名度和增加追隨者。

如何寫一篇好的時事通訊

現在您已經了解了更多關於最佳實踐、格式化新聞通訊以及使用電子郵件新聞通訊平台自動化新聞通訊的好處，您已經準備好開始討論最好的部分了； 學習如何寫一份好的時事通訊。

這由幾個易於掌握的步驟組成。

1. 流程自動化

在早期，您可能會習慣手動發送電子郵件，如果您只有少數訂閱者，這可能很實用。 大多數電子郵件客戶端（例如 Outlook、Gmail 和 Mac Mail）在一定程度上都可以輕鬆處理多個收件人。 然而，一旦您的電子郵件列表增長，您將出於多種原因希望自動化該過程。 自動化您的時事通訊可以讓您：

• 一次發送數千份或更多簡訊
• 騰出時間來完成其他任務
• 監控收件人行為
• 培育潛在客戶
• 有效滿足選擇退出請求
• 輕鬆進行 A/B 測試

2. 決定您要使用哪種格式

關於您希望以何種格式發送時事通訊，您有幾種選擇。它們包括：

超文本標記語言

HTML 是一種無論收件人在什麼設備上打開時事通訊佈局都受到控制的格式。 HTML 時事通訊很有吸引力，因為它們可以提供帶有圖形（例如照片、線條、方框等）的時事通訊。 它們還支持複雜的文本格式，例如粗體、顏色、斜體等。無論收件人的偏好如何，HTML 格式的時事通訊看起來都相同。 這對您來說是一個巨大的好處，因為您可以控制新聞通訊從設計時到收件人閱讀時的外觀。

HTML 的缺點是電子郵件用戶可以在其電子郵件客戶端中關閉 HTML 支持。 如果收件人的電子郵件客戶端中已關閉 HTML，則無法預測您的新聞通訊在查看時會是什麼樣子。

純文本

純文本簡訊將以與傳統電子郵件非常相似的格式發送。 一些收件人可能更有可能打開您的新聞通訊電子郵件，因為它可能類似於非營銷材料的普通電子郵件。

3.回顧電子郵件通訊最佳實踐

如果您使用電子郵件通訊營銷平台，他們將確保您遵循電子郵件通訊最佳實踐。 他們制定了具體的協議，防止您做任何可能讓您陷入困境的事情。 一方面，違反最佳實踐可能會將您的新聞通訊直接發送到收件人的垃圾郵件文件夾中。 儘管如此，在使用時事通訊進行營銷時，您應該了解電子郵件的最佳實踐。

4. 研究遵守政府法規

一些法律管轄商業電子郵件營銷。 FTC（聯邦貿易委員會）已頒布《CAN-Spam Act》。 該法案適用於電子郵件通訊以及其他形式的數字營銷。 違反該法案的每次違規將被處以最高 46,517 美元的罰款。 拋開政府術語，這裡列出了一些最佳實踐，可幫助您遵守《反垃圾郵件法》。

提供選擇退出方法

在電子郵件中的某個位置，為收件人提供一種清晰而簡單的方式“直接說不”。 通常，此按鈕位於電子郵件的頁腳中，但您可以將其放置在您確信會被注意到的任何位置。 你如何表達它取決於你。 示例包括：

• 在此取消訂閱
• 我不想再收到此通訊
• 將我從你的郵件列表中刪除

提供您的聯繫地址

您必須提供可以接收普通郵件的實際地址。 同樣，這通常放置在頁腳中，通常是郵政信箱或私人郵箱地址。

避免欺騙性主題行

您的主題行應該傳達電子郵件的主題。 您仍然可以使用預告片並發揮創意，但不能具有欺騙性。

不要使用虛假或誤導性的“發件人”地址

不要在電子郵件中使用惡意策略使電子郵件看起來像是來自其他人。 您的收件人應該能夠立即知道您的電子郵件來自哪里以及如何在需要時回复。 這是 CAN-SPAM 法案中規定的合規性的另一個方面。

尋找優質電子郵件通訊平台

當您使用優質的電子郵件通訊平台時，設計精美的電子郵件通訊會變得更加容易。 這些平台中的大多數都提供一系列有吸引力的模板，您可以根據您的企業品牌進行自定義。 您可以選擇顏色、文本樣式和佈局，並使時事通訊看起來像是由您的公司內部親自設計的。 使用模板可以讓您專注於新聞通訊的內容。 使用電子郵件通訊平台的另一個好處是您可以在該平台上管理您的訂閱者列表。

5. 決定你的意圖

在製作時事通訊消息之前，您必須決定您希望實現的目標。 時事通訊的共同目標是：

• 提高品牌知名度
• 讓讀者購買產品或服務
• 增加網站流量
• 增強某一主題的權威

請記住，無論您的最終目標是什麼，您都需要告知、教育或娛樂您的讀者。 這些是讀者參與的關鍵，最終可以實現您的目標。

6. 精心設計主題行

主題行應該讓您的收件人想要點擊並閱讀您的新聞通訊。 您的主題行越好，打開率就越高。 在設計主題行時，首先考慮移動設備。 這意味著該行應該足夠短，以便移動閱讀器可以閱讀。 據統計，54%的電子郵件是通過移動設備訪問的。 隨著時間的推移，這個數字可能會增加。 移動設備縮短了主題行。 目標是大約 50 個字符，以避免在主題行的精簡版本中丟失消息。

7. 不要發送垃圾郵件

遠離垃圾文件夾只是一個開始。 您在主題行中使用的實際單詞將在很大程度上決定您的收件人是否決定打開您的時事通訊電子郵件。 您希望避免主題行聽起來像垃圾郵件。 使用誘人的術語或短語是可以的，但不能使用垃圾詞。 如果您不確定“垃圾郵件”的含義，請查看此常用短語列表。

8.個性化主題行

82% 的數字營銷人員表示，當收件人覺得新聞通訊是專門為他們發送的時，他們更有可能打開它。 個性化主題行的最簡單方法是使用收件人的名字。 如果你手工做這件事，那就非常麻煩了。 但電子郵件通訊平台使您只需點擊幾下按鈕即可完成此操作。

個性化主題行的另一種方法是包含收件人剛剛完成的事情。 例如，如果這是他們收到的第二封新聞通訊，您可以通過說“凱特，您喜歡第一封電子郵件嗎？”來引用第一封新聞通訊。 該主題行意味著正在進行的關係或對話，收件人可能更有可能繼續。

9.寫一個精彩的開場白

你的第一句話可以決定你的時事通訊的成敗。 如今，電子郵件介紹比以往任何時候都更加重要。 每天，都會發送數十億封電子郵件。 收件箱的競爭非常激烈，有多家企業在爭奪您想要獲得的同樣的關注。 因此，撰寫可靠的時事通訊開場白至關重要。 您必須快速吸引收件人以說服他們繼續閱讀。

什麼是偉大的開局？ 它向讀者傳達了一些有趣的東西。 它應該是相關的、有趣的或有趣的。 時事通訊的精彩開場白的例子有：

• 恭喜…
• 我們有非常令人興奮的消息要分享……
• [插入公司名稱]情況正在發生變化……
• 我們希望您第一個知道……
• 我們為您提供限時優惠……

10.寫信給你的讀者

很明顯，你想寫信給你的讀者，但許多人卻未能做到這一點。 寫信給你的讀者就意味著寫信給你理想的訂戶； 不是一些普通的讀者。 為他們量身定制您的內容。 這可能意味著使用幽默的語氣或非常嚴肅和學術性的。 這可能意味著使用五年級學生容易理解的非常短的句子或吸引智力思維的較長句子。

只有您才能確定您的理想讀者是誰。 您可以基於您的買家角色或使用基於之前對電子郵件的回复的指標。 始終根據您發送給的人定制您所寫的內容。

11.添加有趣的圖形

就像您的網站一樣，您的新聞通訊應該包含引人注目的圖形，可以分解內容或闡明文本的含義。 裝飾和線條可以打破內容並幫助您避免臭名昭著的“文字牆”。 照片可以添加背景信息、注入幽默感或使電子郵件在視覺上更具吸引力。 從 Shutterstock、Pixabay 等庫存照片平台獲取圖片。 您的電子郵件通訊營銷平台甚至可能提供精選的庫存圖片。

12. 保持相關性

如果您始終關注品牌和主題，那就最好了。 如果人們認為收到的內容無關緊要，他們往往會取消訂閱電子郵件列表。 例如，假設您擁有一家麵包店。 如果你寫的是烘焙食品和烘焙用品，而不是家具、氣候變化或任何與烘焙無關的東西，那就最好了。

您可以在相關的事情上發揮創意。 它並不總是與您的公司直接相關。 您可以撰寫有關烘焙節目的文章，例如“美國烘焙挑戰賽”或有關烘焙的電影。 但內容應始終具有相關性，以便您向受眾提供他們在訂閱時事通訊時所期望的內容。

13.講一個好故事

人們喜歡聽好故事。 講故事是撰寫優秀時事通訊的好方法。 故事讓您的時事通訊變得有趣。 一旦你用一個有趣的故事吸引了觀眾的注意力，他們就會繼續閱讀它以了解接下來會發生什麼。 你可以寫哪些類型的故事？ 幾乎任何東西，只要它與您的品牌相關。 動用你的想像力。

您可以分享有關您自己的敘述或有關您的業務的故事。 它可以是一個發生在你的一名員工身上的故事，也可以是一個發生在你身上的故事，也可以是一個案例研究。 這甚至可能是一個虛構的故事。 只要故事相關且講述得好，它就可以成為吸引時事通訊讀者的絕佳營銷策略。

撰寫時事通訊時不應該做什麼

1.使用過於冗長的文字

新聞通訊主要內容部分的字數與全文被閱讀的可能性之間存在相關性。 保持三個簡短的段落是使這一點變得簡單的最佳方法。 如果您想在電子郵件中添加更多實質性信息，您可以考慮添加博客文章或下載的鏈接，以便讀者有興趣閱讀更多內容時可以訪問。

2.要求你的讀者做不止一件事

如果您希望點擊率有效，則應該堅持只使用一個號召性用語。 如果您清楚地了解您最想強調的號召性用語，並努力激發受眾的興趣，那就最好了。

3. 不可預測

發送新聞通訊有幾個優點，其中之一是它可以幫助人們記住您的品牌。 然而，如果您偶爾發送時事通訊，您的讀者可能會覺得您已經放棄了他們。 如果您打算開始撰寫時事通訊，則應優先考慮每年至少發送三次。 如果您打算在將來的任何時候暫停分發新聞通訊，請務必告知您的讀者您將恢復向他們的收件箱發送郵件的日期。

如果您想使用最新的語法軟件，請閱讀我們的人工智能語法檢查器使用指南。