寫好通訊的 13 個步驟：遠離垃圾郵件文件夾並找到您的下一個客戶

學習如何撰寫出色的時事通訊將使您能夠以獨特而有效的方式接觸和吸引目標受眾。 本指南介紹如何撰寫出色的時事通訊，將幫助您掌握這項技能。

時事通訊是一種電子郵件營銷，不斷通過電子郵件發送。 電子郵件通訊的內容可能包括新聞、事件、優惠或一般內容。 電子郵件通訊是與目標受眾建立關係的絕佳方法。 時事通訊的目的是讓讀者了解特定主題、主題或您的業務或團隊的最新信息。

通常，時事通訊與銷售無關。 但是，它們也可用於推廣產品或服務以促進銷售。 他們通常是為了提高品牌知名度和增加追隨者。

如何寫一篇好的時事通訊

現在您已經了解了有關最佳實踐、新聞稿格式以及使用電子郵件新聞稿平台自動化新聞稿的好處的更多信息，您已經準備好進入最佳部分； 學習如何寫一篇好的時事通訊。

這包括幾個易於掌握的步驟。

1.自動化流程

在早期，您可能更願意手動發送電子郵件，如果您只有少數訂閱者，這可能很實用。 大多數電子郵件客戶端，例如 Outlook、Gmail 和 Mac Mail，都可以輕鬆地處理多個收件人——在一定程度上。 但是，一旦您的電子郵件列表增加，出於多種原因您將希望自動化該過程。 自動化您的時事通訊讓您：

• 一次發送數以千計或更多的時事通訊
• 為其他任務騰出時間
• 監控收件人行為
• 培養潛在客戶
• 有效地履行選擇退出請求
• 輕鬆進行 A/B 測試

2. 決定你想使用哪種格式

關於您希望以何種格式發送時事通訊，您有幾種選擇。它們包括：

HTML

HTML 是一種格式，無論收件人在什麼設備上打開它，都可以控制時事通訊的佈局。 HTML 時事通訊很有吸引力，因為它們可以發送帶有圖片、線條、框等圖形的時事通訊。 它們還支持複雜的文本格式設置，例如粗體、顏色、斜體等。無論收件人的偏好如何，HTML 格式的時事通訊看起來都是一樣的。 這對您來說是一個巨大的好處，因為您可以控制從設計時事通訊到收件人閱讀時事通訊的外觀。

HTML 的缺點是電子郵件用戶可以在他們的電子郵件客戶端中關閉 HTML 支持。 如果收件人的電子郵件客戶端中的 HTML 已被關閉，則無法預測您的時事通訊在被查看時的外觀。

純文本

純文本新聞通訊將以一種看起來很像傳統電子郵件的格式發送。 一些收件人可能更有可能打開您的時事通訊電子郵件，因為它可能類似於普通電子郵件，而不是營銷材料。

3. 查看電子郵件通訊的最佳做法

如果您使用電子郵件通訊營銷平台，他們將確保您遵循電子郵件通訊的最佳做法。 他們制定了特定的協議，以防止您做任何可能讓您陷入困境的事情。 一方面，違反最佳做法會使您的時事通訊直接發送到收件人的垃圾郵件文件夾。 不過，在使用時事通訊進行營銷時，您應該了解電子郵件的最佳做法。

4.研究遵守政府法規

一些法律管轄商業電子郵件營銷。 FTC（聯邦貿易委員會）頒布了 CAN-Spam 法案。 該法案適用於電子郵件通訊以及其他形式的數字營銷。 違反該法案包括每次違規最高 46,517 美元的罰款。 去掉政府術語，這裡是最佳實踐的概要，將幫助您遵守 CAN-SPAM 法案。

提供退出方法

在你的電子郵件中的某個地方，給你的收件人一個簡單明了的方式來“說不”。 通常，此按鈕位於電子郵件的頁腳中，但您可以將其放在您確定會注意到的任何位置。 你如何表達它取決於你。 例子包括：

• 在這裡退訂
• 我不再希望收到此新聞通訊
• 把我從你的郵件列表中刪除

提供您的聯繫地址

您必須提供可以接收普通郵件的實際地址。 同樣，這通常放在頁腳中，通常是郵政信箱或私人郵箱地址。

避免欺騙性的主題行

您的主題行應該傳達電子郵件的內容。 你仍然可以使用預告片和創意，但你不能欺騙。

不要使用虛假或誤導性的“發件人”地址

不要在您的電子郵件中使用惡意策略，使電子郵件看起來像是來自其他人。 您的收件人應該能夠立即知道您的電子郵件來自何處以及在需要時如何回复。 這是 CAN-SPAM 法案中規定的合規性的另一個方面。

尋找優質的電子郵件通訊平台

當您使用優質的電子郵件通訊平台時，設計精美的電子郵件通訊會容易得多。 這些平台中的大多數都提供了一系列有吸引力的模板，您可以根據自己的商業品牌進行自定義。 您可以選擇顏色、文本樣式和佈局，讓時事通訊看起來像是您公司內部親自設計的。 使用模板可以讓您專注於時事通訊的內容。 使用電子郵件通訊平台的另一個好處是您可以在該平台上管理您的訂閱者列表。

5. 決定你的意圖

在製作您的時事通訊消息之前，您必須確定您希望實現的目標。 時事通訊的共同目標是：

• 提高品牌知名度
• 讓讀者購買產品或服務
• 將流量吸引到網站
• 增強對某個主題的權威

請記住，無論您的最終目標是什麼，您都需要告知、教育或娛樂您的讀者。 這些是讀者參與的關鍵，最終可以實現您的目標。

6.設計主題行

主題行應該讓您的收件人想要點擊並閱讀您的時事通訊。 您的主題行越好，打開率就越高。 在製作主題行時，請首先考慮移動設備。 這意味著該行應該足夠短，以便移動閱讀器閱讀。 據統計，54% 的電子郵件是使用移動設備訪問的。 隨著時間的推移，這個數字可能會增加。 移動設備縮短了主題行。 目標是大約 50 個字符，以避免在主題行的精簡版本中丟失您的信息。

7. 不要發送垃圾郵件

遠離垃圾文件夾只是一個開始。 您在主題行中使用的實際詞語將在很大程度上決定您的收件人是否決定打開您的時事通訊電子郵件。 您希望避免在主題行中聽起來像垃圾郵件。 可以使用誘人的術語或短語，但不要使用垃圾詞。 如果您不確定“垃圾郵件”的含義，請查看此常用短語列表。

8.個性化主題行

82% 的數字營銷人員表示，當收件人覺得時事通訊是專門為他們發送的時，他們就更有可能打開它。 個性化主題行的最簡單方法是使用收件人的名字。 如果您要手動執行此操作，那將非常麻煩。 但是電子郵件通訊平台使您只需單擊幾下按鈕即可完成此操作。

個性化主題行的另一種方法是包括收件人剛剛完成的事情。 例如，如果這是他們收到的第二封時事通訊，您可以通過說“您覺得第一封電子郵件怎麼樣，凱特？”來引用第一封。 此主題行暗示正在進行的關係或對話，收件人可能更有可能繼續這種關係或對話。

9. 寫一個偉大的開場白

您的第一行可以成就或毀掉您的時事通訊。 如今，電子郵件介紹比以往任何時候都更加重要。 每天，都會發送數十億封電子郵件。 收件箱競爭非常激烈，多家企業都在爭奪您想要獲得的同樣關注。 因此，編寫可靠的時事通訊開場白至關重要。 您必須迅速吸引收件人，說服他們繼續閱讀。

什麼是偉大的開場白？ 它向讀者傳達了一些有趣的東西。 它應該是相關的，有趣的或有趣的。 時事通訊的開場白示例如下：

• 祝賀……
• 我們有非常令人振奮的消息要分享……
• [插入公司名稱]的情況正在發生變化......
• 我們希望您第一個知道……
• 我們為您提供限時優惠……

10. 寫信給你的讀者

很明顯，您想寫信給您的讀者，但很多人都沒有做到這一點。 寫給你的讀者意味著寫給你理想的訂閱者； 不是一些通用的閱讀器。 為他們量身定制您的內容。 這可能意味著使用幽默的語氣或非常嚴肅和學術。 這可能意味著使用五年級學生容易理解的非常短的句子或吸引知識分子的較長句子。

只有您才能確定您的理想讀者是誰。 您可以基於您的買家角色或使用基於之前對您電子郵件的回复的指標。 始終根據您發送給的人定制您所寫的內容。

11.包括有趣的圖形

就像您的網站一樣，您的時事通訊應該包含引人注目的圖形，這些圖形可以分解內容或闡明文本的含義。 裝飾和線條可以分解內容，幫助您避免臭名昭著的“文字牆”。 照片可以添加背景信息、注入幽默感或使電子郵件更具視覺吸引力。 從 Shutterstock、Pixabay 等庫存照片平台獲取圖片。 您的電子郵件通訊營銷平台甚至可以提供精選的庫存圖片。

12.相關

如果您始終停留在品牌和主題上，那將是最好的。 如果人們認為他們收到的內容無關緊要，他們往往會取消訂閱電子郵件列表。 例如，假設您擁有一家麵包店。 如果你寫的是烘焙食品和烘焙用品，而不是家具、氣候變化或任何與烘焙無關的東西，那將是最好的。

您可以對相關內容髮揮創意。 它並不總是與您的公司直接相關。 您可能會撰寫有關烘焙節目的文章，例如“美國烘焙大挑戰”或有關烘焙的電影。 但內容應始終相關，這樣您才能為觀眾提供他們在註冊時事通訊時所期望的內容。

13.講一個好故事

人們喜歡聽好故事。 講故事是寫好時事通訊的好方法。 故事使您的時事通訊變得有趣。 一旦你用一個有趣的故事引起了觀眾的注意，他們就會繼續閱讀它以了解接下來會發生什麼。 您可以寫哪些類型的故事？ 幾乎任何東西，只要它與您的品牌相關。 用你的想像力。

您可能會分享關於您自己的敘述或關於您的業務的故事。 它可以是關於發生在你的一名員工身上的事情的故事，也可以是發生在你身上的事情，或者它可以是一個案例研究。 這甚至可能是一個虛構的故事。 只要故事相關且講得好，故事就可以成為吸引時事通訊讀者的絕佳營銷策略。

寫時事通訊時不該做什麼

1. 使用過於冗長的文字

時事通訊主要內容部分的字數與其被完整閱讀的可能性之間存在相關性。 保持三個簡短的段落是使這一點簡單明了的最佳方法。 如果您想在電子郵件中添加更多實質性信息，您可以考慮包含指向博客文章或下載的鏈接，如果讀者有興趣閱讀更多內容，他們可以訪問該鏈接。

2. 讓你的讀者做不止一件事

如果您希望您的點擊率有效，您應該堅持只使用一個號召性用語。 如果您清楚地知道您最想強調的任何號召性用語並努力激起聽眾的興趣以響應它，那將是最好的。

3.不可預測

發送時事通訊有幾個優點，其中之一是它可以幫助人們記住您的品牌。 但是，如果您偶爾發送時事通訊，您的讀者可能會覺得您已經放棄了他們。 如果您打算開始發佈時事通訊，您應該優先考慮每年至少發送 3 次。 如果您打算在將來的任何時候暫停分發您的時事通訊，請務必告知您的讀者您將恢復向他們的收件箱發送消息的日期。

如果您想使用最新的語法軟件，請閱讀我們的 AI 語法檢查器使用指南。