如何寫任何類型的信件

每個人都應該知道如何寫信，無論是商業詢問、電子郵件、私人信件還是信件格式的社交媒體貼文。寫信是一項有用的技能，不僅可以清晰地溝通，而且可以給人留下良好的印象，尤其是第一印象。

下面我們將解釋如何寫一封合適的信件，無論您需要什麼類型。我們將介紹正式信件的正確格式，例如求職信或工作詢問，以及撰寫私人信件的技巧，並提供一些有用的範例。

如何寫一封信

以下是如何寫信的一些快速步驟：

1. 選擇您的格式（電子郵件、紙本文件和郵件等）
2. 如果您使用塊樣式，請在頂部寫下您的聯絡資訊和日期（請參閱下文）。
3. 在新行上寫下稱呼，例如“親愛的史密斯女士”或“致可能關心的人”。
4. 以標準段落格式寫信的正文。
5. 在新的一行中寫上一個讚美的結束語，例如“真誠的”或“最好的”
6. 在結束語下籤上您的名字。

你該寫什麼類型的信？

沒有硬性規定。最合適的信件格式取決於您的受眾。對於朋友或近親來說，一封隨意的訊息或非正式的信件通常是最好的方式。有多種類型的信件適合這種格式。其中一些包括：

• 手寫的信件
• 透過電子郵件發送的信件
• 輸入社群媒體訊息

然而，對於業務聯絡人或不太熟悉的人來說，打字的正式信件幾乎總是最合適的選擇。當用於專業目的時，寫一封正式的信函對以下方面有效：

• 求職信
• 意向書
• 價值主張信
• 商業備忘錄信函
• 促銷信函
• 推薦信
• 辭職信
• 感謝信

這些只是您在休閒或專業環境中可能需要寫的一些信件類型。在寫信之前，請考慮您需要的信函類型：正式或非正式。每個都有您需要遵循的獨特格式。

正式信件寫作：塊體風格與 AMS 風格

正式信件（例如求職信、業務詢問和緊急通知）是您必須寫的一些最重要的信件。因為它們有時被用作官方文件，所以正式信件具有非常精確的結構和特定的格式。事實上，有幾種不同的“正確格式”可供選擇。

正式信件寫作最常見的格式是區塊格式和美國數學會（AMS）格式。在下面的範例中，我們使用區塊樣式，特別是完整區塊樣式，因為它是最受歡迎的。塊樣式的特點是所有元素都在頁面的左邊距對齊。這包括不使用縮排的段落的第一行。

AMS 非常相似，遵循許多與區塊樣式相同的規則。然而，還是有一些差異，我們將在下一節中簡要介紹。

如何用正楷寫一封正式的信函

第 1 步：寫下聯絡資訊和日期

所有正式信件均以聯絡資訊和日期開頭。在完整的塊樣式中，它位於左上角。

首先，作為寄件人，輸入您的全名和地址，並與左側對齊，就像在信封上寫地址一樣。這不僅僅是一種形式，而是一種有用的包含內容，以便收件人在想要回覆時可以輕鬆找到您的聯絡資訊。

如果您使用已包含此資訊的官方公司信箋書寫，則無需重寫聯絡資訊。

在地址之後，跳過一行，然後添加您寫信的日期。

最後，再次跳行並新增收件人的姓名和完整地址。如果相關的話，請隨意在姓名下方添加他們的職稱。在寫稱呼之前，在聯絡資訊後面留一個空行。

第二步：寫稱呼

正式信件總是在書面內容的開頭有一句問候語，作為您的訊息即將開始的提示。這稱為稱呼。

大多數問候語都以“親愛的”開頭，然後是收件人的名字。所有稱呼都使用標題大寫並以逗號結尾。

如果您不知道收件者的姓名，您也可以使用職務甚至部門名稱，例如「親愛的人力資源代表」。作為最後的手段，您可以在任何情況下使用通用稱呼“To Whom It May Concern”。盡量避免使用“親愛的先生或女士”，因為它有點過時了。

第三步：寫信的正文

這是您寫訊息的地方。信件正文遵循正常的語法規則，因此請像編寫任何其他正式文件一樣書寫。完整區塊樣式的例外是不縮排段落的第一行。

與私人信件不同，正式信件簡單直接，所以不要害怕開門見山。有些正式信件只有一兩句話長，但如果有很多訊息要傳達，其他信件可以用幾段文字來表達。重要的是你要保持專注並避免無關緊要的話題。

儘管不同的公司文化有不同的溝通標準，但避免隨意的措辭和笑話是安全的；有些人甚至建議不要使用縮寫。這應該是不言而喻的，但不要使用俚語、髒話或其他不恰當的語言。

如果您的信件涵蓋很多內容，最好在末尾添加一個結束段落來總結收件人需要了解的所有內容。像往常一樣，不要忘記在發送之前編輯和校對信件正文。

第四步：寫下結束語

正式信件也使用標準的讚美結束語或結束語，類似於稱呼，然後以真實的簽名結束。

最常見的結束語之一是“真誠的”，包括一些變體，例如“真誠的感激”或“真誠的您的”。其他常見的結束語包括“最好的”和“你的”。與稱呼不同，結束語使用句子大寫。結束語的第一個字母一定要大寫，但只能是第一個字母。就像稱呼一樣，總是以逗號結尾。

如果您要發送紙質信件，請在結束語後跳過幾行——這是您簽名的地方。此外，請務必在簽名下方輸入您的姓名以及您的職位（如果相關）。發送電子郵件或其他數位信件時，在輸入全名之前不必留空行。

第 5 步：提及隨附的資料

只有當您隨信函一起發送其他資料（例如履歷、申請表、憑證等）時，才需要執行最後一步。

在您列印的姓名和可選職位名稱（在您的簽名下方）之後，跳過一行，然後寫上“附件：”，然後列出您所包含的材料清單。例如，如果您要包含一份簡歷，您可以寫「附件：簡歷」。這只是一種預防措施，這樣收件人就不會錯過任何東西，或者，如果他們需要的話，可以驗證是否有東西在運輸過程中丟失。

正式信件範例（塊狀）

偵探督察 G·雷斯垂德

維多利亞堤岸35號

英國倫敦 SW1A 2JL，英國

1888 年 7 月 1 日

福爾摩斯先生

貝克街221B號

倫敦，英國 NW1 6XE，英國

親愛的福爾摩斯先生，

我們代表倫敦警察局請求您儘早前往新蘇格蘭場。我們有一個案例需要您的特殊專業知識，考慮到資訊的敏感性，我們更願意親自討論細節。月底之前的任何時間都是可以接受的。

真摯地，

G·雷斯垂德

偵探督察

附註：訪客通行證

如何以 AMS 風格撰寫正式信件

在大多數情況下，AMS 樣式使用與區塊樣式相同的規則和指南（包括封裝），因此無論您使用哪種樣式，都可以按照上述步驟進行操作。但是，您需要注意 AMS 風格的兩個主要差異：

1. 不要在寄件者的完整地址和日期之間留空行。日期直接位於地址下方。
2. AMS 風格總是使用主題行代替稱呼語或在稱呼語之前。主題行應全部大寫，並最多用一行總結信件的內容，例如「要求您出席蘇格蘭場」。與稱呼一樣，在主題行前後留一空行。

正式信函範例（AMS 樣式）

偵探督察 G·雷斯垂德

維多利亞堤岸35號

英國倫敦 SW1A 2JL，英國

1888 年 7 月 1 日

蘇格蘭場需要您的光臨

親愛的福爾摩斯先生，

[。 。 .]

如何寫一封非正式的信函

顧名思義，非正式信件比正式信件隨意得多。這意味著沒有那麼多的規則和指導方針，如果你不在正確的位置留下空白，沒有人會介意。

儘管如此，仍然存在人們熟悉的正確格式，因此至少請遵循以下步驟。

第 1 步：將日期放在頂部（可選）

將日期放在信件頂部是一種習俗，源自於寫信是主要溝通方式的時代。如今，添加日期已不再是必需的，但由於傳統，有些人仍然這樣做。在非正式信件中，它完全是可選的。

第二步：寫稱呼

就像正式信件一樣，非正式信件也以對收件人的禮貌問候開始。標準格式是相同的：單字“Dear”後面跟著人名，如“Dear Mr. Lestrade”，使用標題大寫。

然而，非正式信件在問候語方面提供了更大的自由度，並且經常看到諸如“嗨[姓名]”或“你好[姓名]”之類的隨意問候語。

與正式信件中的問候語一樣，您通常以逗號結束問候語，然後在開始信件正文之前跳過一行。有時您會看到人們以感嘆號結束稱呼，這取決於他們與收件人的關係。

第三步：寫信的正文

信件正文是您寫訊息的地方，非正式信件通常旨在分享新聞或保持聯繫。他們往往採用對話語氣，這意味著您可以自由地使用俚語以及當面交談時使用的任何語言。

雖然在非正式信件中更允許出現切題，但過度偏離主題仍然會困擾讀者。盡量保持專注，但不要顯得拘謹——畢竟，非正式信件應該是私人的。

第四步：寫下結束語

非正式信件也在簽名前使用恭維結束語，格式與正式信件相同。這包括使用句子大寫（僅大寫第一個字母），在末尾添加逗號，以及在發送紙質信件時留出足夠的空間來簽名。

但是，您不需要堅持使用“此致”等傳統的結束語。如果您寫的是私人信件，您可以根據與收件人的關係使用更感性的內容，例如「愛」、「熱烈的問候」或「很快見」。

非正式信件範例

1888 年 7 月 2 日

怎麼了，雷斯垂德！

是夏洛克！收到你的信很興奮。當然，我會盡快趕到蘇格蘭場，不用擔心。

XOXO,

夏洛克「有史以來最好的偵探」福爾摩斯

什麼是PS？

PS 代表附記。這是你在信件完成後最後一刻添加的東西，通常是小新聞或你在寫信正文時忘記的小東西。通常，您不會在正式信件中使用附言；如果您需要新增某些內容，則必須修改整個文件以包含新資訊。

撰寫附言時，只需寫上字母“PS”，然後寫上您的訊息。是否使用句點並不重要（“PS”和“PS”都可以接受），但這兩個字母都應始終大寫。

如果您有多個附記，只需在每個新 PS 的開頭添加另一個P即可。例如，您的第二個附註應標記為“PPS”。你的第三個附言應該是「PPPS」。

附言。羅布獲得了 Great Company 的職位！感謝他失業期間大家的支持。

聚苯硫醚。我不得不取消我的生日聚會，但如果你想來的話，那天晚上我們仍然會聚在一起喝酒。

信封

在美國，一級信的最大重量為 3.5 盎司。如果您的信件超過三頁或您是用厚紙寫的，您必須稱重以確保其符合要求。信封的大小和形狀也很重要。它必須是矩形且小於大約 6 x 11 英寸，否則您將面臨被郵局退回的風險。

寄信

確定信封類型正確後，您只需郵寄即可。 （如果是私人信件，您可以自己投遞。在這種情況下，只需在信封外面寫上收件人的姓名即可。專人投遞的好處？您可以使用任何您想要的尺寸或形狀的信封！

在左上角寫下您的姓名和地址或附上郵寄標籤。在信封中央，仔細寫下收件人的姓名和地址。除了州縮寫和郵遞區號外，國際信件還應包括目的地和回信地址所在的國家。

郵資各有不同。請查看美國郵政服務網站以了解當前價格，或使用 Forever Stamp 前往美國目的地。郵資貼在信封的右上角。

仔細檢查信封外面的所有內容是否正確。如果是，請將信折疊並整齊地插入。在確定已包含要傳送的每一頁之前，請勿將其密封。

寫信的技巧

還是不確定如何寫一封合適的信嗎？牢記這些寫信技巧可以幫助您自信地進行溝通。

寒暄

雖然私人信件自然傾向於使用友善的語氣，但正式信件也可以從寒暄和禮貌禮儀中受益。一個簡單的短語，如“你好嗎？”或在信件開頭寫上「我希望你一切都好」可以幫助寄件者和收件人建立聯繫，即使主題純粹是商業問題。

同樣，您也可以在正式和非正式的信件中表達同情、遺憾、支持或感激之情。除了單純的禮儀之外，這些寒暄還建立了一種個人聯繫，將你的信件與機器寫的信件區分開來。

為你的讀者寫

與所有寫作一樣，修改您的語言以適應您的特定讀者。如果您正在給商業夥伴寫一封正式的信函，請保持專業和禮貌。如果您正在給老朋友寫一封私人信件，請隨意開玩笑並使用俚語。

有時，界線很模糊——給工作朋友的「正式信件」可能比給遠房親戚的「私人信件」更隨意。當你寫作時要記住特定的讀者，以達到正確的語氣。如果您以前從未見過收件人，請堅持禮貌的禮儀。

包括所有必要的資訊

如果您有很多資訊要傳達，請事先列出一個小清單，以確保涵蓋所有內容。將其視為一個迷你輪廓，以確保沒有任何遺漏。

這對於有關安排活動的邀請或信件尤其重要。確保您清楚地陳述基本事實 - 特別是地點和時間- 以及其他需要了解的信息，例如方向或特殊要求。

結論

寄出一封你精心準備的信不是很好嗎？當然，一封寫得好的信最有可能實現其目的。為了確保您的信件真正引人注目，重要的是不要出現錯誤並設定正確的基調。 Grammarly 的寫作幫助可以發現拼字和文法錯誤等問題，Grammarly Premium 包括格式建議和指導，可以幫助您寫出清晰、易於理解的信件，以吸引收件人的注意。透過使用 Grammarly，無論您在何處打字，您都可以自信地寫信！

本文最初由 Jennifer Calonia 在 2020 年撰寫。