如何寫任何類型的信
已發表: 2022-02-10每個人都應該知道如何寫信，無論是商務諮詢、電子郵件、私人信件還是信件格式的社交媒體帖子。 寫信是一項有用的技能，不僅可以清晰地溝通，還可以給人留下良好的印象——尤其是第一印象。
下面我們將解釋如何寫一封正確的信，無論您需要哪種類型。 我們將介紹正式信函的正確格式，例如求職信或工作諮詢，以及撰寫個人信函的技巧，並提供一些有用的示例。
你應該寫什麼類型的信？
沒有硬性規定。 最合適的信函格式取決於您的受眾。 對於朋友或近親，隨意的信息或非正式信件通常是最好的方式。 有不同類型的字母適合這種格式。 一些包括：
- 手寫字母
- 通過電子郵件發送的信件
- 鍵入的社交媒體消息
但是，對於業務聯繫人或您不太了解的人，打字的正式信函幾乎總是最合適的選擇。 當用於專業目的時，寫一封正式信函對以下內容有效：
- 求職信
- 意向書
- 價值主張信
- 商業備忘錄信函
- 促銷信
- 推薦信
- 辭職信
- 感謝信
這些只是您在休閒或專業環境中可能需要寫的一些類型的信件。 在寫信之前，請考慮您需要的信函類型：正式或非正式。 每個都有你想要遵循的不同格式。
正式信函寫作：塊式與 AMS 式
正式信函（如求職信、業務查詢和緊急通知）是您必須寫的一些最重要的信函。 因為它們有時被用作官方文件，所以正式的信件具有非常精確的結構和特定的格式。 事實上，有幾種不同的“正確格式”可供選擇。
正式信函寫作最常見的格式是塊體風格和美國數學會或 AMS 風格。 在下面的示例中，我們使用塊樣式，特別是完整塊樣式，因為它是最流行的。 塊樣式的特點是所有元素都在頁面的左邊距對齊。 這包括不使用縮進的段落的第一行。
AMS 非常相似，遵循許多與塊樣式相同的規則。 但是，有一些差異，我們將在下一節之後簡要介紹。
如何以塊狀寫正式信函
第一步：寫下聯繫方式和日期
所有正式信件都以聯繫信息和日期開頭。 在完整的塊樣式中，它位於左上角。
首先，作為發件人，在左側輸入您的全名和地址，就像在給信封寫地址時一樣。 這不僅僅是一種形式，而是一種有用的包含，因此收件人可以在他們想要回复時輕鬆找到您的聯繫信息。
如果您在已包含此信息的官方公司信箋上書寫，則無需重寫聯繫信息。
在您的地址之後，跳過一行，然後添加您寫信的日期。
最後，再次跳過一行並添加收件人的姓名和完整地址。 如果相關，請隨意在他們的名字下方包含他們的職位。 在寫稱呼之前，請在聯繫信息後留空行。
第二步：寫下稱呼
正式信件總是在書面內容的開頭有一個問候語，作為您的信息即將開始的提示。 這被稱為稱呼。
大多數稱呼以“親愛的”開頭，然後是收件人的名字。 所有稱呼都使用標題大寫並以逗號結尾。
如果您不知道收件人的姓名，您也可以使用職位名稱甚至部門名稱，例如“尊敬的人力資源代表”。 作為最後的手段，您可以在任何情況下使用通用稱呼“致其可能關注的人”。 盡量避免使用“Dear Sir or Madam”，因為它有點過時了。
第三步：寫信的正文
這是您寫信息的地方。 信的正文遵循正常的語法規則，所以寫起來就像寫任何其他正式文件一樣。 全塊樣式的一個例外是您不縮進段落的第一行。
與私人信件不同，正式信件直截了當，所以不要害怕直截了當。 一些正式的信件只有一兩句話長，但如果有很多信息要傳達，其他人可以繼續寫成段落。 重要的是你要保持專注，避免切題。
儘管不同的公司文化有不同的溝通標準，但可以避免隨意的措辭和笑話； 有些人甚至建議不要使用宮縮。 不用說，但不要使用俚語、褻瀆或其他不恰當的語言。
如果您的信函涵蓋了很多內容，最好在最後包含一個結束段落來總結收件人需要知道的所有內容。 與往常一樣，不要忘記在發送前編輯和校對信件的正文。
第 4 步：寫下免費結尾
正式信件也使用標準的免費結束或簽字，類似於稱呼，然後以真實的簽名結束。
最常見的關閉詞之一是“Sincerely”，包括一些變體，例如“Withing sincere Thanks”或“ Sincerely yours ”。 其他常見的簽字包括“最佳”和“您的”。 與稱呼不同，closers 使用句子大寫。 始終將免費結束語的第一個字母大寫，但就像稱呼一樣，總是以逗號結尾。
如果您要發送紙質信件，請在您的免費結束後跳過幾行 - 這是您簽署您的名字的地方。 此外，請始終在簽名下方輸入您的姓名，以及您的職位（如果相關）。 發送電子郵件或其他數字信件時，您不必在輸入全名之前留空行。
第 5 步：提及隨附的材料
僅當您隨信一起發送其他材料時，最後一步才是必要的，例如簡歷或簡歷、申請、憑證等。如果您只發送信，請忽略此步驟。
在您打印的姓名和可選職位（在您的簽名下）之後，跳過一行，然後寫下“附件：”，然後是您包含的材料的列表。 例如，如果你包含一份簡歷，你會寫“附件：簡歷”。 這只是一種預防措施，因此收件人不會錯過任何東西，或者，如果他們需要，可以驗證運輸過程中是否丟失了某些東西。
正式信函示例（塊樣式）
偵探督察 G. Lestrade
35維多利亞堤岸
倫敦，英國 SW1A 2JL，英國
1888 年 7 月 1 日
夏洛克·福爾摩斯先生
貝克街 221B 號
倫敦，英國 NW1 6XE，英國
親愛的福爾摩斯先生，
我們代表倫敦警察部隊，請您儘早前往新蘇格蘭場。 我們有一個案件需要您的特殊專業知識，考慮到信息的敏感性，我們更願意親自討論細節。 月底前的任何時間都是可以接受的。
真摯地，
G. 雷斯垂德
偵探督察
附件：遊客通行證
如何以 AMS 風格寫一封正式信函
在大多數情況下，AMS 樣式使用與塊樣式相同的規則和指南，包括外殼，因此無論您使用哪種樣式，您都可以按照上述步驟操作。 但是，您需要注意 AMS 樣式的兩個主要區別：
- 不要在發件人的完整地址和日期之間留空行。 日期直接位於地址下方。
- AMS 風格總是使用主題行代替稱呼或在稱呼之前使用。 主題行應全部大寫，並在不超過一行中總結信函的內容，例如“您在蘇格蘭場要求出席”。 與稱呼一樣，在主題行前後各留一個空行。
正式信函示例（AMS 樣式）
偵探督察 G. Lestrade
35維多利亞堤岸
倫敦，英國 SW1A 2JL，英國
1888 年 7 月 1 日
蘇格蘭場要求您到場
親愛的福爾摩斯先生，
[。 . .]
如何寫一封非正式的信
正如他們的名字一樣，非正式信件比正式信件更隨意。 這意味著幾乎沒有那麼多的規則和指導方針，如果你不在正確的位置留下空白，沒人會介意。
儘管如此，還是有一種人們熟悉的正確格式，因此請至少按照以下步驟操作。
第 1 步：將日期放在頂部（可選）
將日期放在信函的頂部是一種習俗，這種習俗源於寫信是主要交流方式的時代。 如今，包括日期已不再是必需品，但有些人仍然因為傳統而這樣做。 在非正式信件中，它是完全可選的。
第二步：寫下稱呼
就像正式信件一樣，非正式信件以對收件人的禮貌問候開始。 標準格式是相同的：單詞“Dear”後跟人名，如“Dear Mr. Lestrade”，使用標題大寫。
但是，非正式信件在問候語中提供了更多的自由度，並且經常看到諸如“Hi [Name]”或“Hello [Name]”之類的隨意問候。
與正式信件中的問候語一樣，您通常以逗號結束問候語，然後在開始信件正文之前跳過一行。 偶爾你會看到人們用感嘆號結束稱呼，這取決於他們與接受者的關係。
第三步：寫信的正文
信件的正文是您寫信息的地方，非正式信件通常用於分享新聞或保持聯繫。 他們往往有一種對話的語氣，這意味著你可以自由地加入俚語和你在面對面交談時使用的任何語言。
雖然在非正式信件中更允許切線，但過度偏離主題仍然會打擾讀者。 盡量保持專注，不要顯得拘束——畢竟，非正式信件應該是私人的。
第 4 步：寫下免費結尾
非正式信件在簽名前也使用免費的結束語，格式與正式信件相同。 這包括使用句子大寫（僅將第一個字母大寫），在末尾添加逗號，以及在發送紙質信件時留出足夠的空間來簽署您的名字。
但是，您無需堅持使用“真誠”之類的傳統簽字方式。 如果您正在寫一封私人信件，您可以根據與收件人的關係使用更感性的內容，例如“愛”、“溫暖的問候”或“很快再見”。
非正式信件示例
1888 年 7 月 2 日
怎麼了，雷斯垂德！？
是夏洛克！ 很高興收到你的信。 當然我會盡快來蘇格蘭場，不用擔心。
XOXO,
夏洛克“有史以來最好的偵探”福爾摩斯
什麼是PS？
PS 代表後記。 這是您在信函完成後的最後一分鐘添加的內容，通常是小新聞或您在寫信正文時忘記的小事。 通常，您不會在正式信件中使用附言； 如果您需要添加某些內容，則必須修改整個文檔以包含新信息。
寫後記時，只需寫下字母“PS”，然後寫下你的信息。 是否使用句點無關緊要（“PS”和“PS”都可以接受），但兩個字母都應始終大寫。
如果您有多個後記，只需在每個新 PS 的開頭添加另一個P。 例如，您的第二個後記應標為“PPS”。 你的第三個後記應該是“PPPS”。
PS。 Rob 得到了 Great Company 的職位！ 感謝他失業期間的所有支持。
聚苯乙烯。 我不得不取消我的生日聚會，但如果你想來的話，那天晚上我們仍然會聚在一起喝酒。
信封
在美國，一等信的最大重量為 3.5 盎司。 如果你的信超過三頁，或者你寫在厚紙上，你必須權衡它以確保它符合要求。 信封的大小和形狀也很重要。 它必須是矩形的，並且小於大約 6 x 11 英寸，否則您將面臨被郵局退回的風險。
寄信
在您確定信封是正確的種類之後，現在您只需郵寄即可。 （如果是私人信件，您可以隨時自行投遞。這種情況下，只需在信封外面寫上收件人的姓名即可。親手投遞的好處？您可以使用任何您想要的大小或形狀的信封！）
在左上角，寫下您的姓名和地址或附上郵寄標籤。 在信封的中央，仔細寫下收件人的姓名和地址。 除了州縮寫和郵政編碼外，國際信件還應包括目的地和返回地址的國家/地區。
郵費不同。 查看 US Postal Service 網站了解當前價格或使用 Forever Stamp 前往美國目的地。 郵資在信封的右上角。
仔細檢查信封外面的所有內容是否正確。 如果是這樣，請將您的信折疊起來並整齊地插入。 在您確定已包含您打算發送的每一頁之前，請勿將其密封。
寫信小貼士
仍然不知道如何寫一封合適的信？ 牢記這些寫信技巧，以幫助您自信地進行交流。
提供寒暄
雖然私人信件自然傾向於使用友好的語氣，但正式的信件也可以從寒暄和禮貌的禮儀中受益。 一個簡單的短語，例如“你好嗎？” 或者在一封信的開頭寫“我希望你一切都好”可以幫助聯繫發送者和接收者，即使主題是嚴格的業務。
同樣，您也可以在正式和非正式的信件中表達同情、遺憾、支持或感謝。 除了禮儀之外，這些客套話還建立了一種個人聯繫，將您的信件與機器寫的信件區分開來。
寫給你的讀者
與所有寫作一樣，修改您的語言以適應您的特定讀者。 如果您要給業務夥伴寫一封正式信函，請保持專業和禮貌。 如果您正在給老朋友寫一封私人信件，請隨意開玩笑和使用俚語。
有時界限會模糊——給工作朋友的“正式信函”可能比給遠親的“私人信函”更隨意。 在您寫作時請記住特定的讀者以敲出正確的語氣。 如果您以前從未見過收件人，請堅持禮貌的形式。
包括所有必要的信息
如果您有很多信息要傳達，請事先列一個小清單，以確保您涵蓋所有內容。 將其視為迷你大綱，以確保沒有任何東西從裂縫中溜走。
這對於有關安排活動的邀請或信件尤其重要。 確保您清楚地說明基本事實——特別是何時何地——以及其他需要知道的信息，如方向或特殊要求。
結論
寄一封你精心準備的信不是很好嗎？ 當然，一封寫得好的信最有可能實現其目的。 為了確保你的信真正閃耀，它沒有錯誤並設定正確的基調是至關重要的。 Grammarly 的寫作幫助可以捕捉拼寫和語法錯誤等問題，Grammarly Premium 包括格式建議和指導，可以幫助您編寫清晰、易於理解的字母，吸引收件人的注意力。 通過使用 Grammarly，無論您在哪裡輸入，您都可以自信地寫信！
本文最初由 Jennifer Calonia 於 2020 年撰寫。已更新以包含新信息。