如何透過 5 個步驟編寫會議議程

您是否曾經參加過一場您不需要參加的會議？或者您可能見過會議因為時間管理不善而遲到。當然，一定有辦法防止會議失控！

有。這稱為會議議程。會議議程是一個大綱，規定會議的內容以及會議將遵循的時間表。會議議程旨在使會議保持主題、高效且以目標為導向。

無論您是新創公司的團隊領導、非營利組織的組織者還是公司董事會的高階主管，您都需要知道如何撰寫有效的會議議程。如果您想知道如何離開會議，這就是為您準備的。繼續閱讀我們編寫會議議程的逐步指南，其中包含範例。

什麼是會議議程？

會議議程是會議期間將發生的事項的概述。這可能包括主題、目標、時間表、指定發言人、支持文件和談話要點。會議議程通常會在會議前與參與者分享，以便他們做好準備。

如果您曾經想過也許可以使用非同步通訊來代替會議，那麼您可能想溫習一下如何編寫議程。會議議程是會議之前、會議期間和會議之後的重要工具。

可以在會議之前使用會議議程來設定期望並進行準備。在會議期間，議程可以創建結構、節省時間並保持焦點。會議結束後，可以使用議程來回顧會議或起草會議記錄。

以下是使用會議議程的一些好處：

• 它給會議一個明確的目的。
• 它可以幫助您保持正軌。
• 它定義了責任。
• 它的結構允許您有效地管理您的時間。
• 它確保涵蓋基本主題。
• 創造一個明確了期望和責任。
• 它減少了浪費的時間。
• 提前發送議程可以幫助參與者做好準備。

一些專家建議每次會議都應使用會議議程，而另一些專家則建議僅在正式會議上使用它們。如果您想在會議期間節省時間、保持正軌或實現特定目標，議程是實現這一目標的絕佳工具。

會議議程應包括哪些內容？

會議議程應明確說明會議的目的。有些會議議程可能比其他會議議程更詳細。例如，並非所有會議都需要為主題或支援文件分配時間。然而，議程越詳細，就越容易切入主題。

優秀的會議議程包括以下內容：

• 會議主題
• 實現目標
• 主題列表
• 每個主題的預計時間分配
• 支援文件
• 自由討論時間
• 最後概述

編寫會議議程的 5 個步驟

有效的議程將考慮所有與會者、您想要實現的目標以及您為會議分配的時間。以下是如何透過五個步驟編寫會議議程，以召開有效且有效率的會議。

1聚焦一個主題

在開始編寫會議議程之前，請花點時間考慮您希望從會議中獲得什麼。你的目標是什麼？這次會議的主題是什麼？定義會議類型。

確定主題並指定會議類型將有助於確定會議的重點，以便與會者做好準備。您的目標應該描述您希望在會議期間完成的任務。

以下是一些常見的會議類型：

• 團隊會議－討論專案狀態、解決任何問題以及安排重要的截止日期。
• 董事會會議－對業務事項的正式討論。
• 執行會議－澄清董事會會議需求的會議。
• 專案啟動會議－介紹新的專案目標、可交付成果和時間表。
• 腦力激盪會議—新想法的合作。
• 回饋會議－安排時間提供建設性回饋。
• 敏捷會議－針對衝刺評審、專案概述和回饋報告的重點會議。
• Scrum 會議－衝刺計畫、站立會議、產品待辦事項精進或 Scrum 格式的衝刺評審。
• 回顧會議—專案後回饋會議。
• 入職會議－新進員工入職培訓小組會議。
• 委員會會議－公司或團隊內處理特定項目或問題的小組。

2確定主題

與您的隊友、董事會成員、委員會成員和任何重要的利害關係人聯繫，以了解他們是否想在會議期間討論任何內容。為每個人提供發言的機會，確保沒有人需要大聲發言才能讓別人聽到他們的聲音。使用從利害關係人收集的資訊、目標設定和會議類型來建立會議期間需要討論的主題清單。

確保主題符合您想要召開的會議類型和您想要實現的目標。考慮一下在分配給會議的時間內可以討論多少主題。不要裝太多！

3為每個主題設定時間限制和領導者

為了保持正軌，為您想要討論的每個主題設定時間限制會有所幫助。如果會議協調者不打算指導每個主題的對話，那麼他們應該為每個主題指定一名領導者。

領導者將負責在主題持續時間內指導會議，提供任何相關文件或投影片，並確保主題保持在議程設定的時限內。如果您主持會議，提醒主題負責人在會議當天攜帶必要的文件會有所幫助。

4考慮必要的文件

列出會議所需的所有文件。這可能包括簡報投影片、數據、專案詳細資訊、測試結果、線框圖、原型、出席表或之前的會議記錄。

如果團隊中的其他人需要將這些文件帶到會議上，請務必讓他們知道並將該資訊包含在議程中。

5留出討論和概述的時間

在議程最後留出時間進行簡要概述和討論。根據日程安排，人們有時需要在會議結束時有時間提問。此外，如果您正在朝著一個目標努力，那麼再次回顧您在會議期間討論的內容也沒有什麼壞處。

如果您要主持每週一次的會議，則可能不需要太多時間。通常，五分鐘就足以在會議結束時進行回顧。但如果這是每月一次的會議，或者是關於新資訊的會議，那麼您應該在會議結束時留出十到二十分鐘的時間。

會議議程範例

下面，我們列出了典型會議議程的概要。

會議標題：日期：地點與時間：會議負責人：出席成員：會議目標：

狀態報告（10 分鐘）

給每個在場成員一些時間來分享他們的處境。

目標（15 分鐘）

回顧你的會議目標、你期望的結果，以及每個人需要做什麼來實現這些目標。

新主題（20 分鐘）

分享任何需要討論的新資訊或成員主導的主題。

概述（5 分鐘）

查看會議期間討論的內容，建立行動項目列表，並為尚未解決的任何問題留出空間。

會議議程常見問題解答

什麼是會議議程？

會議議程是會議期間將發生的事項的概述。這包括以下內容：

• 主題
• 目標
• 時間軸
• 指定發言人
• 支援文件
• 談話要點

會議議程應包括哪些內容？

會議議程應包括以下內容：

• 會議主題
• 目標
• 主題列表
• 每個主題的預計時間分配
• 支援文件
• 自由討論時間
• 最後概述

什麼時候應該使用會議議程？

您應該為所有會議（或至少是正式會議）使用會議議程。如果您想在會議期間節省時間、保持正軌或實現特定目標，議程是實現這一目標的絕佳工具。