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會議議程是會議期間將要發生的事情的大綱。 這可能包括主題、目標、時間表、指定發言人、支持文件和談話要點。 會議議程通常在會議開始前與參與者共享，以便他們做好準備。
如果您曾經想過也許您可以使用異步通信而不是會議，那麼您可能想複習一下如何編寫議程。 會議議程是會議之前、期間和之後的重要工具。
可以在會議之前使用會議議程來設定期望和準備。 在會議期間，議程可以創建結構、節省時間並保持焦點。 會議結束後，議程可用於回顧會議或起草會議記錄。
以下是使用會議議程的一些好處：
一些專家建議每次會議都應使用會議議程，而另一些專家則建議僅將其用於正式會議。 如果您想在會議期間節省時間、保持進度或完成特定目標，議程是實現這一目標的絕佳工具。
會議議程應明確說明會議的目的。 一些會議議程可能比其他的更詳細。 例如，並非所有會議都需要為主題或支持文件分配時間。 但是，議程越詳細，就越容易抓住主題。
出色的會議議程包括以下內容：
有效的議程將考慮所有與會者、您想要實現的目標以及您為會議分配的時間。 以下是如何分五個步驟編寫會議議程以進行有效和高效的會議。
在開始編寫會議議程之前，請花點時間考慮一下您希望從會議中得到什麼。 你的目標是什麼？ 這次會議的主題是什麼？ 定義會議類型。
有一個主題並指定會議類型將有助於確定會議的重點，讓與會者做好準備。 你的目標應該描述你想在會議期間完成的事情。
以下是一些常見的會議類型：
與您的隊友、董事會成員、委員會成員和任何重要的利益相關者聯繫，以了解他們在會議期間是否有任何想要討論的內容。 讓每個人都有機會交談，確保沒有人必須大聲說出來才能聽到他們的聲音。 使用您從利益相關者、目標設定和會議類型收集的信息來創建需要在會議期間討論的主題列表。
確保主題與您想要舉行的會議類型和您想要實現的目標的主題一致。 考慮在分配給會議的時間內可以涵蓋多少主題。 不要裝太多！
為了保持正軌，為您要討論的每個主題設置時間限制是有幫助的。 如果會議協調者不打算指導每個主題的對話，那麼他們應該為每個主題指定一位領導者。
領導者將負責在其主題期間指導會議，提供任何相關文件或幻燈片，並確保主題保持在議程設定的時間限制內。 如果您正在召開會議，提醒主題負責人在會議當天攜帶必要的文件會很有幫助。
列出會議所需的所有文件。 這可能包括演示幻燈片、數據、項目詳細信息、測試結果、線框、原型、考勤表或以前的會議記錄。
如果您團隊中的其他人需要將這些文件帶到會議上，請務必讓他們知道並將該信息包含在議程中。
在議程結束時留出時間進行簡要概述和討論。 有了時間表，人們有時需要在會議結束時提出問題。 此外，如果您正在朝著一個目標努力，那麼再回顧一下您在會議期間討論的內容並沒有什麼壞處。
如果您要主持每週一次的會議，您可能不需要太多時間。 通常，五分鐘就足以在會議結束時進行審查。 但如果這是一個每月開會的會議，或者是關於新信息的會議，你應該在會議結束時留出 10 到 20 分鐘。
下面，我們列出了典型會議議程的大綱。
會議名稱：日期：地點和時間：會議負責人：出席成員：會議目標：
狀態報告（10 分鐘）
讓每個在場的成員有幾分鐘時間分享他們所處的位置。
進球（15 分鐘）
回顧一下你的會議目標，你期望的結果，以及每個人都需要做什麼來實現它們。
新主題（20 分鐘）
分享任何需要討論的新信息或會員主導的主題。
概述（5 分鐘）
回顧會議期間討論的內容，創建行動項目列表，並為尚未解決的任何問題留出空間。
會議議程是會議期間將要發生的事情的大綱。 這包括以下內容：
會議議程應包括以下內容：
您應該為所有會議使用會議議程——或者至少是正式會議。 如果您想在會議期間節省時間、保持進度或完成特定目標，議程是實現這一目標的絕佳工具。