如何寫備忘錄：要遵循的十大步驟

學習如何撰寫備忘錄將幫助您有效地與公司人員進行溝通。

備忘錄，備忘錄，是用於企業或組織內部溝通的簡短信件。 發送業務備忘錄時，發件人通常針對一大群人，比如整個部門。 這與電子郵件是分開的，只針對一個或少數幾個收件人。

您將出於多種原因使用備忘錄，包括將組織內的新政策通知部門，告知員工政策變更或提醒公司即將發生的事件。 發送備忘錄可確保需要信息的每個人都收到相同的信息，從而減少組織內的混亂和沮喪。

寫備忘錄並不難，但很多人在業務培訓中並沒有教過如何寫備忘錄。 如果您的任務是編寫此類業務文檔，本指南將幫助您做好它。

所需材料

• 筆和紙等書寫材料
• 抬頭紙
• 信封
• 計算機
• 電子郵件訪問

步驟 1. 學習備忘錄模板

考慮研究備忘錄模板，以幫助您了解如何有效地編寫備忘錄模板。 然後，考慮編寫一個可以在組織內使用的模板，以有效地編寫備忘錄。 為您發送的常見類型的備忘錄創建模板，您可以在需要時提取並填寫這些模板。

第 2 步。寫標題和主題行

備忘錄模板的前四行被視為標題和主題行。 這是備忘錄中最重要的部分之一，因為它顯示了備忘錄的來源、對象、發送時間以及主要主題。

標題和主題行如下所示：

至：

從：

日期：

主題：

用準確的信息填寫備忘錄標題中的每一行。 然後，在頁面頂部，在此信息之前，寫上“備忘錄”，以便收件人知道這是什麼類型的通信。 備忘錄的主題需要簡潔明了，說明這封信的目的是什麼。

第 3 步：陳述備忘錄的目的

在第一段中包括備忘錄的目的。 將備忘錄的開頭段落視為研究論文中的論文陳述。 它說明了備忘錄的目的，並為讀者提供了繼續閱讀的理由。 您不需要為這種類型的商務溝通寫稱呼，因為備忘錄寫作的目的是盡可能簡潔明了。

備忘錄的第一段應該告訴讀者你為什麼要寫。 您甚至可以說，“我寫信是為了通知您”或類似的話。 這一段應該是一到三句話，並概述信件的要點。 將基本信息放在第一段中，以確保每個人都知道溝通的內容

步驟 4. 提供背景信息

在第二段中，您將為第一段中的項目提供背景信息、上下文或支持證據。 例如，如果第一段邀請讀者參加公司活動，第二段將告訴讀者為什麼他們的出席很重要或該活動對組織的發展至關重要。

背景信息應為三到五句話。 但是，它不應重複備忘錄正文中的信息，而應提供一些背景信息，說明備忘錄其餘部分的重要性。

步驟 5. 概述跟進方法

emo 的正文應該簡明扼要地解釋要點。 使用 4 到 10 行或 3 到 5 個句子，如果有助於保持簡潔，則使用項目符號。 在這些正文段落中，每一段都應該有一個關鍵點。 自由使用空白。 不要重複自己。

第 6 步：總結你的觀點

最後一段應該告訴讀者他們如何跟進您的電子郵件。 例如，您可以要求他們回复邀請或直接通過電子郵件向您發送問題。 如果不需要直接跟進，請說“感謝您對此事的關注”或類似的話。 您還可以總結本段中的要點。

如果您想要採取的行動超過兩到三句話，請使用要點或編號列表來說明您希望人們做什麼。 這將確保讀者在閱讀備忘錄後能夠看到他們應該做什麼，即使他們只是瀏覽備忘錄而不是有意閱讀。 您不會像在電子郵件中那樣在備忘錄末尾簽署信件，因為發件人的姓名列在標題的“發件人”部分。

第 7 步。加入號召性用語

所有備忘錄都需要有行動計劃或號召性用語。 您的讀者需要知道對他們的期望是什麼，以及他們如何才能遵循該期望。 如果合適，您可以在 CTA 中包含電子郵件地址和電話號碼。 預期的動作需要在第一段和最後一段中，也可以出現在正文中。

步驟 8. 使用直接清晰的寫作風格

備忘錄的寫作風格是信息豐富且直接的。 目標是傳遞所需的信息並請求所需的操作。 用第一人稱和第二人稱寫作，並在適當的時候使用祈使句。

步驟 9. 如果需要添加附件

有時備忘錄需要附件來證明信中提供的信息。 以讀者可以輕鬆訪問它們的方式附加它們。 此方法將取決於您組織的工具，但請確保它們可訪問。 備忘錄不是發送大量附件的地方。 相反，只發送備忘錄所需的附件。 避免使用長句。

步驟 10. 發送前校對和編輯備忘錄

因為您將向組織內的許多人發送備忘錄，所以在發送之前務必仔細校對。 您不想發送帶有明顯拼寫錯誤或意圖傳達不佳的備忘錄，因為這無助於讓您看起來像一個稱職的專業人士。 此外，請校對您的備忘錄以確保准確性。 確保聯繫信息、日期和時間都準確無誤。 這種準確性將幫助您避免誤解。

在編輯語法時，我們還建議在發表或提交文章之前花時間提高文章的可讀性分數。