如何寫一封專業的電子郵件——5個簡單的步驟和5個最佳實踐

弄清楚如何寫一封專業的電子郵件可能很困難。 別擔心。 你不是一個人。

儘管我們大多數人每天都需要在工作中寫電子郵件，但這並不像聽起來那麼容易。 即使您每天都在製作商務電子郵件，您也會覺得您從未完成過用英語進行有效溝通的學習。 如何清楚地表達我的觀點？ 如何顯得禮貌而友好？ 我應該如何開始電子郵件？

當您打開一封新電子郵件時，您通常會確切地知道您想說什麼……但是當您看到光標閃爍時，您的腦海中可能會出現單詞。 你甚至可以開始懷疑你的想法或懷疑你的寫作技巧。 雖然作家的障礙是真實的，但在學習如何發送專業電子郵件時，熟能生巧。 ‍

通過這五個步驟和最佳實踐，您可以撰寫電子郵件，幫助您在各種工作場所中發揮最佳作用。

編寫專業電子郵件的 5 個簡單步驟

無論您是為工作發送冷電子郵件、相互介紹兩個人，還是跟進銷售線索，這些簡單的步驟都將指導您製作一封滿足您目標的有效電子郵件。

1. 以正確的問候開啟美好的開始
2. 表示感謝
3. 解釋你的目的
4. 結束時留下好印象
5. 專業簽收
   

1. 以正確的稱呼開啟美好的開始

在撰寫商務電子郵件時，重要的是要通過專業的稱呼（也稱為問候語，這是說“你好”的更高級的詞）來給人留下最好的第一印象。

如果您不太了解讀者，請始終使用正式的電子郵件問候語打開您的電子郵件。

• 親愛的<名字>，
  

如果您打算開始一段新的關係，那麼您應該使用他們的姓氏。

• 親愛的女士/女士/先生。 <姓氏>,
  

如果您與該人的工作關係更隨意，可以使用更友好的稱呼。

• 嗨<名字>，
  

盡可能多地了解您將要聯繫的人總是一個好主意。 如果您不知道要寫信的人的姓名，通常可以安全地使用“尊敬的先生或女士”或“可能關注的人：”。 請務必注意後一個選項中不規則的大寫和標點符號，並註意有時第一個選項過於正式——可能被視為過時、乏味或政治不正確。

2. 表示感謝

無論您是第一次聯繫某人、回復與您的組織聯繫的人，還是收到某人的回复，首先感謝收件人都是正確的做法。

如果您是初次聯繫，您應該感謝對方花時間閱讀您的電子郵件，然後是他們的姓名。

• 感謝您花時間閱讀我的電子郵件，<名字>。
  

如果您的組織外部的人正在與您聯繫以詢問，您可以說

• 感謝您聯繫 <公司名稱>。
  

當有人回复您的一封電子郵件時，請務必說：

• 感謝您的快速答复。
  

表達感謝會讓讀者更容易接受你接下來寫的內容，幫助你給人以尊重的印象，並且是良好電子郵件禮儀的一部分。

3. 解釋你的目的

如果您在感謝收件人花時間閱讀您的電子郵件後開始溝通，請先說明您的目的。

• 我寫信是為了詢問[產品提供 X]。
• 我正在寫關於[職位發布 Y]。
  

如果您收到有關公司的詢問，請回答他們的問題或將客戶與合適的同事聯繫以給他們一個答案。

• 在這裡回答你的問題是[他們要求的信息]。
• 我正在將您與我的同事 <Name> (CC'd) 聯繫起來，他將能夠解決您對 [主題 Z] 的詢問。
  

在第一段的頂部明確您的目的，然後轉到電子郵件的正文。 但是，您應該記住，讀者和您一樣是忙碌的專業人士。 通過保持句子簡潔來快速表達你的觀點。

4.留下好印象

在您發送電子郵件之前，最好再次感謝您的讀者並添加禮貌的結束語。

從以下內容開始：

• 感謝您的耐心與合作，<名字>。
• 感謝您的考慮，<名字>。
  

在此之後，繼續禮貌地結束你的結束段落。

• 如果您有任何問題或疑慮，請隨時與我們聯繫。
• 我期待著您的回音。

5.專業簽字

最後一步是包含一封以您的姓名結尾的專業電子郵件。 傳統上，這被稱為“告別辭”，但這個詞有點過時，類似於稱呼。 根據適當的電子郵件禮儀，您簽字的正式程度應與問候語相匹配。

如果您以非正式的方式開始電子郵件，則簽收的好選擇包括：

• 真摯地，
• 親切的問候，
• 最良好的祝愿，
  

如果您的問候更隨意，請考慮以以下方式結束：

• 最好的，
• 如初，
• 謝謝，

不要忘記結束後的逗號，更不用說將您的名字添加到它之後的下一行。

通常在專業電子郵件中包含包含您的全名、頭銜、公司和相關聯繫方式的電子郵件簽名，以滿足收件箱外的身份識別和通信需求。

如何寫專業的電子郵件——最佳實踐

在本節中，我們將介紹編寫專業電子郵件的最重要的最佳實踐。 雖然每封電子郵件的內容都不同，但有適用於所有電子郵件的一般原則。 您可以將這些準則用作最終清單，以確保您為自己提供每一個成功傳達信息的機會。

以下是撰寫專業電子郵件的 5 個最佳實踐：

1. 了解您的收件人
2. 注意你的語氣
3. 保持簡短和甜蜜
4. 格式清晰
5. 發送前校對

1.了解你的收件人

你在給誰寫信？ 這聽起來可能很愚蠢，因為很明顯，如果沒有某人的電子郵件地址，您就無法編寫有說服力的電子郵件。

但是，即使您以 B2B 身份工作，您也應該記住，您是在寫信給個人，而不是企業。

我們每個人都不是我們的工作，而關於人的最好的事情就是我們是人。 因此，請確保您記住您正在寫信給人類。 保持輕鬆、友善和對話。 在您的回答中始終保持振奮和樂於助人的態度。 寫下您想要接收的電子郵件類型。

2. 注意你的語氣

你寫信給誰會定下你的電子郵件的基調，並且通常也會決定你的問候和結束語。 也許您在發送 LinkedIn 簡歷後正在跟進招聘人員，或者您想建立一個積極的第一次聯繫，以便更輕鬆地培養潛在客戶，以便您完成銷售。 這些情況通常需要不同的語氣：跟進工作申請的電子郵件應該比旨在吸引客戶的電子郵件更正式。 ‍

3.保持簡短和甜蜜

最好保持專業的電子郵件簡短而溫馨。 清晰簡潔地傳達您想要表達的內容，以便您的收件人了解您尊重他們的時間。 一到三個短段，每段三到五個句子就綽綽有餘了。 儘管如此，重要的是不要讓它太簡短——一封專業的電子郵件至少應該是三句話。

4. 格式清晰

為了使您的電子郵件易於閱讀，請使用分節符分隔不同的組件。 考慮使用項目符號或編號列表為您的信息帶來更多結構。 如果要突出顯示最重要的內容，請使用粗體而不是更改字體顏色。 但是，請避免在電子郵件中對多個單詞或短語使用粗體。 在選擇字體時，請堅持經典並使用標準字體大小。

5.發送前校對

最後但並非最不重要的一點是，您應該仔細檢查您所寫的內容，以確保其閱讀清晰簡潔。 專業電子郵件中的錯誤傳達會導致許多代價高昂的錯誤，拼寫錯誤和語法錯誤不可避免地會損害他人對您的看法。 當您認為您的電子郵件是完美的時，仍然要確保收件人的姓名是正確的。

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