如何撰寫報告：指南

報告是一種非小說類帳戶，它呈現和/或總結有關特定事件、主題或問題的事實。 這個想法是，不熟悉該主題的人可以從一份好的報告中找到他們需要知道的一切。

報告可以很容易地讓某人快速了解某個主題，但實際上編寫報告絕非易事。 因此，為了幫助您了解該怎麼做，下面我們提供一個我們自己的小報告，所有關於報告寫作的內容。

什麼是報告？

用技術術語來說，報告的定義相當模糊：關於特定主題的任何口頭或書面陳述。 這可以指任何事情，從法庭證詞到小學生的讀書報告。

確實，當人們談論“報告”時，他們通常指的是概述某個主題事實的官方文件，通常由該主題的專家或被指派調查該主題的人撰寫。 有不同類型的報告，將在下一節中解釋，但它們大多符合此描述。

報告中共享哪些信息？ 儘管歡迎所有事實，但報告尤其傾向於包含以下類型的內容：

• 事件或情況的詳細信息
• 事件或情況的後果或持續影響
• 統計數據或分析的評估
• 報告中信息的解釋
• 基於報告中信息的預測或建議
• 信息如何與其他事件或報告相關聯

報告與論文寫作密切相關，儘管有一些明顯的區別。 雖然兩者都依賴於事實，但論文增加了作者的個人觀點和論點。 報告通常只關注事實，儘管它們可能包括作者對這些事實的一些解釋，最有可能在結論中。

此外，報告組織嚴密，通常帶有目錄和豐富的標題和副標題。 這使讀者更容易掃描報告以獲取他們正在尋找的信息。 另一方面，論文旨在從頭到尾閱讀，而不是瀏覽特定的見解。

報告類型

有幾種不同類型的報告，具體取決於目的和您向誰提交報告。 以下是常見報告類型的快速列表：

• 學術報告：測試學生對主題的理解，例如書籍報告、歷史事件報告和傳記
• 業務報告：識別對業務戰略有用的信息，例如營銷報告、內部備忘錄、SWOT 分析和可行性報告
• 科學報告：通常在科學期刊上分享研究成果，例如研究論文和案例研究

報告可以根據其編寫方式進一步分為幾類。 例如，報告可以是正式的或非正式的、短的或長的、內部的或外部的。 在商業中，縱向報告與不同層次的人（即在您之上和在您之下工作的人）共享信息，而橫向報告是為與作者同一級別但在不同部門的人共享信息。

報告的類型與寫作風格一樣多，但在本指南中，我們專注於學術報告，這些報告往往是正式的和信息性的。

>>閱讀更多：什麼是學術寫作？

報告的結構是什麼？

報告的結構取決於報告的類型和任務的要求。 雖然報告可以使用自己獨特的結構，但大多數都遵循這個基本模板：

• 執行摘要：就像學術論文中的摘要一樣，執行摘要是一個獨立的部分，它總結了報告中的發現，以便讀者知道會發生什麼。 這些主要用於官方報告，而學校報告則較少。
• 介紹：設置報告的正文，您的介紹解釋了您將要討論的整體主題，以及您的論文陳述和任何需要了解的背景信息，然後再進入您自己的發現。
• 正文：報告正文解釋了您的所有主要發現，分為標題和副標題。 正文佔整個報告的大部分； 引言和結論各只有幾段，正文可以繼續寫幾頁。
• 結論：結論是您將報告中的所有信息匯總並得出明確的解釋或判斷的地方。 這通常是作者輸入他們自己的個人意見或推論的地方。

如果您熟悉如何撰寫研究論文，您會注意到報告撰寫遵循相同的介紹-正文-結論結構，有時還會添加執行摘要。 報告通常也有自己的附加要求，例如標題頁和目錄，我們將在下一節中解釋。

報告中應該包括什麼？

對報告中包含的內容沒有嚴格的要求。 每個學校、公司、實驗室、任務經理和老師都可以根據自己的獨特需求制定自己的格式。 不過，總的來說，請注意這些特殊要求——它們往往會出現很多：

• 標題頁：官方報告通常使用標題頁來保持內容井井有條； 如果一個人必須閱讀多份報告，標題頁使他們更容易跟踪。
• 目錄：就像書籍一樣，目錄可以幫助讀者直接進入他們感興趣的部分，從而加快瀏覽速度。
• 頁碼：如果您要編寫較長的報告，這是一種常見的禮貌，頁碼可確保頁面在混淆或打印錯誤的情況下井井有條。
• 標題和副標題：報告通常分為多個部分，按標題和副標題劃分，以便於瀏覽和掃描。
• 引文：如果您引用其他來源的信息，引文指南會告訴您推薦的格式。
• 作品引用頁面：報告末尾的參考書目列出了您從中獲得信息的其他來源的學分和法律信息。

與往常一樣，請參閱作業中的每一項的具體指南。 閱讀報告的人應該告訴您他們需要哪些樣式指南或格式。

如何用 7 個步驟撰寫報告

現在讓我們深入了解如何編寫報告的細節。 按照以下報告撰寫的七個步驟，將您從一個想法變成一篇完整的論文。

1根據作業選擇主題

在開始寫作之前，您需要選擇報告的主題。 通常，主題是為您分配的，就像大多數商業報告一樣，或者由您的工作性質預先確定，就像科學報告一樣。 如果是這種情況，您可以忽略此步驟並繼續。

如果您負責選擇自己的主題，就像許多學術報告一樣，那麼這是整個寫作過程中最重要的步驟之一。 嘗試選擇一個符合這兩個標準的主題：

• 有足夠的信息：選擇一個不太籠統但不太具體的主題，有足夠的信息來填寫您的報告而無需填充，但不要太多以至於您無法涵蓋所有內容。
• 這是您感興趣的事情：儘管這不是一項嚴格的要求，但如果您對主題感興趣，它確實有助於提高報告的質量。

當然，不要忘記作業的說明，包括長度，所以在決定時請記住這些說明。

2進行研究

對於商業和科學報告，研究通常是你自己的或由公司提供的——儘管在這兩種情況下仍然需要大量挖掘外部資源。

對於學術論文，除非您需要使用課堂材料，否則您主要是靠自己進行研究。 這就是為什麼選擇正確的主題如此重要的原因之一。 如果您選擇的主題沒有足夠的可用研究，您將不會走得太遠。

關鍵是只搜索有信譽的來源：官方文件、其他報告、研究論文、案例研究、受人尊敬的作者的書籍等。隨意使用其他類似報告中引用的研究。 您通常可以通過搜索引擎在線找到大量信息，但在緊要關頭，快速訪問圖書館也可以提供幫助。

3寫論文陳述

在你繼續之前，寫一篇論文陳述來幫助你概念化你報告的主題。 就像段落的主題句一樣，論文陳述總結了你寫作的要點，在這種情況下，就是報告。

一旦你收集了足夠的研究，你應該注意到信息中的一些趨勢和模式。 如果這些模式都推斷或導致更大的總體點，那就是你的論文陳述。

例如，如果你正在寫一份關於快餐店員工工資的報告，你的論文可能是這樣的：“雖然工資過去與生活費相稱，但經過多年的停滯，已經不夠用了。” 從那裡開始，您報告的其餘部分將詳細說明該論點，並提供充足的證據和支持論據。

將你的論文陳述包含在執行摘要和報告的介紹中是很好的，但你仍然想儘早弄清楚，這樣你就知道下一步在編寫大綱時要走哪個方向。

4準備大綱

建議為所有類型的寫作編寫大綱，但鑑於報告強調組織，它特別有用。 因為報告通常由標題和副標題分開，所以一個堅實的大綱可確保您在寫作時保持正軌而不會遺漏任何內容。

真的，當你開始注意到模式和趨勢時，你應該在研究階段開始考慮你的大綱。 如果你被卡住了，試著列出你想提到的所有關鍵點、細節和證據。 看看您是否可以將它們放入一般和特定類別中，您可以分別將它們變成標題和副標題。

5寫一個草稿

實際上，寫草稿或初稿通常是最耗時的步驟。 在這裡，您可以從研究中獲取所有信息並將其轉化為文字。 為避免不知所措，只需一步一步地按照您的大綱進行操作，以確保您不會意外遺漏任何內容。

不要害怕犯錯； 這是寫草稿的第一條規則。 期望你的初稿是完美的會增加很多壓力。 取而代之的是，以自然輕鬆的方式寫作，並擔心以後的單詞選擇和糾正錯誤等具體細節。 無論如何，這就是最後兩個步驟的目的。

6修改和編輯您的報告

一旦你的草稿完成，是時候回去開始修正你第一次忽略的錯誤了。 （不過，在你重新開始之前，睡在上面可以開始重新編輯，或者至少休息一下，從寫草稿中放鬆一下。）

我們建議您首先針對任何重大問題重新閱讀您的報告，例如剪切或移動整個句子和段落。 有時您會發現您的數據不一致，或者您誤解了關鍵證據。 這是修復“大局”錯誤並根據需要重寫任何更長的部分的正確時機。

如果您不熟悉編輯時要查找的內容，可以閱讀我們之前的指南，其中包含一些更高級的自編輯技巧。

7校對和檢查錯誤

最後，最後一次檢查你的報告是值得的，只是為了優化你的措辭並檢查語法或拼寫錯誤。 在上一步中，您檢查了“全局”錯誤，但在這裡您正在尋找具體的，甚至是挑剔的問題。

像Grammarly這樣的寫作助手會為您標記這些問題。 Grammarly 的免費版本會在您寫作時指出任何拼寫和語法錯誤，並提供改進寫作的建議，您只需單擊一下即可應用。 高級版提供更高級的功能，例如音調調整和單詞選擇建議，讓您的寫作更上一層樓。