關於如何發送更好的電子郵件的 20 個技巧

已發表: 2022-03-22

想知道如何寫更好的電子郵件？好吧，良好的電子郵件寫作始於了解基礎知識。

一旦你建立了信心，你就可以應用更多的細微差別來進一步提高你的電子郵件寫作技巧。升級你的手藝不需要書籍、課程或如何發送更好的電子郵件的課程。在您花 10 分鐘閱讀這篇博文後，您就會了解在各種情況下撰寫優質電子郵件所需的一切。這是對您職業生涯的投資，具有無限投資回報的潛力。

接下來，20 個電子郵件寫作技巧可幫助您成為更好的電子郵件作家，無論起點如何。

1.考慮你的收件人

在所有專業交流中，您的聽眾應該是您的首要考慮因素。誰將閱讀您的電子郵件決定了您如何從語氣到內容編寫電子郵件。就如此容易。

如果您不同意，請考慮您是否與您的老闆、同事、客戶和承包商進行類似的溝通——更不用說您的家人和朋友了。在與同事溝通時，您的電子郵件不需要像進行業務查詢時那樣正式。一些特定於職能的術語對於隊友之間的交流可能很有效，但會讓高層管理人員感到困惑。

另外，請記住，您的受眾包括添加到“收件人：”、“抄送：”和“密件抄送：”字段的所有人，重點關注第一個。一個觀眾可以輕鬆個性化您的信息並為收件人量身定制方法。確保在開始輸入時反映發件人和收件人之間的關係和早期通信。

2.為您的電子郵件設定一個明確的目標

如果您在開始編寫電子郵件之前不清楚電子郵件的目的，那麼您可以確定收件人也不會。當你決定用筆寫在紙上時，澄清你試圖用你的信息來完成什麼可以幫助你有效地表達自己。

所有好的電子郵件都有一個——而且只有一個——目標。這被稱為“一件事規則”。通過在您的電子郵件中只包含一件事，您可以讓收件人更容易理解並採取行動。在電子郵件中請求多個操作可能會導致混亂，從而導致溝通效率低下。

要為您的信息定義一個目標，您可以問自己以下問題：

你要求收件人做什麼？
你希望他們感覺如何？
他們應該如何應對？

有時，您絕對需要在一封電子郵件中涵蓋圍繞同一主題的幾件事。在這種情況下，使用項目符號或編號列表來清晰地格式化您的消息變得越來越重要。突出顯示不同的電子郵件組件可以讓收件人更輕鬆地處理您的郵件並以涵蓋您需要的所有內容的方式進行回复。

3. 確保您的電子郵件是必要的

電子郵件已成為商務溝通的默認渠道。無論我們都多麼喜歡電子郵件（諷刺），無論提供與客戶、承包商或同事進行交流的電子紙記錄多麼重要，電子郵件並不是所有工作場所交流的正確渠道。

當您清楚收件人是誰以及為什麼要向他們發送電子郵件時，請停止。深吸一口氣，問自己：“這封電子郵件有必要嗎？” 即使一個快速的電話或 Slack 消息就可以，全面的專業人士傾向於通過電子郵件進行過度溝通。或者 Loom 視頻怎麼樣？儘管流行的模因，但要記住並非所有會議都可能是電子郵件。

所以，請記住，電子郵件只是專業交流的一種渠道。借助大量用於異步通信的渠道，請選擇適合消息的渠道。

4.了解你的電子郵件禮儀

電子郵件禮儀是指指導我們在使用電子郵件時的行為的一套原則。

它可以被定義為一種行為準則，其中包括關於語言、拼寫、語法和禮儀的電子郵件通信的不成文指南。禮儀取決於您向誰發送電子郵件。留在約定的正式方面總是更安全。

遵守電子郵件禮儀將幫助您在溝通中建立專業精神，與您的同事建立牢固的關係並很好地代表公司。由於沒有關於這個主題的權威資源，我們編制了一份關於電子郵件禮儀的最重要規則和提示的列表，每個專業人士都應該知道。通過此快速閱讀，您可以更新有關該主題的知識並以批判的眼光評估您的電子郵件。

5. 遵循正確的電子郵件結構

寫電子郵件的最佳方式是堅持格式。電子郵件已經存在了幾十年，我們中的許多人從小就開始使用它。這就是為什麼我們的大腦會以某種方式閱讀它們。無論收件人是否會跳過所有的細節和手續，如果你不偏離預期，他們更容易理解它的要點。

電子郵件結構的最佳實踐如下：

主題行
問候
開線
內容
呼籲採取行動
結束語
登出
簽名

如果一封好的電子郵件的這些組成部分對您來說聽起來像是一門外語，請不要擔心。我們將在這篇博文中介紹結構良好的電子郵件的每個部分。當你讀完之後，你就會知道你需要知道的所有東西。如果您需要進一步的幫助，您還將很快了解一個名為 Flowrite 的工具，它可以成為您的 AI 電子郵件助手，並負責為您構建電子郵件。

6. 充分利用電子郵件主題行

主題行是收件人在您的電子郵件中看到的第一個（也可能是唯一一個）內容。沒有主題行的電子郵件會很快被刪除，而無需閱讀或直接進入垃圾郵件文件夾。

您應該將主題行視為電子郵件的標題。這是您電子郵件的摘要。它對您的電子郵件是否被閱讀具有最重要的影響。主題行的目標是讓收件人打開您的郵件並讓電子郵件的正文完成其餘的工作。這也是電子郵件失禮最常發生的地方。

最常見的錯誤是試圖欺騙收件人打開您的電子郵件。您的主題行不應該是挑逗的，它應該始終與電子郵件的內容相關。太短或太長的主題行經常讓人困惑。模糊和通用的也是如此。最好的主題行內容豐富且簡潔。

挑戰在於使您的電子郵件主題行簡潔而具體。理想的長度在 3 到 8 個單詞之間，應該足以提供您的信息的概述。

7. 選擇最好的電子郵件問候語

您開始發送電子郵件的方式設定了消息的基調並建立了收件人對您的第一印象。不幸的是，許多人對此並沒有給予足夠的重視。那麼開始我的電子郵件的正確方法是什麼？這得看情況。電子郵件的適當問候語可以是正式的或友好的，具體取決於您與誰交流以及您的目的。

最常見的電子郵件問候示例包括：

1. 你好<姓名>

2. 你好 <姓名>

3. 親愛的<姓名>

很容易過度思考您的電子郵件問候，尤其是當您對這個人不是很熟悉時。或者如果電子郵件特別重要。如果你發現自己在說“嗨湯姆”、“你好史密斯先生”或“親愛的先生”是在浪費時間，那麼向正式的說錯誤總是更安全。

為了幫助您駕馭這些水域，我們編寫了一份關於最佳電子郵件問候的完整指南。

8.添加電子郵件開頭句

在轉到電子郵件的實際內容之前，您應該添加一個開頭行，以解決收件人或提供上下文。並且為了所有相關人員，請提出比“我希望這封電子郵件能找到你”更富有想像力和體貼的東西。

針對不同情況的良好電子郵件打開示例包括：

請允許我介紹一下自己…
跟進我們的談話……
感謝您與我們聯繫……
我希望這一周到目前為止進展順利……
我可以使用你的建議……
非常感謝您的快速反應……

有了這些選項在你的後袋裡，你不應該費力地找到完美的開場白，無縫銜接到電子郵件的內容。作為獎勵提示，請盡量避免在您的開句中使用工作日或一天中的時間，因為您不知道收件人何時必須閱讀您的信息。

9. 你應該自我介紹嗎？

答案是：如果您要聯繫您還不認識的人，是的，您應該聯繫。無論是您組織內的某個人還是外部聯繫人。這是良好的電子郵件禮儀和常見的禮貌。 “那我該如何在郵件中自我介紹呢？” 你可能會問。

以下是在電子郵件中進行自我介紹的兩種萬無一失的方法：

我的名字是 <First name> <Last name>，我為 <What the company does> 工作，名為 <Company name>。
我是 <First name> <Last name>，在我們的 <Department> 擔任 <Job title>。

請記住，您的電子郵件通常不是關於您的，因此無論我們多麼喜歡談論自己，您都不應花費超過一兩句話來介紹自己。

10.從最重要的開始

好的電子郵件可以快速到達重點。金字塔原則是一種專業的電子郵件通信方法。早在 1980 年代，麥肯錫的高管就已經創建了這種方法，以有效地構建思想並改善業務溝通。

基本原則是在開頭提出最關鍵的點並相應地構建您的電子郵件。典型的商務電子郵件會回答問題或在最後提出請求。儘管如此，以最重要的觀點為主導並僅在此之後提供論據和背景信息會更有效。例如，你的老闆給你發了一封電子郵件，詢問你是否應該延長同事的合同，你想正面給出答案，然後解釋“為什麼”。

如果您不知道如何發送更好的電子郵件，請考慮一個金字塔，從頂部開始，並提前宣布您的意圖。

11.不要節省經期

如果您想寫更好的電子郵件，請不要浪費時間。

句子之間的輕微停頓讓讀者有時間消化信息。簡潔的句子讓他們有更多這樣的機會。您還應該考慮打破冗長而復雜的句子，即使它們不會是連續句子。

您還應該學習正確使用逗號，尤其是在英語不是您的第一語言的情況下。太多或太少的逗號——或者一個放在錯誤的地方——很容易混淆。

12.用句格

使用句子大小寫是指將句子中的第一個字母和任何專有名詞大寫。我們大多數人都知道這是使用大寫字母的正確方法，但在撰寫電子郵件時仍然失敗。句子大小寫是商業電子郵件禮儀的一部分，在編寫專業電子郵件時，從它中涉足從來都不是一個好主意。另外，請記住避免全部大寫。這總是不行的。使用 Flowrite，您不必擔心這些細節 - 無論您多麼粗心地記下您的說明，我們都會為您正確大寫。

13.注意你的語氣

這不僅僅是你說什麼，而是你怎麼說。

語氣可以定義為書面文字的聲音，表達情感、性格、音量、語調和信息的整體態度。這就是為什麼有意識地選擇你的單詞並考慮接收者如何解釋它們是至關重要的。由於您不能依靠面部表情和語調通過電子郵件傳遞信息，因此您應該努力以積極的態度傳達信息。

電子郵件中的專業語氣可能需要很長時間才能正確，因為有時您想要正式並傾向於更友好的結尾。如何表達興奮、果斷或鼓勵？為了幫助您有效地傳遞信息，我們整合了一個包羅萬象的資源，以在您的所有電子郵件中使用正確的語氣。

此外，Flowrite 可以幫助您以您想要的方式傳遞信息。使用我們的 AI 電子郵件生成器，您可以選擇要發送的電子郵件的語氣，讓我們完成繁重的工作。

14. 保持簡潔

保持您的電子郵件簡短而溫馨，可確保您有效地傳遞信息。埋沒重點的冗長電子郵件很容易得不到答复並最終被遺忘。或者更糟的是，被誤解了。由於普通專業人員每天會收到超過 100 封電子郵件，因此沒有人有時間閱讀冗長的電子郵件。

15.使用主動語態

用被動語態寫作可能顯得正式和專業，只用了幾個詞，但這些詞加起來。此外，它更難閱讀和理解。因此，通過使用主動語態，擺脫冗長的文字，清楚地傳達您的信息。一開始可能很難，但是一旦你習慣了，你會發現你的寫作比以前流暢了。

16. 格式清晰

使用項目符號和編號列表可以幫助您構建電子郵件並將收件人的注意力吸引到最重要的事情上。除了作為視覺提示外，列表還可以輕鬆編寫短句。您還可以使用粗體來突出顯示，例如，您的號召性用語。

17. 明確呼籲採取行動

除非您告訴他們，否則您不能期望收件人知道下一步該做什麼。如果您要求某事，請提供明確的指示。如果是面試邀請，請說出來。如果您需要在特定日期之前回复，請告訴他們。

清晰 CTA 的最佳實踐包括：

提供日期和詳細信息
使用單句段落
將復雜的請求分解為步驟
不要害怕使用粗體

包括明確的行動號召——是獲得您想要的結果的最有效方式。不要忘記使用它。

18. 用電子郵件結束句密封交易

成為一個更好的電子郵件作者需要不斷地構建你的工具箱。其中一個工具是結束您電子郵件內容部分的結尾句。這些短語可以用來表達感激之情，設定對未來的期望，並表達你願意提供幫助的意願。

電子郵件的最佳結尾句包括：

感謝您的幫助/協助/支持/時間
我期待著您的回复
如果我能提供幫助，請隨時與我聯繫

上面的例子有無窮無盡的變化。一旦你對自己的電子郵件溝通技巧建立了信心，你就可以開始引入更多的變化來展示你的個性並理解你的電子郵件的語氣。

19. 確定簽署電子郵件的最佳方式

考慮到您的電子郵件問候給收件人留下了非常重要的第一印象，您的簽字決定了您的信息在他們嘴裡留下了什麼樣的味道。確定結束電子郵件的最佳方式可能會很耗時，因為沒有萬能的解決方案。但是，忽略簽收的重要性就像在終點線上絆倒一樣。

電子郵件簽核的最常見示例是：

真摯地，
最良好的祝愿，
問候，
最好的，
乾杯，

簽署電子郵件的最佳方式始終取決於收件人、您與他們的關係以及電子郵件的目的。為每個上下文選擇正確的一個需要進一步閱讀。為此，我們編寫了一份綜合指南，介紹從最正式的電子郵件到不適合辦公室的最佳電子郵件簽名。

一旦你同意你的簽字決定，添加一個逗號，並在下一行寫下你的名字。

20.檢查你的拼寫

在點擊“發送”之前你要做的最後一件事是捕捉任何拼寫錯誤並確保你的大寫是正確的。

不正確的拼寫表示粗心大意，並且可能會破壞您為使電子郵件變得更好而付出的所有想法和努力。像 Grammarly 這樣的拼寫檢查器很棒，但它們無法捕捉到所有內容，並且有時無法閱讀上下文。這就是為什麼你必須訓練自己自己去發現錯誤的原因。

在使用 Flowrite 編寫電子郵件和消息時，人工智能會消除人為錯誤，生成母語水平的英語，從而減少痴迷和檢查拼寫的時間。

如何用人工智能寫出更好的電子郵件

Flowrite 是一種 AI 寫作工具，可在幾秒鐘內將簡短的指令轉換為準備發送的電子郵件和消息。它負責電子郵件的結構、大小寫、語法、拼寫、標點符號——你可以說它。我們的工俱生成的電子郵件是母語水平的英語，因此您也不必擔心。從本質上講，您可以專注於您的想法和想法，而 Flowrite 將為他們提供翅膀。我們敢說這是開始編寫更好的電子郵件的最快方法，我們的許多用戶都表示他們通過使用它學到了很多東西。

首先，寫幾句您的電子郵件可能包含的簡短句子。不要太擔心措辭或語法，而是要記下想法，因為它們會自然而然地從你的腦海中浮現。在此之後，您就可以進行下一步了。