如何透過 6 個步驟撰寫專業的商業信函

在您的整個職業生涯中，您可能會發現自己在寫商業信函。事實上，您可能在職業生涯正式開始之前就開始寫它們，因為申請信和詢問信也是商業信函。

商務信函是一封正式的信函，通常（但並非總是）由一位專業人士寫給另一位專業人士，以促進其組織的利益。在某些情況下，就像求職信和麵試後續一樣，它們可以促進寄件者的職業興趣。

什麼是商業信函？

商業信函是通常由一位專業人士發送給另一位專業人士的正式訊息。一般來說，商業信函討論公司合作的機會，例如透過策略夥伴關係、協作、促銷或請求。

重要的是要記住，商業信函與商業電子郵件不同。根據定義，商業信函是遞送到收件人辦公桌或地址的印刷信件。此屬性是商業信函從電子郵件查詢中脫穎而出的部分原因，這就是它們傾向於用於重要通信的原因。然而，商業信函和商業電子郵件之間有一些相似之處。兩者都遵循相似的格式，並以直接號召性用語結束。

商業信函有多種類型，包括：

• 銷售信函
• 推薦信
• 詢問函
• 申請信
• 意向書
• 轉遞信件
• 錄取通知書
• 辭職信
• 面試跟進信
• 索取信件
• 辦公室備忘錄
• 求職信
• 邀請函

商務信函和非正式信函有兩個主要區別：格式和內容。

您什麼時候發送商務信函？

當個人代表其公司或自己作為個體經營小企業主打算開展業務時，就會發送商業信函。以下是這些實例的範例：

• 邀請個人或團隊參加社交活動或其他獨家活動
• 感謝面試官抽出時間
• 跟進之前的業務詢問
• 提供促銷優惠或新產品或服務
• 通知所有團隊成員政策變更、重要的新員工或晉升或其他公司新聞
• 正式向申請人提供職位

商業信函由哪幾部分組成？

標題（日期/地址/退貨地址）

日期：當您撰寫商業信函時，包含撰寫日期至關重要。此資訊對於時間敏感的通訊（例如促銷優惠）至關重要。

地址：寫下收件人的完整地址，包括郵政信箱號碼或辦公室號碼。

寄回地址：包含您公司的完整地址。這使得收件者可以輕鬆發送回應。

稱呼

在商業信函中，標準的稱呼是「親愛的」。以“親愛的[收件人姓名]”開頭，並在姓名後面加上逗號。您可以選擇透過與收件人的姓氏配對的敬語來稱呼收件人，或僅使用他們的名字和姓氏。當您無法確定收件人的姓名時，您可以在信件中註明收件人的姓名。

身體

正文段落佔了商業信函的大部分內容。本節討論信函所提出的要約、提議或公告。它包括以下部分：

• 介紹段落，說明信函的主要目的，並在必要時介紹信函作者。
• 一個或多個中間段落更詳細地討論這封信的主題。這可能是求職者的相關經驗、錄用通知的詳細資訊、政策變更的影響，或是接收者在受邀參加的活動中的期望。
• 最後一段重申了信件的目的，並提供了激勵措施，例如早鳥價，以便收件人跟進。

閉幕式

在正文部分之後，以簡單、專業的結束語結束這封信。適當的簽名包括以下內容：

• 真摯地
• 問候
• 最好的
• 尊敬

簽名

商業信函的最後一個組成部分是您的簽名。包括您的全名和後面的任何縮寫，例如 MBA 或 Ph.D.。

如何透過 6 個步驟寫一封商業信函

1了解規則

在您坐下來撰寫商業信函之前，請熟悉撰寫商業信函的規則，例如：

• 正確稱呼收件人。如果您不確定哪個敬語合適或如何拼寫他們的名字，請花點時間研究此資訊。
• 正確格式化信件。商務信函格式與非正式信函或電子郵件格式不同。
• 包括所有相關資訊。這意味著包括收件人的地址和您自己的地址、日期以及所有必要的詳細信息，以吸引讀者並使他們能夠以深思熟慮、適當的方式做出回應。

查看商業信函範例以了解其他作者如何遵守這些規則可能會有所幫助。向同事或您的經理索取過去的信件，以便在線上閱讀或搜尋商業信件的範例。

2選擇合適的格式

商業信函格式是此類通訊的關鍵特徵。商業信函可以採用以下方式之一格式化：

• 堵塞
• 半塊
• 修改區塊

在區塊格式中，所有行都是左對齊的，並且沒有縮排。

在半塊格式中，所有行都是左對齊的，每個段落都縮排。

在修改的區塊格式中，標題、結束語和簽名是右對齊的，而正文和地址是左對齊的。在這種格式中，沒有縮排。

無論您選擇哪種格式，信件都應採用單倍行距，並以空白行分隔段落和部分。

3使用正式語言

商務信函是正式、專業的溝通方式。這並不意味著它應該古板或生硬，但它應該保持專業的語氣並遵循傳統的商業信函格式。

4聚焦內容/主題

一封商業信函應該集中在一個主題。這可以是報價、詢問、感謝、回覆或請求。不要偏離信函的主題或在信函中包含多個主題，否則可能會造成混亂並破壞信件的意圖。

5考慮長度

商業信函的長度各不相同。有時，它們只有一頁長。如果您的信件超過兩頁，請建立涵蓋信件大部分內容的單獨報告。不要發送長信，而是用一封簡短的信來向讀者總結報告。

6附上您的簽名

每封商業信函都應包含簽名，即您的姓名、公司和職務，以及用藍色或黑色墨水書寫的姓名。

商業信函範例

實施例1

Steven Ramirez 先生 Ink 公司名稱 1 Example Rd.紐約市 10001

2023 年 7 月 11 日

Mrs. Juliana McCue Stationery 公司名稱 44 Example Way City, CA 94024

親愛的朱莉安娜麥庫，

我想親自感謝您如此忠實的客戶。在過去的五年裡，文具公司名稱一直是墨水公司名稱的最暢銷產品，當我說我們真誠地感謝和重視您的合作夥伴關係時，我代表我們整個團隊發言。

作為感謝，我想提供一次獨家合作機會：專為您的零售商提供完全客製化的色調。我們經驗豐富的色彩專家團隊可以開發任何彩虹色調，從最暗的吸光黑色到明亮的反光霓虹燈和虹彩墨水。提供獨特的顏色可以讓您的品牌脫穎而出，吸引世界各地的鋼筆用戶來到您的網站和實體店。

我很高興向您展示我們團隊為其他合作夥伴開發的自訂顏色的範例。如果您想安排視訊通話，請告訴我，在此期間我可以更詳細地解釋我們的報價並開始與您一起探索顏色。我期待著向您展示透過獨一無二的墨水來表達您獨特品牌的所有方式。

真摯地，

Steven Ramirez 色彩開發油墨主管 公司名稱 555-0000

實施例2

Daneris Garcia 4950 例如 St. City, WA 10000

2022 年 5 月 14 日

Mr. Neal Patel 行銷代理商行銷主管 Name City, AZ 20000

親愛的帕特爾先生，

感謝您抽空採訪我，擔任 Marketing Agency Name 的圖形主管一職。我相信我們建立了牢固的聯繫，我非常適合您的團隊。

作為一名平面設計師，我的熱情是尋找創新的方式來直觀地代表新興和成熟的品牌。雖然我在 2D 和 3D 領域擁有豐富的工作經驗，但在過去五年中，我優先考慮 VR 和 AR 空間的設計。我知道我與科技業眾多專注於在這些領域開發產品的客戶的經驗將使我成為您團隊的資產。

我希望您考慮我擔任這個職位。如果您有任何疑問或希望我分享我之前工作的其他範例，請隨時提出。我為自己為 MANGA 公司所做的工作感到自豪，並為與您的團隊一起做類似的工作感到興奮。

最好的問候，丹內里斯·加西亞

商業信函常見問題解答

什麼是商業信函？

商務信函是一封正式的信函，通常由一個商人寫給另一個商人，以促進他們的職業生涯或公司的利益。

商業信函的目的是什麼？

商業信函的目的是與公司、機構或非營利組織進行專業溝通。

商業信函有哪些不同類型？

• 求職信
• 銷售信函
• 邀請函
• 後續行動
• 投訴信
• 意向書

每封商業信函應包含哪些內容？

• 日期
• 退貨地址
• 內部位址
• 稱呼
• 身體
• 閉幕式
• 簽名