使用這 3 個簡單步驟快速編寫任何電子郵件

如果您寫電子郵件的速度很慢，請不要擔心。 基於社交媒體上的各種線程，您並不孤單——成千上萬的人每天都在想如何更快地寫電子郵件。 看一眼跨渠道進行的對話就可以清楚地看出，我們中的許多人都擔心周圍的人認為電子郵件是一項如此乏味的任務。 更不用說它給自己造成的精神消耗。 好消息是任何人都可以更快地學會寫電子郵件。 這就是您現在閱讀的博客文章的全部內容。 ‍

接下來，我們將深入探討寫電子郵件需要這麼長時間的原因，向您介紹一個簡單的 3 步流程，讓您在 AI 的幫助下更快地寫任何電子郵件，並從今天開始介紹如何快速寫電子郵件的技巧。

為什麼寫電子郵件需要這麼長時間？

讓我們把它拿出來。 人們以不同的速度寫作，沒有什麼好羞愧的。 如果您想測試您是否打字慢，但是對於我們中的許多人來說，寫電子郵件需要這麼長時間的原因是多方面的。

撇開閱讀障礙和多動症等疾病不談，人們寫郵件速度慢的最常見原因之一是我們傾向於過度思考它們。 這個普遍問題的背後是對被誤解的恐懼。 這通常是由於無法利用肢體語言、手勢、說話的速度和音調以及面部表情等線索來幫助我們在面對面交流時按照我們的意圖傳達信息。

另一個典型的原因是傾向於寫太長的電子郵件。 它可能與前面提到的問題有關，一個人的簡潔寫作能力，或者只是試圖通過電子郵件交流一些東西，這在會議或電話中會更好地傳達。

對於那些需要通過電子郵件以非母語進行交流的人來說，處理拼寫和語法可能很困難，尤其是在工作中。 即使您在公司商務語言方面的效率處於專業水平，您也會發現自己在谷歌上搜索特定的單詞或短語，沉迷於逗號，或思考適當的電子郵件禮儀。

為了使本文的這一部分足夠短，我們甚至不要開始討論現代工作中的多任務處理和內容切換問題。

但是，我們仍然需要解決這樣一個事實，即有時很難在紙上表達您的想法。 即使您的想法在您的腦海中會像一天一樣清晰，但它們並不能很好地轉化為文本。 當你盯著一個閃爍的光標盯著空白屏幕時，這種現象，也稱為空白屏幕綜合症，可以使我們中的任何一個人發揮得淋漓盡致。 尤其是當您需要寫一封重要的電子郵件時。

無論您為什麼認為自己寫電子郵件很慢，不要害怕，幫助就在眼前。 繼續閱讀，我們幾乎可以保證您很快就能更快地編寫它們。

如何通過 3 個簡單的步驟更快地編寫電子郵件

以下 3 步過程和隨附示例將向您介紹一種快速編寫電子郵件的方法。 我們甚至敢說它不僅速度快，而且是通過電子郵件進行交流的最快方式。 你將成為法官。

1.寫簡短的要點

首先，寫幾句關於您的電子郵件應包含的基本部分的句子。 不要太擔心措辭或語法，而是要記下想法，因為它們會自然而然地從你的腦海中浮現。 在此之後，您就可以進行下一步了。

2. 決定你要寫的電子郵件類型

現在您知道要說什麼，是時候考慮要發送哪種類型的電子郵件了。 誰是收件人，您想通過電子郵件實現什麼目標？ 也許您正在冷接觸潛在客戶，詢問您的供應商之一的項目狀態，或者提醒您的經理有關最後期限的臨近。

在 Flowrite 的模板庫中，您可以為人們每天寫的最典型的電子郵件找到現成的模板。 此外，您可以為最常發送的電子郵件類型或您發現自己花費過多時間的電子郵件類型創建自定義模板。

3. 觀察電子郵件自己寫

這是魔術發生的部分。 一旦您選擇了正確的模板，您就可以高枕無憂，而 Flowrite 根據您的要點撰寫完整的電子郵件。 如果您對結果不滿意，您可以通過單擊按鈕生成新版本。 如果仍有問題，只需手動進行更改，您就可以發送了。

這一切都是可能的，這要歸功於我們使用了人工智能的最新進展，還有很多東西可以幫助您停止寫電子郵件的苦惱。 您是否發現自己沉迷於接收者可能如何感知某些單詞選擇或短語？ 您可以選擇 Flowrite 為您寫電子郵件的語氣。 擔心拼寫和語法錯誤？ 我們的工具英語流利。 黑屏綜合症？ 忘記要點，選擇正確的模板，Flowrite 將為您生成示例電子郵件。 ‍

快速撰寫電子郵件的 5 個技巧

“如果 Flowrite 不適合我的工作流程怎麼辦，”你說？ 好吧，我們顯然敢於嘗試，但這裡有一些可行的技巧，您可以實施以快速編寫電子郵件，而無需 AI 電子郵件助理或任何技術的任何額外幫助。

遵循標準的電子郵件結構

為了加快您的寫作速度，必須遵循電子郵件的傳統結構。 這將使您的寫作速度更快，並幫助收件人更快地閱讀您的信息。

如果您不熟悉經典的電子郵件格式，這裡是 101：

• 主題行
• 問候
• 內容——不超過三段
• 結束
• 簽名
  

您應該用分段分隔這些部分，以使您的電子郵件易於消化。 進一步提高寫作速度的首選方法是從最重要的內容開始每個內容段落。 一旦這種編寫電子郵件的方式自然而然地出現，您就可以更快地從想法到交付。

寫下你說話的方式

無論是書面的還是口頭的，語言的目的都是交流思想、想法和感受。 然而，當通過電子郵件進行交流時，尤其是在以專業身份進行交流時，事情往往變得比應有的複雜，從而減慢了我們的速度。

我們在寫作時傾向於使用比口語更複雜的句子結構。 根據受眾的不同，我們也可以使用縮寫來使電子郵件比通常需要的更正式。 更不用說使用更正式的詞彙和行話了。 你明白了，所以我什至不會開始討論無盡的支持點，詳細說明一個人的思維過程。

在您的電子郵件中註入一些說話風格會使它們更具會話性、吸引力，最重要的是更短，這意味著您將更快地寫掉它們。

先寫，再編輯

當你試圖完善你寫的每一個單詞和句子的結構時，你不可避免地會隨手改寫。 不用說，這是一種寫任何東西的緩慢方式——更不用說電子郵件了。 只需將您的想法顯示在屏幕上，完成後即可。 瀏覽文本一次以編輯錯別字和格式錯誤。 在此清理之後，您應該準備好發送，但如果直覺告訴您，您仍然可以校對一次電子郵件——即使是大聲的。

把自己放在時鐘上

設置一個計時器。 我們的手機上都有一個，所以沒有任何藉口。 給自己五分鐘，當鬧鐘響起時，你就完成了。 無論您從哪裡停下來，都該結束了。 在電子郵件的末尾，您甚至可以聲明如果需要，您很樂意進一步詳細說明。 這會迫使您更快地思考、打字和切入主題。 如果 5 分鐘的限制超出了你的能力範圍，那就另找一個有抱負的目標去努力——這一切都是為了改進，而不是完美。

數單詞

就像我們已經確定的那樣，寫一封電子郵件所花費的時間並不總是與你最終寫的字數相關。 如果您擔心您的信息會被如何理解，那麼寫幾句話可能會花費不必要的時間。 但是，如果您的電子郵件很長，那麼開始使用單詞計數器來改掉這個習慣是值得的。 一些電子郵件客戶端具有此內置功能，而對於其他電子郵件客戶端，則有大量可用的瀏覽器擴展。 為自己設定一個限制，並努力堅持下去。 需要基準嗎？ 這得看情況。 但根據對超過 4000 萬封電子郵件的分析，銷售電子郵件的恰到好處的長度是 50-200 字。 朝著那個方向努力。

這篇博文是否幫助您更快地寫電子郵件？ 如果不是，您可以在我們的博客中找到有關該主題的大量其他帖子。 我們涵蓋了從生產力技巧到寫作技巧和工具的所有內容，這些技巧和工具將幫助您停止寫作掙扎。