如何撰寫出色的執行摘要

在商業中，大量資訊是透過白皮書、商業計劃、案例研究和研究報告等冗長、全面的文件來傳達的。大多數商業決策都涉及大量資金和其他資源投資，因此領導者和投資者在做出這些決策之前需要了解所涉及的每個因素和變數。

但商業世界往往發展迅速，這意味著專業人士在開始專案或做出決策之前通常沒有時間閱讀大量報告。這就是執行摘要的用武之地。

什麼是執行摘要？

執行摘要是商業文件的縮寫形式。儘管人們很容易將執行摘要與學術報告或論文的摘要進行比較，但這兩種類型的文檔之間存在一個關鍵區別：摘要是總結文檔的報告或論文的概要，而執行摘要是一個簡短的版本，但仍然涵蓋了主要文件的所有要點。

執行摘要為讀者（通常是企業領導者、投資者、合作夥伴或購買者）提供了完整內容的預覽，以便他們可以決定如何繼續公司或提案。透過這種方式，它類似於電梯遊說，只不過它代表的是一篇文章而不是個人的目標。

哪些類型的文件或項目需要執行摘要？

通常，執行摘要與商業計劃相關。當執行摘要成為商業計劃的一部分時，其目的主要是吸引潛在的投資者和買家。

但商業計劃並不是唯一可以找到執行摘要的地方。它們也用於：

• 市場調查
• 研究文獻
• 商業提案
• 專案計劃
• 專案建議書

執行摘要的各部分

一般來說，商業計劃的執行摘要包括以下部分：

目錄

目錄列出了主文檔中包含的部分。這對文件和執行摘要本身提供了更簡潔的概述。

公司背景/關於

在公司背景/簡介部分，讀者可以了解公司的使命宣言、市場地位、利基市場和目標。在某些情況下，這一部分還包括公司的簡要歷史。本節提供了執行摘要其餘部分和整個計劃中解釋的目標和策略的背景。

市場機會

本節討論當前市場中存在的機會。它可能會將這些機會作為需要解決的問題或可以滿足的需求來呈現。

解決方案

在介紹當前市場中存在的機會、問題或需求之後，解決方案部分討論公司如何利用它們。

競爭優勢

本節討論企業如何處於獨特的地位，以透過其計劃成功實現其目標。

財務亮點

財務摘要部分包括與該計劃相關的任何財務見解，例如當前的利潤水平和費用，以及公司希望獲得的任何資金。

這些部分可能會有所不同，具體取決於所總結的文件。例如，專案提案的執行摘要可能包括分析公司行業狀況及其特定市場的部分。它還可能包括一個部分來證明擬議的行動方案的合理性，引用內部問題以及它如何適應公司的整體策略。

儘管各部分和內容有所不同，但每個執行摘要都有相同的目標：提供簡潔、資訊豐富的文件視圖，以便讀者可以更輕鬆地與公司互動或製定計劃。

如何撰寫執行摘要

建立大綱

對於任何類型的寫作，最好的開始方式就是建立大綱。大綱可以達成幾個目標：

• 將重點組織成連貫的敘述
• 易於理解哪些點需要包括哪些點需要省略
• 為您提供寫作時可遵循的路線圖

當你預寫時，你的大綱是一個有用的工具。理想情況下，執行摘要是您最後編寫的文檔的一部分，因為如果您還沒有完整的文檔，則無法總結完整的文檔。拿到完整的文件後，記下需要包含在執行摘要中的關鍵部分以及每個部分中要強調的要點。透過這樣做，您可以在編寫（或收到）完整文件之後、編寫執行摘要之前建立大綱。

陳述並定義目的或問題

當你寫的時候，記住你的執行摘要的目的。這應該驅動您編寫的所有內容，包括如何建立專案旨在解決的問題以及在何處包含相關統計資料以支援建議的解決方案。

在撰寫計劃解決的目的或問題時，請提供盡可能多的背景信息，但不要過度解釋。請記住，您的讀者將從主要文件中了解完整的故事。然而，執行摘要應該讓他們對問題有足夠的把握，這樣他們對完整文件中讀到的任何內容都不會感到驚訝。

解決方案或後續步驟

明確定義目的或問題後，解釋該問題的解決方案或策略中概述的後續步驟。與有關文件目的的部分類似，本部分應該足夠全面，以使讀者能夠充分理解解決方案，而不會陷入冗長的解釋之中。

結論

在許多方面，執行摘要的結論與其他結論一樣。它重申了您在執行摘要正文部分中提出的要點，回答了讀者可能提出的任何問題，並讓他們清楚地知道下一步該做什麼（通常是閱讀完整的文檔）。

如何格式化執行摘要

執行摘要不需要遵守特定的長度或字數。通常，它們的長度為一到兩頁。然而，實現這一目標——以真實且引人入勝的方式簡潔地解釋文件的要點——比適應特定的格式重要得多。

由於執行摘要是業務文件的一部分，因此使用專業的語氣非常重要。也就是說，盡量減少行話——執行摘要的許多讀者（例如潛在買家）可能不屬於您的行業，如果您使用簡單的語言，他們會更好地理解該文件。不過，請謹慎使用 - 如果您知道該文件將在內部共享和閱讀，那麼行話可能就不是問題。

執行摘要與摘要

摘要是對學術文件的簡短概述。它並不能回答一切問題；它充當預告片，為讀者提供足夠的信息，讓他們開始提出問題並預測他們將在主文檔中找到的答案。除此之外，摘要還可以幫助讀者快速確定文件是否包含他們正在尋找的資訊。當讀者進行研究時，摘要可以節省他們大量的時間。

相比之下，執行摘要提供了主文檔的精簡版本。它的目標不是讓讀者思考提出問題；而是讓讀者思考問題。這是為了提供完整的摘要，以便他們知道對主要文件的期望。

執行摘要與專案計劃

專案計劃是專案的藍圖。它與大綱類似，它映射了專案的總體元素，例如目標、預算、里程碑、利害關係人和成功指標。執行摘要的技術性不如專案計畫。它提供了項目最重要資訊的概要，但沒有深入統計統計數據和數字。

執行摘要常見問題解答

什麼是執行摘要？

執行摘要是較長業務文件的濃縮版本。

它的目的是什麼？

執行摘要的目的是讓您快速瀏覽較長的業務文件中的內容。這使得讀者（可能是商業領袖、潛在的合作夥伴和供應商或投資者）更容易理解和參與完整的文件。

什麼樣的文件或項目需要執行摘要？

• 商業計劃
• 專案建議書
• 市場調查
• 商業提案
• 研究文獻
• 專案計劃

執行摘要由哪些部分組成？

每個執行摘要都是獨一無二的，但通常包括以下部分：

• 介紹
• 目錄
• 公司背景/關於
• 市場機會
• 解決方案
• 競爭優勢
• 財務亮點