如何撰寫出色的執行摘要

在商業中，大量信息是通過冗長、全面的文件傳達的，例如白皮書、商業計劃、案例研究和研究報告。 在大多數業務決策中，大量資金和其他資源投資都處於危險之中，因此領導者和投資者需要在做出這些決策之前了解所涉及的每一個因素和變量。

但商業世界往往瞬息萬變，這意味著專業人士通常沒有時間在開始項目或做出決定之前閱讀大量報告。 這就是執行摘要的用武之地。執行摘要是較長的業務文檔的濃縮版，使讀者能夠更快地吸收相同的信息。

什麼是執行摘要？

執行摘要是商業文件的縮略形式。 儘管將執行摘要與學術報告或論文的摘要進行比較可能很誘人，但這兩種類型的文檔之間存在一個關鍵區別：摘要是總結文檔的報告或論文的提要，而執行摘要是一個簡短的版本，仍然包含所有主要文檔的要點。

執行摘要為讀者（通常是商業領袖、投資者、合作夥伴或購買者）提供了對全部內容的先睹為快，以便他們可以決定如何處理公司或提案。 這樣，它類似於電梯遊說，只是它代表的是一篇文章，而不是個人的目標。

哪些類型的文件或項目需要執行摘要？

通常，執行摘要與業務計劃相關聯。 當執行摘要是商業計劃的一部分時，其目的主要是吸引潛在投資者和買家。

但商業計劃並不是您可以找到執行摘要的唯一地方。 它們還用於：

• 市場調查
• 研究文獻
• 商業提案
• 項目計劃
• 項目建議書

執行摘要的各個部分

通常，商業計劃的執行摘要包括以下部分：

目錄

目錄列出了主文檔中包含的部分。 這給出了文檔和執行摘要本身的更簡潔的概述。

公司背景/關於

在公司背景/簡介部分，讀者了解公司的使命宣言、市場定位、利基市場和目標。 在某些情況下，這部分還包括公司的簡要歷史。 本節為執行摘要的其餘部分和整個計劃中解釋的目標和策略提供了背景信息。

市場機會

本節討論當前市場中存在的機會。 它可能將這些機會呈現為需要解決的問題或可以滿足的需求。

解決方案

在介紹了當前市場中存在的機會、問題或需求之後，解決方案部分討論了公司如何利用這些機會、問題或需求。

有競爭力的優勢

本節討論企業如何通過其計劃獲得獨特定位以成功實現其目標。

財經摘要

財務亮點部分包括與計劃相關的任何財務見解，例如當前的利潤水平和費用，以及公司希望獲得的任何資金。

這些部分可能會有所不同，具體取決於所總結的文檔。 例如，項目提案的執行摘要可能包括分析公司行業狀況及其特定市場的部分。 它還可能包括一個部分來證明擬議的行動方案的合理性，引用內部問題以及它如何適應公司的整體戰略。

儘管章節和內容有所不同，但每個執行摘要都有相同的目標：提供簡明、信息豐富的文檔外觀，以便讀者可以更輕鬆地與公司互動或製定計劃。

如何寫執行摘要

創建大綱

對於幾乎任何類型的寫作，最好的開始方式都是創建大綱。 大綱實現了幾個目標：

• 將關鍵點組織成連貫的敘述
• 使您很容易理解要包括哪些要點和要省略哪些要點
• 給你一張路線圖，讓你在寫作時遵循

當你預寫時，你的大綱是一個有用的工具。 理想情況下，執行摘要是您最後編寫的文檔的一部分，因為如果您還沒有完整的文檔，則無法總結完整的文檔。 拿著完整的文件，記下你需要包含在你的執行摘要中的關鍵部分以及每個部分的要點。 通過這樣做，您可以在編寫（或獲得）完整文檔之後和編寫執行摘要之前創建大綱。

陳述並定義目的或問題

當你寫的時候，記住你的執行摘要的目的。 這應該驅動您編寫的所有內容，包括您如何構建項目旨在解決的問題以及您在何處包含相關統計數據以支持所提出的解決方案。

在寫計劃解決的目的或問題時，盡可能多地提供必要的背景信息，不要過度解釋。 請記住，您的讀者將從主要文檔中獲得完整的故事。 然而，執行摘要應該讓他們對問題有足夠的把握，他們不會對他們在完整文檔中閱讀的任何內容感到驚訝。

解決方案或後續步驟

明確定義目的或問題後，解釋該問題的解決方案或策略中概述的後續步驟。 與關於文檔目的的部分類似，這部分應該足夠全面，讓讀者對解決方案有一個紮實的理解，而不會陷入冗長的解釋之中。

結論

執行摘要的結論在很多方面與任何其他結論一樣。 它重申了您在執行摘要的正文部分中提出的要點，回答了讀者可能提出的任何問題，並讓他們清楚地知道下一步該做什麼（通常是閱讀完整文檔）。

如何格式化執行摘要

執行摘要不需要堅持特定的長度或字數。 通常，它們只有一到兩頁長。 然而，實現目標——以一種既真實又引人入勝的方式簡明扼要地解釋文檔的要點——遠比適合特定格式重要得多。

因為執行摘要是業務文檔的一部分，所以使用專業的語氣很重要。 也就是說，盡量少使用行話——執行摘要的許多讀者（例如潛在買家）可能不屬於您所在的行業，如果您使用通俗易懂的語言，他們會更好地理解文檔。 不過，請自行決定——如果您知道文檔將在內部共享和閱讀，行話可能不是問題。

執行摘要與摘要

摘要是學術文件的簡短概述。 它並沒有回答所有問題； 它通過向讀者提供足夠的信息使他們開始提出問題並預期他們將在主要文檔中找到的答案來充當預告片。 除此之外，摘要還可以幫助讀者快速確定文檔是否包含他們正在尋找的信息。 當讀者在做研究時，摘要為他們節省了很多時間。

相比之下，執行摘要提供了主要文檔的濃縮版。 它的目標不是讓讀者思考提出問題； 這是為了提供完整的摘要，以便他們了解對主要文檔的期望。

執行摘要與項目計劃

項目計劃是項目的藍圖。 它類似於大綱，因為它描繪了項目的總體元素，例如目標、預算、里程碑、利益相關者和成功指標。 執行摘要不如項目計劃技術性強。 它提供了該項目最重要信息的概要，但沒有深入統計和數據。

執行摘要常見問題解答

什麼是執行摘要？

執行摘要是較長業務文檔的濃縮版。

它的目的是什麼？

執行摘要的目的是快速查看較長的業務文檔中的內容。 這使得可能是商業領袖、潛在合作夥伴和供應商或投資者的讀者更容易理解和參與整個文檔。

什麼樣的文件或項目需要執行摘要？

• 商業計劃書
• 項目建議書
• 市場調查
• 商業提案
• 研究文獻
• 項目計劃

執行摘要由哪些部分組成？

每個執行摘要都是獨一無二的，但它們通常包括以下部分：

• 介紹
• 目錄
• 公司背景/關於
• 市場機會
• 解決方案
• 有競爭力的優勢
• 財經摘要