如何透過 8 個步驟寫一份備忘錄

無論您需要分享內部政策變更，還是正在牽頭開展投資者需要了解的項目，備忘錄都是在組織內傳達有價值訊息的最佳方式。備忘錄是將此類資訊傳播給同事、租戶、志工或其他內部組織成員的好方法。

你應該什麼時候發送備忘錄？你如何寫備忘錄？我們將回答這些問題，並為您提供建立備忘錄的逐步指南，並分享大量備忘錄範例。

目錄

什麼是備忘錄？

備忘錄的目的是什麼？

只需 8 個步驟即可寫備忘錄

備忘錄與 . 。 。

備忘錄範例

備忘錄常見問題

什麼是備忘錄？

備忘錄是備忘錄的縮寫，是一種向一群人通報特定問題、解決方案或事件的方式。備忘錄應該簡短、直接且易於閱讀。它通知收件人並提供包含具體後續步驟的行動計劃。

您可以將備忘錄作為紙本信件、傳真或附在電子郵件中的 PDF 格式發送。儘管電子郵件的廣泛使用在許多情況下基本上取代了備忘錄，但備忘錄對於某些重要訊息仍然有幫助。

備忘錄的目的是什麼？

備忘錄是為企業或組織的官方內部溝通而設計的。它們通常會發送給整個組織，但對於通知單一部門、團隊或較小的人群也很有用。備忘錄使用簡單、易於理解的格式分散必要的資訊。

什麼時候寫備忘錄

當您需要有效地轉達公務時，您應該寫一份備忘錄。備忘錄的目的應該是提供資訊、引起人們對問題的注意或回答問題。以下用途適合備忘錄：

• 廣播內部變化
• 傳播新聞
• 分享即將舉行的活動
• 更新公共安全指南
• 提高對某個問題的認識
• 解決問題
• 提出請求
• 分享專案更新

如何格式化備忘錄

如果您透過電子郵件傳送備忘錄，則應將其格式設定為 PDF。這會保留您套用於文件的樣式。傳統上，備忘錄正文使用 12 號字體，標題使用 14 到 16 號字體。保持字體和設計簡單。

備忘錄應包括以下內容。

• 標題
  • 到
  • 從
  • 日期
  • 主題
• 開幕詞
• 情境
• 號召性用語和任務說明
• 討論
• 閉幕式

您也可以選擇新增附件來支援您在備忘錄中傳達的訊息。如果你的備忘錄超過一頁，你應該有一個摘要來總結你的觀點。

只需 8 個步驟即可寫備忘錄

備忘錄應該始終專業且禮貌——無論您介紹的主題是什麼。專注於事實和可行的計劃。您不應該在商務備忘錄中使用表情符號。保持簡短、直接、清晰，並僅包含必要的資訊。

1標題

標題列出了誰正在接收備忘錄、誰正在發送備忘錄、撰寫備忘錄的日期以及備忘錄的主題。您可以在下面查看如何格式化此部分。

致： [收件者的全名及職位或部門]

寄件者： [您的全名和職位]

日期： [今天的日期]

主題： [備忘錄的內容]

由於您在標題中向收件人致辭，因此無需包含問候語。

2開場陳詞

這部分可以是一到三個句子。開場白是您簡單說明備忘錄目的的地方。僅包含本節中最重要資訊的摘要。稍後您將能夠了解詳細資訊。

試著這樣開始：“我寫信是為了通知您…” 。 」。

3背景

用三到十句話提供上下文。上下文是讓人們知道你在寫什麼、為什麼寫這些內容以及任何其他關鍵訊息的地方。

本節可能包括​​以下內容：

• 支持證據
• 為什麼您的組織做出了您在備忘錄中討論的決定
• 背景資訊
• 問題陳述
• 你是如何發現問題的
• 重要的時間或日期
• 其他關鍵點

4行動呼籲與任務說明

此部分可以是兩到三個句子，也可以是項目符號列表。您可以在此為收件人安排後續步驟。寫下收件人閱讀備忘錄後應該做什麼，或您計劃如何解決您所描述的問題。

嘗試寫“請在[截止日期]之前[您希望完成的任務]”或“感謝您在此事上的合作。”

5討論

這部分的目的是說服收件人遵循您建議的操作。從最關鍵的訊息開始，列出支持您的想法的所有細節。提供支持你的備忘錄的具體支持事實、想法和研究，將資訊從最強到最弱進行組織。

6結束

結束部分是一個以禮貌的方式結束備忘錄的機會。我們建議您也在此分享您希望收件者再次採取行動的內容。一般來說，備忘錄不包括告別內容。但如果你想擁有一個，請確保保持簡短。

7可選補充

如果需要，您可以在備忘錄中新增摘要或附件。如果您的備忘錄超過一頁，您應該包括摘要。摘要可幫助收件者更輕鬆地消化您分享的資訊。

您可以將摘要放在結案陳詞之前。摘要可能會列出關鍵建議、重要資訊、參考資料、方法或您使用的資源的總結。如果備忘錄中的資訊需要進一步澄清，您可以將其放在此部分中。摘要可以是幾句話長，也可以是關鍵資訊的要點清單。

您的補充資訊應包括您想要分享的任何文檔，例如圖表、清單、表格或照片。如果您選擇包含附件，請在結束語下方新增您所附加內容的註解。

如果您透過電子郵件傳送備忘錄，則可以將這些附加附件新增至您的電子郵件。如果您以信件或傳真的形式傳送備忘錄，請將這些內容包含在備忘錄文件的最後一頁之後。

按如下方式引用您的附件：“附件：[附件名稱]，[建立日期]。”

8修改

現在您已經寫好了備忘錄，是時候進行修改了！請依照以下步驟操作，確保您的備忘錄盡可能清晰簡潔。請記住：越短越好。

• 剪掉任何不必要的材料。
• 澄清你的要點。
• 校對拼字、文法和標點符號錯誤。
• 檢查您的事實和資源。
• 在發送之前獲取同事的回饋。

備忘錄與 . 。 。

備忘錄是組織內用來傳播官方訊息的簡潔但非正式的溝通方式。但這與電子郵件、信件、通告或會議紀錄有何不同？讓我們澄清一下這些標準業務文件的定義。

備忘錄與電子郵件有何不同？

備忘錄在語氣和語言上通常比電子郵件更正式，簡短而切中要點的電子郵件最為有效。將來，公司可能會使用您的備忘錄作為正式文件，將其列印、以硬拷貝形式分發或以可讀格式專業地分發給一大群人。

備忘錄與信件有何不同？

通常，信件是寫給組織外部的個人的。它們用於傳達特定主題的較長外部訊息。這些語氣可以是非正式的或正式的。

備忘錄與新聞稿有何不同？

備忘錄通常用於內部溝通，而新聞稿則用於外部溝通。新聞稿通常被認為是比備忘錄更長、更詳細的文件。

備忘錄與通函有何不同？

通告用於大規模分發。另一方面，備忘錄是針對特定族群的。通函通常有多個主題和號召性用語。備忘錄應該只簡短地討論一個主題。

備忘錄與會議記錄有何不同？

會議紀要是包含會議記錄的正式文件。雖然備忘錄可能引用其補充附件中的會議記錄，但您不應將備忘錄用作會議記錄的格式，反之亦然。

備忘錄範例

如果沒有備忘錄範例，開始寫作可能會很困難。以下是最常用的備忘錄格式的兩個範例。

範例 1：內部變更

當組織做出政策、程序或高階人員配置變更時，應撰寫內部變更備忘錄。這封電子郵件可能是人力資源部門發送的，也可能來自領導團隊或其他部門。

致：全體員工

寄件者：Kelly Source，人力資源經理

日期：2022年7月20日

主題：帶薪休假制度的變更

我寫這封信是為了通知您我們 PTO 系統最近的變化。我們正在將平台切換到 PalmLeaf HR。該制度將於2022年10月1日起施行。

在改用 PalmLeaf HR 的過程中，我們公司試圖讓您提交 PTO 請求變得更加簡單。您可以在本備忘錄中找到如何使用這個易於使用的平台的教學。

本週您將直接收到 PalmLeaf HR 的入職電子郵件。請務必在 2022 年 9 月 30 日之前設定您的帳戶。

如果您在設定帳戶時遇到問題，請將任何問題發送電子郵件至 [email protected]。

感謝您在此過渡期間的合作。我們希望這將使您的 PTO 管理更加輕鬆。

附件：PalmLeafHR 指南，2022 年 1 月

範例 2：一般業務備忘錄

通用業務備忘錄格式幾乎可用於任何業務項目。無論是正在進行的專案還是內部分析，這種多功能格式都適合。

致：Ava Colon、Phil Comma 和 Dave period

寄件者：Peter Office，資深資料分析師

日期：2022年5月20日

主題：收入分析

我寫這封信是為了解決您的團隊要求的收入分析報告。該分析涵蓋 2010 年至 2022 年第一季的收入流。

2022 年 1 月，當 Dave period 擔任首席銷售協調員時，銷售團隊要求提供此報告。使用 Tableau 編譯分析，並附上報表。

目前，我要求您查看數據，並讓我知道您是否還有其他需要我更深入分析的內容。查看儀表板的最佳方式是透過電子郵件收件匣中來自 Tableau 的邀請。

以下是我分析的重點：

• 我們的主要收入來源是我們的旗艦產品夏威夷風格襯衫。
• 第二大收入來源是跑步帽。
• 我們的收入主要是透過電子郵件行銷活動推動的銷售產生的。
• 在某些時期無法取得數據，因此不包括在本分析中。

感謝您花時間查看此分析。如果您有任何問題或疑慮，請隨時透過 [email protected] 發送給我。如果您在存取儀表板時遇到技術困難，請透過 [email protected] 聯絡我們的 IT 部門尋求協助。

隨附的：

• Tableau 指南，2022 年
• 2010-2021 年收入分析報告，2022 年 5 月

備忘錄常見問題

什麼是備忘錄？

備忘錄是備忘錄的縮寫，是一種簡短的內部溝通，向團隊通報特定問題、解決方案或事件。備忘錄可以以紙本信件或傳真的形式發送，也可以以 PDF 形式附加到電子郵件中。

備忘錄的目的是什麼？

備忘錄旨在向一群人通報複雜的主題、政策變化或組織內的其他簡短的官方事務。

備忘錄的基本結構是什麼？

備忘錄應包括以下內容。

• 標題
  • 到
  • 從
  • 日期
  • 主題
• 開幕詞
• 情境
• 號召性用語
• 討論
• 閉幕式