如何用 8 個步驟寫備忘錄

無論您是否有需要分享的內部政策變更，或者您正在領導一個投資者需要了解的項目，備忘錄都是在您的組織內傳達有價值信息的最佳方式。 備忘錄是將此類信息傳播給您的同事、租戶、志願者或其他內部組織成員的好方法。

你應該什麼時候發送備忘錄？ 你怎麼寫備忘錄？ 我們將回答這些問題，並為您提供創建備忘錄的分步指南，並分享大量備忘錄示例。

什麼是備忘錄？

備忘錄是備忘錄的縮寫，是一種通知一群人特定問題、解決方案或事件的方式。 備忘錄應該簡短、直接且易於閱讀。 它會通知收件人並提供包含具體後續步驟的行動計劃。

您可以將備忘錄以紙質信函、傳真或 PDF 附件的形式發送到電子郵件中。 儘管電子郵件的廣泛使用在許多情況下基本上取代了備忘錄，但備忘錄仍然有助於一些重要的信息。

備忘錄的目的是什麼？

備忘錄專為企業或組織的官方內部通信而設計。 它們通常被發送到整個組織，但對於通知單個部門、團隊或較小的一群人也很有用。 備忘錄使用簡單、易於理解的格式傳播必要的信息。

什麼時候寫備忘錄

當您需要有效地傳遞公務事項時，您應該寫一份備忘錄。 備忘錄的目的應該是告知、引起對問題的關注或回答問題。 以下用途適用於備忘錄：

• 廣播內部變化
• 傳播新聞
• 分享即將舉行的活動
• 更新公共安全指南
• 提高對某個問題的認識
• 解決問題
• 發出請求
• 分享項目更新

如何格式化備忘錄

如果您通過電子郵件發送備忘錄，則應將其格式化為 PDF。 這會保留您應用於文檔的樣式。 傳統的備忘錄正文使用 12 號字體，標題使用 14 到 16 號字體。 保持字體和設計簡單。

備忘錄應包括以下內容。

• 標題
  • 至
  • 從
  • 日期
  • 主題
• 開幕詞
• 語境
• 號召性用語和任務說明
• 討論
• 結束

您還可以選擇包含附件以支持您在備忘錄中傳達的信息。 如果你的備忘錄超過一頁，你應該有一個總結來總結你的觀點。

8步寫備忘錄

備忘錄應該始終是專業和禮貌的——不管你介紹的主題是什麼。 專注於事實和可行的計劃。 您不應該在商務備忘錄中使用表情符號。 保持簡潔、直接和清晰，並且只包含必要的信息。

1標題

標題列出了接收備忘錄的人員、發送備忘錄的人員、編寫備忘錄的日期以及備忘錄的主題。 您可以在下面查看如何格式化此部分。

致： [收件人的全名和職稱或部門]

來自： [您的全名和職位]

日期： [今天的日期]

主題： [備忘錄是關於什麼的]

由於您在標題中提到了收件人，因此無需包含問候語。

2開幕詞

這部分可以是一到三個句子。 開場白是您簡要說明備忘錄目的的地方。 僅包括本節中最重要信息的摘要。 稍後您將能夠了解詳細信息。

試著從“我寫信通知你”開始。 . 。”

3上下文

用三到十句話，提供上下文。 上下文是您讓人們知道您在寫什麼、為什麼要寫它們以及任何其他關鍵信息的地方。

本節可能包括​​以下內容：

• 支持證據
• 為什麼您的組織做出您在備忘錄中討論的決定
• 背景資料
• 問題陳述
• 你是如何發現問題的
• 重要的時間或日期
• 其他關鍵點

4號召性用語和任務說明

這部分可以是兩到三個句子，也可以是一個項目符號列表。 這是您為收件人安排後續步驟的地方。 寫下收件人在閱讀備忘錄後應該做什麼，或者你打算如何解決你所描述的問題。

試著寫，“請在 [截止日期] 之前 [您希望完成的任務]”或“感謝您在這件事上的合作”。

5討論

這部分的目的是說服收件人遵循您建議的操作。 從最關鍵的信息開始，列出支持您想法的所有細節。 提供具體的支持事實、想法和研究來支持​​你的備忘錄，從最強到最弱組織信息。

6結束

結束部分是一個以禮貌的方式結束備忘錄的機會。 我們建議您也在這里分享您希望收件人再次採取行動的內容。 一般來說，備忘錄不包括告別。 但是，如果您想擁有一個，請務必保持簡短。

7可選添加

如果需要，您可以在備忘錄中包含摘要或附件。 如果您的備忘錄超過一頁，您應該包括一個摘要。 摘要可幫助收件人更輕鬆地消化您共享的信息。

您可以將摘要放在結束陳述之前。 摘要可能會列出關鍵建議、重要信息、參考資料、方法或您使用的資源的總結。 如果您的備忘錄中的信息需要進一步澄清，您可以將其放在本節中。 摘要可以是幾句話，也可以是關鍵信息的要點列表。

您的補充信息應包括您想要共享的任何文檔，例如圖表、列表、表格或照片。 如果您選擇包含附件，請在結束時附上關於您所附內容的註釋。

如果您通過電子郵件發送備忘錄，則可以將這些附加附件添加到您的電子郵件中。 如果您以信函或傳真的形式發送備忘錄，請在備忘錄文檔的最後一頁後附上這些信息。

請參考您的附件：“附件：[附件名稱]，[創建日期]。”

8修改

現在你已經寫好了你的備忘錄，是時候修改了！ 請按照以下步驟確保您的備忘錄盡可能清晰簡潔。 記住：越短越好。

• 剪掉任何不必要的材料。
• 澄清你的主要觀點。
• 校對拼寫、語法和標點錯誤。
• 檢查您的事實和資源。
• 在發送之前從同事那裡獲得反饋。

備忘錄與 . . .

備忘錄是組織內用於傳播官方信息的簡明但非正式的通信。 但這與電子郵件、信件、通知或會議記錄有何不同？ 讓我們澄清一下這些標準業務文檔的定義。

備忘錄與電子郵件有何不同？

備忘錄通常在語氣和語言上比電子郵件更正式，而電子郵件在簡短和中肯時最有效。 將來，公司可能會將您的備忘錄用作正式文件，將其打印、分發為硬拷貝，或以可讀格式專業分發給一大群人。

備忘錄與信件有何不同？

通常，信件是寄給組織外部的個人的。 它們適用於傳達特定主題的較長外部消息。 這些可能是非正式的或正式的語氣。

備忘錄與新聞稿有何不同？

備忘錄通常用於內部溝通，而新聞稿則用於外部溝通。 新聞稿通常被理解為比備忘錄更長、更詳細的文件。

備忘錄與通告有何不同？

通函用於質量分佈。 另一方面，備忘錄是為選定的一群人準備的。 通函通常有多個主題和號召性用語。 備忘錄應該只針對一個主題，簡短。

備忘錄與會議記錄有何不同？

會議記錄是包含會議記錄的正式文件。 雖然備忘錄可能會在其補充附件中提及會議紀要，但您不應將備忘錄用作會議紀要的格式，反之亦然。

備忘錄示例

在沒有備忘錄示例的情況下開始寫作可能具有挑戰性。 以下是最常用的備忘錄格式的兩個示例。

示例 1：內部更改

當組織進行政策、程序或高級人員配置變更時，應編寫內部變更備忘錄。 人力資源部門可能會發送此電子郵件，也可能來自領導團隊或其他部門。

致：所有員工

來自：Kelly Source，人力資源經理

日期：2022 年 7 月 20 日

主題：帶薪休假制度的變化

我寫信是為了通知您我們的 PTO 系統最近發生的變化。 我們正在將平台切換到 PalmLeaf HR。 該制度將於2022年10月1日生效。

在切換到 PalmLeaf HR 時，我們公司正試圖讓您提交 PTO 請求變得更簡單。 您可以在本備忘錄中找到導航這個易於使用的平台的教程。

本週，您將直接收到來自 PalmLeaf HR 的入職電子郵件。 請務必在 2022 年 9 月 30 日之前設置您的帳戶。

如果您在設置帳戶時遇到問題，請發送電子郵件至 [email protected] 向我們發送任何問題。

感謝您在此過渡期間的合作。 我們希望這將使您更輕鬆地管理 PTO。

附：PalmLeafHR 指南，2022 年 1 月

示例 2：一般業務備忘錄

一般業務備忘錄格式可用於幾乎任何業務項目。 無論是正在進行的項目還是內部分析，這種通用格式都適合。

致：Ava Colon、Phil Comma 和 Dave Period

來自：Peter Office，高級數據分析師

日期：2022 年 5 月 20 日

主題：收入分析

我寫信是為了解決您的團隊要求的收入分析報告。 該分析涵蓋了從 2010 年到 2022 年第一季度的收入流。

2022 年 1 月，當 Dave Period 擔任首席銷售協調員職位時，銷售團隊要求提供此報告。 該分析是使用 Tableau 編譯的，並附有報告。

此時，我要求您查看數據，並讓我知道您是否希望我更深入地分析其他任何內容。 查看儀表板的最佳方式是通過電子郵件收件箱中來自 Tableau 的邀請。

以下是我分析的要點：

• 我們的主要收入來源是我們的旗艦產品夏威夷風格的襯衫。
• 第二大收入來源是跑步帽。
• 我們的收入主要是通過電子郵件營銷工作產生的銷售額。
• 有一些時期數據不可用，因此不包括在本分析中。

感謝您抽出寶貴時間查看此分析。 請隨時通過 [email protected] 將您的任何問題或疑慮發送給我。 如果您在訪問儀表板時遇到技術困難，請通過 [email protected] 聯繫我們的 IT 部門尋求幫助。

隨附的：

• 2022 年表格指南
• 2010-2021 年收入分析報告，2022 年 5 月

備忘錄常見問題

什麼是備忘錄？

備忘錄是備忘錄的縮寫，是一種簡短的內部通信，用於通知團隊有關特定問題、解決方案或事件的信息。 備忘錄可以作為紙質信函或傳真發送，也可以作為 PDF 附加到電子郵件中。

備忘錄的目的是什麼？

備忘錄旨在通知一群人有關複雜主題、政策變更或組織內其他簡短的公務。

備忘錄的基本結構是什麼？

備忘錄應包括以下內容。

• 標題
  • 至
  • 從
  • 日期
  • 主題
• 開幕詞
• 語境
• 呼籲採取行動
• 討論
• 結束