如何撰寫有效的外出訊息

外出訊息（或 OOO 訊息）是一種自動回覆電子郵件，通知人們您長時間不在工作。它們對於讓同事知道何時需要回覆和/或在您缺席時與誰聯繫非常有用，並且通常被認為是假期、病假和其他長時間缺席的適當工作禮儀。

在撰寫任何專業的自動回覆電子郵件時，您要小心——您永遠不知道誰會閱讀它。在本指南中，我們將介紹如何撰寫外出訊息、要包含的內容、外出訊息範例以及撰寫外出訊息的一些技巧。

什麼是外出訊息？

除非您做好準備，否則假期、休假和任何長時間缺勤都可能會擾亂業務流程。辦公室和遠距工作禮儀都建議在您去解釋情況並提供指導時為任何詢問設定自動回覆訊息。這些訊息有助於確保業務順利進行，直到您返回；否則，當您不回應時，人們可能會誤解。

儘管有些人使用自動回覆簡訊和電話，但電子郵件是外出訊息的標準溝通管道。電子郵件是商業中最常用的溝通方式之一，尤其是在與更多外圍聯絡人溝通時。如果您與某人的工作密切到不使用電子郵件，那麼您很可能會透過其他工作溝通管道（例如訊息平台）或透過口碑告訴他們您的休假情況。

何時使用外出訊息

當您在正常工作時間內無法回覆電子郵件時，最好設定一條外出訊息。 OOO 訊息適用於短時間，例如醫生預約或提早下班，也適用於較長時間的缺勤，例如多天假期或育嬰假。

實際上，何時使用外出訊息取決於您的工作以及您收到的訊息的緊急程度。如果您不確定是否要設定外出訊息，請問問自己，如果有人向您發送訊息會發生什麼。如果你的回覆對他們來說不會太遲，那麼你就不需要回覆。但是，如果事情非常緊迫，可能需要您外出時處理，或至少提供一個解釋，說明為什麼您的回覆可能會延遲，那麼您應該設定一條 OOO 訊息。

如何寫外出留言

外出資訊無需詳細說明；只要它們包含必要的信息，就足夠了。有些人喜歡用細節和輕鬆幽默來使他們的訊息變得生動活潑，但這些都是可選的。

具體來說，一則好的外出訊息包括三部分訊息：

1你離開的日期

2.缺席的簡潔原因

3 個聯絡點，以便在緊急情況下提供進一步協助；如果您有多個聯絡人，請確定特定事務應聯絡誰

這些是在您離開期間幫助您的同事或外部聯絡人度過難關的必需品。它讓接收者可以選擇等待您返回或在沒有您的情況下繼續進行，這滿足了他們的好奇心，因此他們不會認為您因其他原因而離開。

您只需幾句話即可涵蓋所有這些信息，因此外出消息通常很短。最重要的是，添加一些友好的問候和禮貌的手勢會有所幫助，例如“感謝您的留言”或“讓我們盡快談談！”

如何不寫外出留言

假期和工作休假可能會暴露出人們的愚蠢，但請記住，外出訊息仍然是工作訊息。

保持專業性，不要說太非正式的話。即使您與同事隨意交談，工作場所以外的人也可能會向您發送電子郵件，甚至可能會提供您意想不到的新工作機會。當您不在場時，您不想給人留下不好的第一印象！

此外，如果您要派人去拜訪需要幫助的同事，請避免對自己或同事施加太大壓力。不要說「他們會立即幫助您」或「我一回來就會回覆」之類的話。為時間框架設定現實的期望，以便人們可以正確地安排他們的日程安排，但不要讓他們失望。

最佳外出訊息範例

讓我們來看看一些外出訊息範例，以便您了解目標是什麼。它們兼作外出模板或樣板，因此您可以隨意複製並貼上它們並添加您自己的資訊。

老可靠

[您的個人問候] ，

感謝您的電子郵件。我目前因[原因]不在辦公室，直至[返回日期] 。當我回來時，我很樂意回覆您的訊息。

如果您同時需要協助，請透過[電子郵件、電話等]聯絡[同事姓名 + 他們的職位] 。

[您的個人結束語和簽名]

所有業務

[您的個人問候]，

由於[原因]，我將離開辦公室直到[返回日期]，並且無法存取電子郵件。如果您的要求很緊急，請透過[電子郵件、電話等]聯絡[同事姓名 + 他們的職位]尋求協助。否則，我回來後會盡快回覆您。

[您的個人結束語和簽名]

小魅力者

[您的個人問候]，

感謝您的留言！不幸的是，我因[原因]不在辦公室，直到[返回日期]才會回來。我回來後很樂意回覆您的訊息，但如果您需要緊急協助，請隨時透過[電子郵件、電話等]聯絡[同事姓名 + 他們的職位] 。

再次感謝，對於造成您的不便，我們深表歉意！

[您的個人結束語和簽名]

撰寫外出訊息的提示

不要透露太多

外出時的訊息如果快速、切題，效果會更好。過度分享您的假期計劃或個人生活不僅不專業，而且還會疏遠仍在工作的同事。至於醫療細節。 。 。少即是多。

過多的細節也會讓讀者更難找到需要了解的信息，例如聯絡電子郵件或您返回的日期。披露太多資訊也是一個安全問題：您不想向陌生人廣播任何個人詳細信息，例如您離開家時。

對於外出電子郵件，含糊其辭是可以的——事實上，這是更好的選擇。您可以簡單地說您“正在度假”或“請病假”，無需進一步解釋。

讓您的訊息更加潤飾

想像一下，您在外出時發送的訊息中出現了拼字錯誤。現在想像一下，一個拼字錯誤被數十個不同的人看到，如果他們多次嘗試，有時會一遍又一遍地看到。

Grammarly 確保您在發送任何訊息之前發現所有錯誤，尤其是受眾群體更廣泛的訊息。當您寫作並提供回饋時，我們的寫作建議將捕獲您所有的拼字錯誤。

此外，我們的語氣檢測器可以識別您的寫作給人的印象，例如“自信”、“指責”，甚至“自我中心”。這可以幫助您重新調整您的用詞選擇或堅持到底，這取決於您希望寫作的感覺。

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本文最初由 Karen Hertzberg 於 2017 年撰寫。它已更新以包含新資訊。